وظایف اداره ثبت احوال

وظایف اداره کل ثبت احوال استان قزوین وادارات تابعه
• برنامه ریزی وهماهنگی با سایر دستگاههای ذیربط برای انجام ثبت به موقع وقایع حیاتی در استان.
• برنامه ریزی،منظور اجرای دقیق قوانین،آئین نامه ها،تصویبنامه،بخشنامه و دستورالعمل سجلی حقوقی اداری و مالی ابلاغ شده از طریق سازمان.
• تامین و تسهیل در انجام امور اداری،استخدامی بودجه ای ، مالی وحقوقی وسجلی واحدهای تابعه
• برنامه ریزی پیرامون تشکیل هیاتهای حل اختلاف و تشکیل و اعزام اکیپ های سیار سجلی.
• نظارت بر حس انجام امور واحدهای تابعه و تعقیب و پیگیری عملیات اجرائی.
• سازماندهی،برنامه ریزی و نظارت بر تهیه و کنترل سیستمهای کاربردی مورد نیاز ادارات تابعه.
• برنامه ریزی جهت بهره گیری هر چه بیشتر و موثرتر از منابع و قابلیتهاو سیستم در عملیات کامپیوتری. نظارت و نصب و راه اندازی سیستم در ادارات تابعه.
• بررسی و مطالعه مشکلات اجرایی و نظارت بر رفع اشکالات احتمالی و ارائه پیشنهاد در جهت بهبود کار.
• هماهنگی در جهت تامین نیازمندیهای اجرائی سیستم و تامین نیروی انسانی در ادارات تابعه.
• هماهنگی در زمینه آموزش های لازم جهت افزایش دانش شغلی و ارتقاء کارایی پرسنل تحت سرپرستی.
• حفاظت از اطلاعات و رعایت دستورالعملهای حفاظتی. ایجاد هماهنگی بین واحدهای مکانیزه.
• انجام بررسیهای مستمر و دائمی از نحوه عملیات کارکنان تحت سرپرستی بمنظور حصول اطمینان ازانجام عملیات صحیح اجرائی و پیشگیری از هر گونه کارهای موازی وغیر ضروری
• شرکت در کمیسیونها و سمینارهای علمی و تخصصی و تهیه گزارشات مربوطه.

• تهیه گزارشات عملکرد آماری. دریافت و کنترل استعلامهای مجاز و پاسخگویی به آنها.
• تعیین اولویتها و تهیه برنامه عملیات روزانه و ابلاغ به واحدهای اجرائی.
• انجام مسئولیتهای محوله در زمینه توزیع و کنترل کارت شناسائی.
• تدارک آرشیوهای مناسب عکس ،اسناد و مدارک متقاضیان و آحاد جامعه بر اساس آخرین روشهای بایگانی.
• برنامه ریزی در جهت تهیه آمارهای انسانی و سجلی بصورت ماهانه،فعلی و سالانه.
• تهیه جداول،نمودارها و شاخصهای آماری در فرمهای مناسب طبق سیاستهای سازمان.
• بررسی و مطالعه و برنامه ریزی پیرامون شناخت تنگناهای اداری،رفاهی کارکنان وتجهیزات و تدارکاتی واحدهای تابعه و اقدام در جهت رفع آنها.
• تهیه و تنظیم بودجه پیشنهادی وموافقت نامه ها اعم از هزینه ای وتملک دارایی های سرمایه ای دفاع از آن دراستانداری و تعقیب و پیگیری آن تا مرحله تصویب و تخصیص.
• نظارت بر حفظ شناسنامه های نانویس،اوراق و دفاتر سجلی وحفظ و حراست از اسناد سجلی بایگانی ها و آرشیو ادارات تابعه.
• ارائه پیشنهادات سجلی،اداری و مالی و برنامه به واحدهای ستادی. نظارت بر حفظ و حراست ساختمانها،اموال منقول و غیرمنقول و تامین نظافت و بهداشت محل کار کارکنان ادارات تابعه.
• حفظ ارتباط مستمر با واحدهای ذیربط استان در جهت رفع مشکلات جاری اداره کل واحدهای تابعه.

وظایف ثبت احوال شهرستانها
25- ثبت واقعه ولادت و سدور شناسنامه برابر قوانین و مقررات.
26- ثبت واقعه وفات و صدور خلاصه رونوشت وفات.
27- ثبت واقعه ازدواج وطلاق و نقل تحولات در اسناد سجلی مربوطه.
28- انجام امور مربوط به تغییر نام و نام خانوادگی .
29- تشکیل هیئت های حل اختلاف و انجام امور مربوط به اختلاف سجلی.
30- دفاع از اسناد سجلی در مراجع قضائی برابر قوانین و مقررات .
31- اجرای احکام دادگاهها در اسناد سجلی برابر مقررات.
32- استخراج صور شمولین و واجب التعلیم و تهیه آمارهای مربوط.
33- تهیه آمار و وقلیع ثبت شده و جداول مربوط برابر سایر دستورالعملها در قالب فرمهای مربوط. 34- نظارت بر امور دفاتر رسمی ازدواج و طلاق از طریع کنترل اعلامیه های مربوطه.
35- ارائه پیشنهاد در زمینه های سجلی ، اداری و مالی به واحد اداره کل.
36- حفظ ارتباط مستمر با ادارات مستقر در محل در جهت رفع مشکلات جاری با هماهنگی اداره کل.
37- همکاری و هماهنگل در نصب و راه اندازی سیستم یا ترمینالهای اداره متبوع.
38- همکاری در پیاده کردن و نگهداری نرم افزارهای سیستم و بهره برداری ازآنها.
39- تهیه گزارشات ضروری و دوره ای از پیشرفت فعالیتها.
40- رفع اشکال احتمالی اداره متبوع در زمان بهره برداری از سیستم .
41- هماهنگی در زمینه آموزش های لازم جهت ارتقاء کارایی پرسنل.
42- نظارت و کنترل بر انجام فعالیت های اپراتوری سجلی و متصدیان کنترل.
43-.برنامه ریزی عملیات سیستم جمع آوری اطلاعات در چهار چوب برنامه کلی تنظیم شده.
44- انجام سایر امور مربوطه.
وظایف ادارات ثبت احوال بخشها
45- ثبت واقعه ولادت و صدور شناسنامه برابر قوانیل و مفررات.
46- ثبت واقعه وفات و صدور خلاصه رونوشت وفات.
47- ثبت واقعه ازدواج و طلاق و نقل تحولات در اسناد سجلی مربوطه.
48- انجام امور مربوط به تغییر نام و نام خانوادگی.
49- تشکیل هیئتهای حل اختلاف و انجام امور مربوط به اختلاف سجلی.
50- دفاع از اسناد سجلی در مراجع قضائی برابر قوانین و مقررات.
51- اجرای احکام دادگاهها در اسناد سجلی برابر مقررات.
52- استخراج صور مشمول و واجب التعلیم و تهیه آمارهای مربوطه.
53- تهیه آمار و وقایع ثبت شده و جداول مربوط برابر دستورالعمل ها در قالب فرمهای مربوط. 54- ارائه پیشنهاد در زمینه های سجلی ، اداری و مالی به اداره شهرستان.
55- حفط ارتباط مستمربا ادارات مستقر در محل در جهت رفع مشکلات جاری با هماهنگی اداره شهرستان.
56- انجام سایر امور مربوطه.