چهارشنبه 21 آذر 1397   
 
دستورالعمل ها
دستورالعمل اجرائی تغییر نام
دستورالعمل صدور گواهی تجرد
دستورالعمل اجرائی نام خانوادگی
دستورالعمل اجرائی تبصره 3 ماده 10
دستور العمل اجرائی هیأت های حل اختلاف
دستورالعمل اجرائی ماده 34 قانون ثبت احوال
دستورالعمل اجرائی صدور کارت شناسائی ملی
دستورالعمل اجرائی الصاق عکس به شناسنامه
دستور العمل ها، قوانین و بخشنامه های حل اختلاف
دستور العمل مربوط به ثبت اعلامیه های ازدواج و طلاق
دستورالعمل مربوط به اصلاح تاریخ تولد ( کمیسیون تشخیص سن)
دستورالعمل صدور شناسنامه مجدد
دستورالعمل اجرایی مربوط به ماده 45 قانون ثبت احوال (مصوب شورای عالی ثبت احوال)
دستورالعمل تنظیم سند سجلی و صدور شناسنامه اطفال ایرانی متولد شده در خارج
 
دستور العمل چگونگی تنظیم سند و صدور شناسنامه جهت ازدواج بانوان خارجی با مردان ایرانی
 

قوانین تابعیت

ماده 976 قانون مدنی اشخاصی را تابعه ایران می داند که دارای یکی از شرایط ذیل باشند:

1- کلیه ساکنین ایران به استثنای اشخاصی که تبعیت خارجی آنها مسلم باشد.

2- کسانی که پدر آنها ایرانی است اعم از اینکه در ایران یا در خارجه متولد شده باشند.

3- کسانی که در ایران متولد شده و پدر و مادرآنان غیرمعلوم باشند.

4- کسانی که در ایران از پدر ومادرخارجی که یکی از آنها درایران متولدشده بوجودآمده اند .

5- کسانی که در ایران از پدری تبعه خارجه است بوجودآمده و بلافاصله پس از رسیدن به سن 18 سال تمام لااقل یک سال دیگردرایران اقامت کرده باشنددرغیراینصورت قبول شدن آنهابه تابعیت ایران بر

طبق مقررات قانون تحصیل تابعیت ایران انجام می گردد .

6- هر زن تبعه خارجی که با مرد ایرانی ازدواج نماید.

7- هر تبعه خارجی که تابعیت ایران را تحصیل کرده باشد.

تبصره(اطفال متولد از نمایندگان سیاسی و کنسولی خارجه مشمول بند 4و5 نخواهندبود)

ماده 977 قانون مدنی در خصوص مشمولین بند4 ماده 976 قانون مدنی می باشد.

1- هرگاه اشخاص ذکرشده در بند4ماده976 قانون مدنی پس از رسیدن به سن 18 سال تمام بخواهند تابعیت پدر خودراقبول کنند باید ظرف مدت یکسال درخواست کتبی به ضمیمه تصدیق دولت پدرشان

دایر به این که آنها را تبعه خود خواهد شناخت به امورخارجه تسلیم نمایند.

2- هرگاه اشخاص ذکرشده در بند5ماده976 قانون مدنی پس از رسیدن به سن 18 سال تمام بخواهند تابعیت پدر خودباقی بمانند باید ظرف مدت یکسال درخواست کتبی به ضمیمه تصدیق دولت پدرشان

دایر به این که آنها را تبعه خود خواهد شناخت به امورخارجه تسلیم نمایند.

ماده 978 قانون مدنی نسبت به اطفالی که در ایران از اتباع کشورهای متولد شده اند که در کشور آنها اطفال متولد شده از اتباع ایرانی را طبق مقررات خود تبعه آن کشور می دانند و رجوع آنها را به

تابعیت ایران منوط به اجازه می کنندمقابله به مثل خواهدنمود.

ماده 979 قانون مدنی اشخاصی که دارای شرایط ذیل باشند می توانند تابعیت ابران را تحصیل نمایند.

1- به سن 18سال تمام رسیده باشند .

دستور العمل اجرای تغییر نام

تاریخ : 1364.12.16
شماره : 7443/232
اداره کل ثبت احوال استان

در اجرای ماده 2 قانون ثبت احوال مصوب سال 1355 دستورالعمل اجرائی چگونگی تغییر نام جهت اجراء ابلاغ می‌شود. مقتضی است ضمن ابلاغ دستورالعمل به واحدهای تابعه و توجیه و آموزش دقیق آن به مسئولان اجرائی آن استان وصول آن را بعنوان دبیرخانه شورای عالی ثبت احوال اعلام دارید.

دبیرخانه شورای عالی ثبت احوال

دستورالعمل مربوط به تغییر نام

به منظور اتخاذ رویه واحد در بررسی نامهای ممنوع و ایجاد زمینه های لازم در امر آموزش کارکنان هیأتهای حل اختلاف و مأمورین ثبت احوال در امور مربوط به نام مقتضی است به دوایر تابعه ابلاغ نمایند. ضمن مطالعه قوانین و مقررات در بررسی درخواستهای .مربوط به تغییر نام مواردی که به عنوان دستورالعمل درج گردیده است دقیقاً به مورد اجرا گذارند.

بخش اول ـ قانون ثبت احوال مصوب 1355 و اصلاحیه آن

ماده 20ـ انتخاب نام‌ با اعلام کننده است ، برای نامگذاری یک نام ساده و یا مرکب (حسین ، محمد مهدی و مانند آن) که عرفاً یک نام محسوب می‌شود انتخاب خواهد شد.

تبصره 1ـ انتخاب نامهایی که موجب هتک حیثیت مقدسات اسلامی می‌گردند. همچنین انتخاب عناوین و القاب و نامهای زننده و مستهجن و یا نامتناسب با جنس ممنوع است.

تبصره 2ـ تشخیص نامهای ممنوع با شورایعالی ثبت احوال می‌باشد و این شورا نمونه‌های آن را تعیین و به سازمان اعلام می‌کند.

تبصره 3ـ انتخاب نام در مورد اقلیتهای دینی شناخته شده در قانون اساسی جمهوری اسلامی تابع زبان و فرهنگ دینی آنان است.

تبصره 4ـ در اسناد سجلی اقلیتهای دینی شناخته شده در قانون اساسی کشور نوع دین آنان قید می‌شود.

تبصره 5ـ ذکر سیادت در اسناد سجلی ساداتی که سیادت آنان در اسناد سجلی پدر و یا جد پدری مندرج باشد و یا سیادت آنان به دلائل شرعی ثابت گردد الزامی است مگر کسانی که خود را سید ندانند و یا عدم سیادت آنان شرعاً احراز شود.

تبصره 6ـ مراتب تشرف پیروان ادیان دیگر به دین مبین اسلام همراه با تغییرا ت مربوط به نام و نام خانوادگی آنان در اسناد سجلی ثبت می‌شود .همچنین در ماده (3) قانون مذکور در باب وظایف و تکالیف هیأتهای حل اختلاف چنین آمده است.

ماده 3ـ در مقر هر اداره ثبت احوال هیأتی بنام هیأت حل اختلاف مرکب از رئیس اداره ثبت احوال و مسئول بایگانی یا معاونین و یا نماینده آنان و یکی از کارمندان مطلع اداره مزبور به انتخاب رئیس اداره ثبت احوال استان تشکیل می‌شود وظایف هیأتهای حل اختلاف قرار زیر است.

1) تصحیح هر نوع اشتباه در تحریر مندرجات دفتر ثبت کل وقایع و وفات بعد از امضاء سند و قبل از تسلیم شناسنامه و یا گواهی ولادت یا وفات به تکمیل سند از نظر مشخصاتی که نامعلوم بوده است مندرج در ماده 29 این قانون

2) رفع اشتباهات ناشی از تحریر ضمن ثبت وقایع یا نقل مندرجات اسناد و اعلامیه ها و مدارک به دفاتر ثبت کل وقایع و سایر دفاتر

3) ابطال اسناد شناسنامه‌هائی که بیگانگان مورد استفاده قرار داده‌اند و طبق ماده 44 اعلام می‌شود

4) ابطال اسناد مکرر و یا موهوم و تصحیح اشتباه در ثبت جنس صاحب سند و تغییر نامهای ممنوع

5) حذف کلمات زائد غیر ضروری و یا ناشی از اشتباه در اسناد سجلی اشخاص ترتیب تقاضا و گردش کار دفاتر هیأتها و نحوه رسیدگی و ابلاغ تصمیمات در آئین نامه اجرائی این قانون تعیین خواهد بود.

تبصره ـ تصحیح هر نوع اشتباه در تحریر مندرجات دفاتر ثبت کل وقایع و وفات اگر قبل از امضاء باشد با توضیح مراتب در حاشیه سند بعمل می‌آید و امضاء کنندگان سند ذیل توضیح را امضاء خواهند نمود.

بنابر این مستندات قانونی تغییر نام مواد (3) و (20) قانون ثبت احوال مصوب سال 1355 و اصلاحیه آن می‌باشد.

بخش دوم ـ موارد تغییر نام

بموجب ماده 20 قانون ثبت احوال و تبصره های آن موارد ممنوعیت در انتخاب نام بشرح ذیل می‌باشد

1) نامهائی که موجب هتک حیثیت مقدسات اسلامی می‌گردد مانند : عبدالات ، عبدالعزی (لات و عزی نام دو بت در مکه معظمه دوران قبل از اسلام است.

2) اسامی مرکبی که عرفاً یکنام محسوب نمی‌شوند (اسامی مرکب ناموزون) مانند : سعید بهزاد ، شهره فاطمه ، حسین معروف به کامبیز و

3) عناوین ـ اعم از عناوین لشکری و یا کشوری و یا ترکیبی از اسم و عنوان مانند : سروان ، دکتر ، شهردار و یا سروان محمد و شهردار علی

4) القاب اعم از ساده و یا مرکب مانند : ملک الدوله ، خان و یا شوکت الملک و حاجیه سلطان و یا سلطانعلی و

5)اسامی زننده و مستهجن ـ زننده و مستهجن آندسته از نامهائی است که بر حسب زمان ، مکان یا مورد بدلایل وجهات زیر برای شخص دارنده آن زننده و مستهجن باشد و مراتب به تائید شورای عالی برسد.

ـ1ـ5)نامهائی که معرف صفات مذموم و مغایر با ارزشهای والای انسانی است . مانند : گرگ و قوچی

ـ2ـ5) نامهائی که با عرف و فرهنگ غالب و مقدسات مذهبی مردم مغایر باشد . مانند : لات ، خونریز ، چنگیز

3ـ5) نامهائی که موجبات اشاعه و ترویج فرهنگ بیگانه و فرهنگ سلطه گردد . مانند : وانوشکا ، ژاکاردو شاهدوست

4ـ5) نامهائی که موجب تحقیر اشخاص بوده و یا معنای لغوی آن در جامعه قابل پذیرش نباشد . مانند : صد تومانی ، گت آقا ، کنیز ، گدا

5ـ5) در صورتیکه اسامی انتخاب شده محلی با توجه به موقعیت و منزلت اجتماعی شخص و یا شرایط زمان مناسب نباشد.

تبصره ـ انتخاب نام در اقلیتهای رسمی شناخته شده در قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران تابع زبان و فرهنگ دینی آنان است.

6)اسامی نامتناسب با جنس مانند : نصرت ، ماشاء اله برای اناث و یا انتخاب اشرف و اکرم برای افراد ذکور

ضمناً بر حسب قوانین و مقررات جاری علاوه بر موارد فوق تغییر نام در موارد ذیل نیز از وظایف و تکالیف هیاتهای حل اختلاف می‌باشد.

الف ـ تغییر نام کسانی که تغییر جنسیت داده و دادگاه صالحه حکم به تغییر نوع جنس در اسناد سجلی و شناسنامه آنان صادر نموده است.

ب ـ تغییر نام کسانی که بموجب تبصره(6) ماده 20 اصلاحیه قانون ثبت احوال با تائید مراجع ذیصلاح به دین مبین اسلام مشرف می‌شوند.

ج ـ حذف کلمات زائد و غیر ضرور در نام اشخاص مانند : حذف کلمات قلی و غلام در نام اشخاص و یا حذف کلمات زائد نظیر گرگ از گرگعلی و یا ذولف از ذولفعلی و

تبصره ـ پیشوند « عبد » خاص اسامی و صفات ذات پروردگار است و در سایر موارد متقاضی می‌تواند تقاضای حذف آنرا بنماید.

د ـ تصحیح اشتباهات املائی در نام اشخاص که بدلیل عدم آشنائی مامور با لهجه‌ها و الفاظ و معانی محلی و یا ناشی از تلفظ اظهار کننده پیش آمده مانند ـ زهرا به سهراب و یا منیجه به منیژه

بخش سوم ـ گردشکار امور مربوط به تغییر نام

1) هیأتهای حل اختلاف ادارات موظفند برابر آئین نامه اجرائی ماده (3) قانون ثبت احوال درخواستهای تغییر نام متقاضیان را اخذ نمایند

2) چنانچه محل صدور شناسنامه متقاضی شهرستان دیگری باشد عین درخواست جهت رسیدگی به اداره ثبت احوال ذیربط (محل

.صدور شناسنامه) فرستاده می‌شود

3) هیاتهای حل اختلاف پس از دریافت برگ درخواست موضوع را در جلسه مطرح و با توجه به شواهد و دلایل موجود در پرونده و ادله اثبات دعوی ، با توجه به اختیارات قانونی نسبت به انجام خواسته خواهان رد دعوی و یا عدم صلاحیت رای لازم را صادر می‌نمایند.

4) در صورت برخورد با آ‌ن دسته از اسامی که نمونه آن در فهرست اسامی ممنوع نباشد هیاتهای حل اختلاف موظفند مورد مذکور را جهت تشخیص شورای عالی ثبت احوال به اداره کل ثبت احوال استان ارسال و ادارات کل استانها نیز موظفند موارد فوق را بطور ماهانه به اداره کل خدمات و مدارک سجلی ارسال تا آماده طرح در شورایعالی ثبت احوال گردد.

در بیست و دومین جلسه مورخ 65.68.26 شورایعالی مقرر گردید از تاریخ فوق اداره کل خدمات و مدارک سجلی با در نظر گرفتن چارچوب اصلی کار نسبت به اعلام نظر نسبت به اسامی ممنوع اقدام و در موارد پیش بینی نشده با ذکر توجیهات لازم مراتب به شورایعالی ثبت احوال منعکس گردد.

5) اداره کل خدمات و مدارک سجلی موظف است این گونه اسامی را بر حسب فهرست الفبایی مرتب و همراه با گزارش توجیهی لازم تهیه و به دبیرخانه شورایعالی ثبت احوال ارسال تا در اولین فرصت ممکن جهت تشخیص اسامی ممنوع آماده طرح در شورایعالی ثبت احوال گردد.

6) نتیجه رای شورایعالی از طریق اداره کل خدمات سجلی به ادارات کل درخواست کننده اعلام می‌شود.

7) هیأتهای حل اختلاف ادارات موظفند همه ماهه یک نسخه از آراء صادره درخصوص تغییر نام افراد را به اداره کل ثبت احوال استان متبوع خود ارسال و اداره کل مزبور نیز موظف است فهرست اسامی تغییر یافته توسط ادارات تابعه را طبق لیست ضمیمه تهیه و به دبیرخانه شورایعالی ثبت احوال ارسال دارند.

8) هر گاه در هیاتهای حل اختلاف استنباط ناصوابی از مدلول بندهای این دستور العمل بشود یا تصمیمات متضادی در موارد مشابه در هیاتهای حل اختلاف اتخاذ گردد یا در مورد اسامی زننده و مستهجن تصریحاتی لازم باشد در شورایعالی ثبت احوال مطرح و مصوبه شورا ملاک ا ام کار هیاتهای حل اختلاف و مامورین ثبت احوال در موارد مشابه خواهد بود.

9) مسئولین تنظیم اسناد سجلی (نمایندگان و یا ماموران ثبت احوال) موظفند ضمن مطالعه مجموعه اسامی ممنوع ترتیبی اتخاذ نمایند تا از ثبت آنان در اسناد سجلی خودداری گردد.

10) هرگاه اظهار کننده ( اعلام کننده واقعه ) برای نامگذاری نام ممنوع انتخاب نموده باشد نماینده یا مامور ثبت احوال موظف است ضمن راهنمایی و ارشاد متقاضی به تعیین و انتخاب اسامی نیکو از ثبت آن خودداری و در صورت عدم توافق متقاضی درخواست وی را همراه با دلایل طرفین (متقاضی و مامور ثبت احوال) طبق بند 4 جهت اتخاذ تصمیم منعکس نماید.

11) مستند به دین والدین افراد ، انتخاب نام در مورد اقلیتهای رسمی شناخته شده در قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران تابع زبان و فرهنگ دینی آنان است.

ـ12) تطبیق موارد ممنوعیت یا عدم ممنوعیت نام در این‌گونه موارد (اقلیتهای رسمی شناخته شده در قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران با تائید مرجع صلاحیتدار دینی آنان صورت خواهد گرفت.

13) فهرست اسامی تغییر یافته توسط ادارات همه ساله بطور مدون توسط دبیرخانه شورایعالی ثبت احوال تهیه و جهت راهنمای ادارات و مسئولین منتشر می شود.

14) این دستور العمل در 14 بند است و در جلسه مورخه 64.5.17 شورایعالی ثبت احوال باتفاق آراء مورد تصویب قرار گرفته است و با ابلاغ آن کلیه بخشنامه‌ها ، دستورالعمها و اطلاعیه‌های صادره قبلی که مغایر با این دستورالعمل باشد لغو و بلااثر می‌گردد.

دستور العمل صدور گواهی تجرد

تاریخ : 1383.1.29 شماره : 27/ش/ع


یک نسخه « دستورالعمل صدور گواهی تجرد » مصوب جلسه مورخه 1382.12.20 شورای عالی ثبت احوال جهت اطلاع و ابلاغ به ادارات تابعه به پیوست ارسال می‌گردد . مقتضی است ضمن نظارت بر حسن اجرای دستورالعمل مذکور ، وصول آن را نیز به دبیرخانه شورای عالی اعلام فرمائید.

سید محمدرضا آیت الهی رئیس سازمان و رئیس شورای عالی ثبت احوال


از آنجائیکه برخی از کشورهای خارجی برای اموری مانند ازدواج و اقامت از هموطنان ایرانی مقیم خارج از کشور و یا کسانی که قصد عزیمت و یا تحصیل در آن کشورها را دارند گواهی تجرد درخواست می‌نمایند به همین لحاظ جهت رفع مشکلات هموطنان در داخل و خارج از کشور و ایجاد رویه‌ای واحد دستور العمل صدور گواهی تجرد به شرح ذیل تصویب می‌گردد.

1) گواهی تجرد

گواهی است مبنی بر اینکه صاحب سند سابقه ازدواج نداشته و یا ازدواج واقع شده منجر به جدائی بر اثر طلاق ، فسخ نکاح ، بذل یا انقضاء مدت در ازدواج منقطع و فوت همسر شده باشد . این گواهی مطابق مندرجات متن و ظهر سند سجلی صادر خواهد شد .

2) مستندات قانونی


1-2) ماده 34 قانون ثبت احوال مصوب تیر ماه 1355 اصلاحی دیماه 1363 مجلس شورای اسلامی

2ـ2)ماده 35 قانون ثبت احوال و آئین نامه اجرایی آن با اصلاحات بعدی

3) درخواست کنندگان

1ـ3) صاحب سند سجلی

2ـ3)وکیل ، ولی یا نماینده قانونی

4) مدارک لازم

1ـ4)اصل و تصویر کلیه صفحات شناسنامه صاحب سند سجلی

2ـ4) اصل وکالتنامه رسمی یا مدارک دال بر نمایندگی قانونی و تصویر آن (در صورتیکه درخواست کننده وکیل یا نماینده قانونی باشد

3ـ4) اصل شناسنامه یا کارت شناسایی معتبر وکیل یا نماینده قانونی

4ـ4) رسید بانکی پرداخت تعرفه تعیین شده به شماره حساب مربوط

5ـ4) نمونه تکمیل شده درخواست گواهی تجرد توسط صاحب سند سجلی یا وکیل یا نمایندهقانونی وی ( نمونه شماره 1)

5) گردشکار


ـ1ـ 5) دریافت درخواست

درخواست گواهی تجرد از طریق ادارات ثبت احوال داخل کشور و یا نمایندگی‌های جمهوری اسلامی ایران در خارج از کشور دریافت می گردد.

ـ2ـ 5) نحوه بررسی و صدور گواهی تجرد

1ـ2ـ 5) دریافت کننده تقاضا پس از بررسی و اطمینان از صحت و اصالت شناسنامه تصویر شناسنامه را برابر اصل نموده و پس از ثبت درخواست ( نمونه شماره 1 ) ، مدارک و درخواست را برای بررسی و اقدام برابر مفاد این دستور العمل به اداره محل صدور شناسنامه ( برابر نمونه شماره 2 ) ارسال می نماید.

تبصره ـ درخواست تسلیم شده به نمایندگیهای جمهوری اسلامی ایران در خارج از کشور از طریق وزارت امور خارجه به اداره کل ثبت احوال امور خارجه ارسال تا به ترتیب فوق اقدام گردد.

2ـ2ـ 5) اداره محل صدور شناسنامه متقاضی با بررسی اسناد سجلی و تصویر شناسنامه متقاضی و مفاد درخواست پاسخ لازم را ( برابر نمونه شماره 3 ) تهیه و برای اداره کل ثبت احوال امور خارجه ارسال می‌نماید.

3ـ2ـ 5) در صورتیکه سابقه ازدواج ، طلاق و سایر تحولات در تصویر شناسنامه برابر اصل ثبت لیکن در سند سجلی به ثبت نرسیده باشد اداره ثبت احوال محل صدور شناسنامه ابتدا نسبت به ثبت تحولات در سند سجلی اقدام و سپس برابر بند ( 2-2-5 ) اقدام می‌نماید.

4ـ2ـ 5) اداره کل ثبت احوال امور خارجه پس از وصول نامه اداره ذیربط نسبت به صدور گواهی تجرد برابر نمونه مربوط حسب مورد اقدام و گواهی صادره را مهر و امضاء و به اداره ثبت احوال محل درخواست یا وزارت امور خارجه جهت ارسال به نمایندگی و تحویل به صاحبش ارسال می‌نماید.

ملاحظات

6)اداره کل ثبت احوال امور خارجه مکلف است رونوشت گواهی های صادره را جهت استفاده در دایره تأیید اسناد به اداره سجلات و احوال شخصیه – وزارت امور خارجه ارسال نماید.


تبصره ـ اداره سجلات و احوال شخصیه ـ وزارت امور خارجه مکلف است ترجمه آن دسته از گواهی تجردهائی را تأیید نمایدکه رونوشت آن را قبلاً از اداره کل ثبت احوال امور خارجه دریافت نموده است.

7) آمار گواهی های صادر شده صرفاً از طریق اداره کل ثبت احوال امور خارجه تهیه و اعلام خواهد شد . فعالیت ادارات شهرستانها در این رابطه در آمار استعلامهای صورت گرفته از آن اداره محاسبه خواهد شد.

دستورالعمل اجرایی نام خانوادگی

تاریخ : 80.7.5 شماره : 54/ش/ع

اداره کل ثبت احوال استان

سلام علیکم

به پیوست دستورالعمل مربوط به نام خانوادگی مصوب مهرماه سال 1380 شورای عالی ثبت احوال جهت اجرا ، ارسال می‌گردد . مقتضی است ضمن ابلاغ دستورالعمل مذکور به واحدهای تابعه و توجیه و آموزش دقیق مسئولان ذیربط نسبت به اجرای مفاد آن طبق گردش کار جاری و اختیارات تفویضی اقدام و وصول آن را به دبیرخانه شورای عالی ثبت احوال اعلام فرمائید.

سید محمدرضا آیت الهی معاون وزیر و رئیس سازمان و رئیس شورای عالی ثبت احوال

1) بر اساس ماده 997 قانون مدنی مصوّب سال 1313 هرکس باید دارای نام خانوادگی باشد.

2) نام خانوادگی فرزند همان نام خانوادگی پدر خواهد بود حتی اگر محل صدور سند سجلی در قلمرو اداره ثبت احوال دیگری باشد.

3) هر اداره دارای دفاتر نام خانوادگی مختص به خود میباشد.

1ـ3)دفتر نام خانوادگی از اسناد رسمی است و واحدهای ثبت احوال مکلفند نسبت به تنظیم دفاتر مذکور از لحاظ استخراج واژه های نام خانوادگی اقدام نمایند . این دفاتر به ترتیب حروف الفبا تا دو حرف نوشته می‌شود.

2ـ3) مجموع مناطق یا نواحی متشکله در مراکز شهرهای بزرگ مانند مناطق تٓان یک اداره محسوب شده دارای یک دفتر نام خانوادگی خواهند بود.

4) دارنده حق تقدّم نام‌ خانوادگی کسی است که برای اولین بار در قلمرو هر اداره ثبت احوال نام‌خانوادگی خاصی به نام او ثبت شده باشد . ملاک تشخیص ، تاریخ صدور سند سجلی خواهد بود.

1ـ4) مشخصات دارنده حق تقدم نام خانوادگی در دفاتر نام خانوادگی ثبت و آن واژه مختص او شناخته می‌شود.

2ـ4) نام خانوادگی فرزند در غیر محل صدور سند پدر حتی اگر بلا معارض باشد ایجاد حق نمیکند ، همچنین در مواردی که نام خانوادگی مادر به فرزند داده شده باشد.

3ـ4) هرگاه یک نام خانوادگی در محدوده اداره ثبت احوال به بیش از یک نفر تعلق داشته باشد و به هیچ وجه ثابت نشود که سند سجلی کدامیک از آنها زودتر تنظیم گردیده است ، آنها مشترکاً دارندة حق تقدّم آن نام خانوادگی خواهند بود.

4ـ4) حق تقدم نام خانوادگی کسانی که اسـناد سجلی آنان در گذشته از اداره‌ای منتـزع و به اداره دیگری ملحق شده است ، مادامیکه نام خانوادگی های مزبور از اسناد سجلی شهرستان قبلی استخراج نشده ، در اداره مذکور بلا معارض نخواهد بود.

5ـ4) حق تقدم نام خانوادگی هائی که اسناد سجلی آنان از اداره ای منتزع و به اداره دیگری ملحق شده است باید از روی اسناد انتزاعی استخراج و با دارندگان حق تقدم در دفتر موجود در آن اداره مقایسه و سپس در صورتیکه به شخص یا اشخاص دیگر تعلق نداشته باشد به نام صاحب سند انتزاعی در دفتر نام خانوادگی ثبت شود.


5) حق تقدم نام‌ خانوادگی پس از فوت دارندگان آن به وراث قانونی آنها که دارای همان نام‌ خانوادگی هستند منتقل می‌شود ملاک تشخیص وراث دادنامه حصر وراثت خواهد بود.

1ـ5) در صورتیکه دارنده حق تقدم ، نام خانوادگی خود را تغییر دهد نام خانوادگی قبلی او در قلمرو آن اداره بلامعارض خواهد بود.

6) هر کس می‌تواند پس از رسیدن به سن قانونی (18 سال تمام) با رعایت مفاد این دستورالعمل نام خانوادگی خود را از طریق انتخاب واژه بلامعارض یا با اجازه از دارنده حق تقدم برای یکبار تغییر دهد.

تبصره ـ در موارد استثنائی و با ارائه دلایل موجه ، رئیس سازمان ثبت احوال می‌تواند با رعایت مقررات ، با تقاضای تغییر نام خانوادگی برای بار دوم موافقت نماید.

1ـ6) تغییرنام خانوادگی و ایجادحق نسبت به آن از تاریخ اجرای آن در سند سجلی محقق می‌شود.

2ـ6) چنانچه متقاضی یا وراث قانونی او ظرف مدت 6 ماه پس از تصویب نام خانوادگی پیشنهادی، درخواست اجرا به اداره ثبت احوال تسلیم ننمایند واژة تصویب شده بلامعارض تلقی می‌گردد.

3ـ6) برگشت به نام خانوادگی قبلی تا وقتی ممکن است که شناسنامه با واژة تصویبی صادر و تحویل متقاضی نشده باشد.

4ـ6) افرادیکه قبل از 18 سالگی نام خانوادگی آنان تغییر یافته است می توانند پس از رسیدن به سن مزبور به نام خانوادگی قبلی خود برگردند.

7) در صورتی‌که نام خانوادگی پـدر تغییر یابـد تغییر نام‌ خانوادگـی فـرزندان کمتـر از 18 سال با درخواست کتبی پدر خواهد بود . فرزندان کبیر می‌توانند با اخذ اجازه نامه از پدر ، از نام‌خانوادگی جدید وی استفاده کنند.

1ـ7) هرگاه نام خانوادگی پدری تغییر کرده و در سند سجلی وی اجرا شده باشد در صورت فوت پدر ، هریک از فرزندان می توانند (بدون کسب اجازه از نام خانوادگی جدید پدر استفاده نمایند)

2ـ7) هرگاه نام خانوادگی پدر و جد پدری متفاوت باشد فرزندان کبیر میتوانند بدون در نظر گرفتن حق تقدم و محل صدور شناسنامه با اخذ اجازه نامه از جد پدری از نام خانوادگی وی استفاده نمایند.


8) قیم یا وصی می‌تواند برای تغییر نام خانوادگی اطفال تحت سرپرستی خود تغییر نام خانوادگی آنان را درخواست نماید.

9) دارنده حق تقدم نام خانوادگی = ‌تواند اجازه استفاده از نام خانوادگی خود را به سایر اشخاص بدهد این حق پس از فوت دارنده حق تقدم در همان محل به وراث او تعلق خواهد داشت.

10) دارنده یا دارندگان حق تقدم می‌توانند به طور فردی یا جمعی علیه کسی که نام خانوادگی آنان را بدون اجازه اتّخاذ کرده است در دادگاه اقامه دعوی نموده و در حدود قوانین مربوط ، تغییر نام خانوادگی غاصب را بخواهند.

11) استفاده از نام خانوادگی زوج برای زوجه در زمان زوجیت با ارائه اجازه نامه از زوج بدون رعایت حق تقدم بلامانع است در صورت انصراف زوجه و درخواست وی به نام خانوادگی قبلی برگشت داده می‌شود.

1ـ11) پس از وقوع طلاق یا فسخ نکاح ، در صورت درخواست یکی از زوجین ، نام خانوادگی زوجه به نام خانوادگی قبلی خود برگشت داده می‌شود.

2ـ11) پس از فوت زوج ، چنانچه زوجه از نام خانوادگی همسر استفاده می‌کرده است می‌تواند کماکان از نام خانوادگی همسر متوفایش استفاده نماید یا به نام خانوادگی خود برگردد.


12) برای فاقدین اسناد سجلی که نتوانند اثبات نسب نمایند ، با مراجعه به دفاتر نام خانوادگی و رعایت مفاد این دستور‌العمل ، واژه بلامعارض یا واژة دیگری با اجازه دارنده حق تقدم به انتخاب آنان تعیین و اختصاص داده خواهد شد.

1ـ12) به هنگام تنظیم اسناد ثبت کل وقایع جهت فرزندان ایرانی اتباع خارجه که فاقد نام خانوادگی می‌باشند ، سند با نام خانوادگی مادر و یا واژه بلامعارض به انتخاب اعلام کننده تنظیم خواهد شد.

2ـ12) هرگاه بموجب رأی دادگاه و بر طبق قانون حمایت از اطفال بدون سرپرست (مصوب1353) سرپرستی طفل به خانواده ای واگذار شده باشد ، برای طفل شناسنامه جدید با مشخصات زوجین سرپرست و نام خانوادگی زوج صادر خواهد شد.


13) اشخاص می‌توانند در موارد ذیل تغییر نام خانوادگی خود را درخواست نمایند.


1ـ13)نام خانوادگی از واژه‌های نامناسب باشد مانند : پالانی ، بیچاره ، گدا ، آشوغ ، درویزه و غیر آن

2ـ13) نام خانوادگی بیش از دو کلمه باشد مانند : خنجری برار عزیزی ، فلاح ناگزیر لنگرودی ، قره خانی علی آباد ، امیری پور مقدم و غیر آن

تبصره ـ کلماتی که به (یاء نسبت) بصورت مفرد یا جمع ختم می‌شوند یک کلمه محسوب می‌گردند مانند : حسینی ، حسینیان و غیره

3ـ13) نام خانوادگی از واژه های خارجی بوده یا با آن ترکیب شده باشد مانند : علی اُف ، چارلتون ، جانسون و غیره

4ـ13)نام خانوادگی از کلمات مذموم یا مغایر با ارزشهای فرهنگ اسلامی باشد مانند : بی دین، شیطان پرست ، شاه پرست و غیره

5ـ13) نام خانوادگی از واژه های منسوب به مناصب یا القاب و عناوین باشد مانند : سرهنگ ، خان ، مهندس و غیره

6ـ13) نام خانوادگی از اسامی محل یا منسوب به محل و نامناسب باشد.

7ـ13) هرگاه محکومیت جزائی مؤثّر برای یکی از افراد خانواده (موضوع بند 8-13 همین دستورالعمل) پیش بیاید و داشتن آن نام خانوادگی موجب ننگ و سرافکندگی باشد ( ارائه رونوشت مصدق دادنامه قطعی الزامی است)


8ـ13) هرگاه تغییر نام خانوادگی به منظور وحدت با نام خانوادگی پدر ، جدّ پدری ، فرزند ، برادر ، خواهر و عمو باشد.

تبصره ـ تغییر نام خانوادگی به منظور وحدت با نام خانوادگی مردی که مـادر پس از فوت پدر طفل با وی مزاوجت می نماید با رعایت سایر مقررات مربوطه بلا اشکال است.

14) اشخاص میتوانند در موارد ذیل حذف پیشوند یا پسوند نام خانوادگی خود را درخواست نمایند.

1ـ14) نـام خانـوادگـی ترکیبـی از یک واژه و نام محـل یا منسوب به محل باشد ماننـد : افتـخاری علـی آبادی ، تبریزی رادمنش و غیره

2ـ14) نام خانوادگی ترکیبی از یک واژه و نام یک ایل یا طایفه باشد مانند : زراسوند احمدی ، محسنی قشقائی و غیره

3ـ14) نام خانوادگی ترکیبی از یک واژه و نام یکی از حرف و مشاغل باشد مانند : بنکدار قاسمی ، مجیدی سقطچی و غیره

4ـ14) هرگاه پیشوند یا پسوند نام خانوادگی ، حرف ، عدد یا کلمه زائد باشد مانند : م قاسمی ، شکوهی هفت ، مرحومة حسنی و غیره

تبصره 1ـ هرگاه نام خانوادگی ترکیبی از دو نام محل یا منسوب به محل ، دو شغل یا دو ایل و طایفه یا ترکیبی از آنها باشد ، به انتخـاب متقـاضی یکی از دو جـزء قابل حذف است ، مانند شیرازی مشهدی ، قنّاد زرگر ، موگوئی بختیاری و غیره

تبصره 2ـ چنانچه نام خانوادگی ترکیبی از یک واژه و نام محل یا منسوب به محل به همراه یک کلمه یا پسوند بعد از نام محل باشد به هنگام حذف نام محل ، کلمه مزبور نیزحذف می‌گردد : امیری دزفولی زاده

15) تغییرنام خانوادگی از طریق وحدت (بند 8 ـ 13) از شمول بندهای فوق مستثنی خواهد بود.

16) انتخاب واژه های زیر برای نام خانوادگی ممنوع است.

1ـ16) واژه هائی که در محل صدور سند متقاضی معارض دارد.

2ـ16) موارد مذکور در بندهای 1ـ13 الی 6 ـ13

تبصره ـ مشمولین بندهای4 الی7 ماده 976 قانون مدنی میتوانند نام خانوادگی قبلی خود را حفظ نمایند.


17) کلیه بخشنامه ها و دستور العمل هائی که مغایر با مفاد این دستورالعمل می‌باشند ملغی و بلا اثر است.

دستورالعمل اجرائی تبصره 3 ماده 10

تاریخ : 1369.12.12
شماره : 3396/1
اداره کل ثبت احوال استان

به پیوست دستورالعمل تبصرة 3 مادة 10 قانون ثبت احوال در 29 بند به منظور اجرا ابلاغ می‌گردد. مقتضی است ضمن ارسال دستورالعمل جهت رعایت به واحدهای تابعه و توجیه و آموزش کارکنان آن استان وصول آن را به ادارة کل خدمات سجلی سازمان اعلام دارند. بدیهی است مدیران کل استان ها مسئول حسن اجرای این دستورالعمل خواهند بود.

علی اکبر رحمانی معاونت وزارت کشور و رئیس سازمان ثبت احوال کشور


1) تبصرة 3 مادة 10 قانون ثبت احوال : هرگاه اسناد یا دفاتر از بین برود در صورت وجود سابقه از روی سوابق و در صورت نبودن سابقه با دعوت صاحبان اسناد به وسیلة آگهی طبق مدارک موجود در دست آنان پس از رسیدگی ، دفاتر یا اسناد معدوم تجدید می‌گردد.

مستفاد از تبصرة مذکور این است که اجرای آن منحصراً ناظر به مواردیست که مسجل شود اسناد و یا دفاتر مطابق مقررات تنظیم لکن براثر حوادث ناشی از قوة قهریه و یا حوادث غیر مترقبه و سایر علل از بین رفته باشد.

2) هرگاه اسناد یا دفاتر ثبت احوال کلاً یا بعضاً از بین برود رئیس ادارة مربوطه می بایستی از طریق ادارة کل استان متبوع مراتب را بلافاصله با ذکر علت و اینکه آیا سوابق از صاحبان اسناد (بند5) در اداره موجود است یا خیر با شرح لازم به ادارة کل خدمات سجلی سازمان منعکس نماید.

3) رئیس ادارة ثبت احوال ذیربط پس از اخذ مجوز کتبی در خصوص شروع بررسی از ادارة کل خدمات سجلی و بعد از تشکیل پرونده و تکمیل آن از ادارة کل استان تقاضای اعزام نماینده می‌نماید.

4) مرجع بررسی و اتخاذ تصمیم در خصوص اسناد یا دفاتر از بین رفته با شورائی تحت عنوان شورای رسیدگی به اسناد از بین رفته متشکل از

الف- رئیس ادارة ثبت احوال محل صدور

ب- بازبین اسناد سجلی و در صورت نبودن وی بایگان اسناد سجلی ادارة محل صدور

ج- نمایندة متعهد و خبره به امور سجلی اداره کل ثبت احوال استان که به پیشنهاد معاونت سجلی و حقوقی استان و تأئید مدیر کل و در صورت نداشتن معاونت سجلی و حقوقی توسط مدیر کل رسماً از بین کارمندان شاغل در سطح استان بجز کارمندان شاغل در ادارة ثبت احوال ذیربط محل تشکیل شورا ، تعیین خواهد شد.

تبصره 1ـ اتخاذ تصمیم با اکثریت آراء معتبر است ، منوط به اینکه رأی نمایندة مدیر کل منفی نباشد.

تبصره 2ـ جلسات شورا با حضور کلیة اعضاء رسمی می باشد.

تبصره 3ـ تصمیم شورا به روی فرم نمونه ضمیمة این دستورالعمل (پیوست شمارة 1) صادر می‌گردد و بایستی مستند و با ذکر دلایل بوده و نظرات هریک از اعضاء شورا صریحاً در فرم مذکور قید گردد.

تبصره 4ـ اعضاء شورای رسیدگی در ادارة کل ثبت احوال امور خارجه متشکل از

الف- رئیس ادارة تمرکز ب- نمایندة خبرة مدیر کل ثبت احوال امور خارجه ج- نمایندة خبرة سجلی مدیر کل خدمات سجلی

بند 5- در صورت وجود سابقه در اداره به طریق ذیل میبایستی اقدام گردد در این حالت تشریفات مربوط به آگهی صورت نخواهد گرفت

الف ـ دفاتر ثبت شهرستانی ـ نسخة موجود از دو نسخة اسناد سجلی ـ اسناد سجلی هر یک از والدین که در آنها مشخصات سجلی متقاضی درج شده باشد.

ـ اعلامیه‌های رسمی ازدواج و طلاق

ـ سند سجلی همسر که در آن مشخصات سجلی متقاضی قید گردیده باشد ـ دفتر ثبت فوت دفاتر نام خانوداگی ـ دفتر یادداشتی

ـ فرم کامل و معتبر حروف تهجی

ـ فرم کامل و پر شده و معتبر نمونة 2 ت و صور مشمولین چنانچه هر کدام به تنهائی یا به همراه هم معرف و مبین مشخصات سجلی صاحب سند که مورد نیاز برای تجدید سند باشند سابقة موجود در اداره تلقی می گردند.

ب ـ پس از تشکیل پرونده توسط ادارة ثبت احوال محل وصول تقاضا و ارسال آن به ادارة ثبت احوال محل صدور سند (در صورتی که محل آن جای دیگری باشد) در ادارة ثبت احوال محل صدور توسط شورای رسیدگی پرونده دقیقاً و برابر مقررات بررسی و اتخاذ تصمیم خواهند نمود.

ج ـ موارد ذیل به عنوان عدم وجود سابقه در اداره تلقی می گردند و می بایستی طبق بندهای مربوط در این دستورالعمل اقدام شود

1) چنانچه هیچ یک از سوابق و مدارک مندرج در قسمت الف در همین بند با تشخیص و تأئید کتبی رئیس ادارة ثبت احوال ذیربط وجود نداشته باشد

2) در صورت وجود برخی یا تعدادی از سوابق و مدارک مذکور که معرف و مبین مشخصات سجلی مورد نیاز برای تجدید سند صاحب سند نباشد به تشخیص کتبی رئیس اداره و تأئید معاونت سجلی و حقوقی استان در صورت نبود وی تأئید مدیر کل استان.

6) در صورت عدم وجود سابقه در اداره بطریق ذیل عمل خواهد شد

الف- ادارة کل خدمات سجلی سازمان پس از اطلاع با بررسی دقیق در صورت عدم وجود سابقه پس از صدور مجوز شروع به رسیدگی ، از طریق اطلاعیه در رسانه های گروهی و با انتشار آگهی در روزنامه‌های کثیرالانتشار از صاحبان اسناد جهت مراجعه به ادارات ثبت احوال ذیربط دعوت به عمل خواهد آورد در صورت موافقت ادارة کل خدمات سجلی عنداللزوم انتشار آگهی و یا اطلاعیه در رسانه‌های گروهی به طریق استانی یا شهرستانی توسط ادارة کل ثبت احوال استان مربوط و یا ادارة ثبت احوال ذیربط صورت خواهد گرفت.

ب- فرم تقاضا که نمونة آن ضمیمة این دستورالعمل است (پیوست شمارة 2) بایستی توسط صاحب سند از بین رفته و یا ولی و یا قیم یا سرپرست قانونی صاحب سند تکمیل و امضاء گردد و متقاضی آن را به ادارة ثبت احوال محل صدور شناسنامه یا ادارة ثبت احوال محل اقامت خود تسلیم نماید.

ج- در مواردی که متقاضی اصل شناسنامه را ارائه نماید ادارة ثبت احوال محل وصول تقاضا پس از اطمینان از اصالت شناسنامه و انجام احراز تعلق آن به ارائه دهنده از نظر مطابقت قیافة ظاهری با عکس ملصق به شناسنامه می بایستی برگ تقاضای تکمیل شده توسط متقاضی را همراه با اصل شناسنامه متقاضی و تصاویر مدارک مکتسبه معتبر ایرانی متقاضی (در صورت ارائه) را اخذ و پرونده را جهت انجام سایر مراحل تشکیل دهد و در صورتی که ادارة ثبت احوال محل صدور جای دیگری باشد به آن اداره ارسال خواهد داشت چنانچه ولی یا قیم یا سرپرست قانونی صاحب سند متقاضی تجدید سند باشد تصویر مدارک ولایت یا قیمومیت یا سرپرستی قانونی جهت تشکیل پرونده ضروری است.

د- مدارک مکتسبة مذکور در بند ج این بند می بایستی اصیل و معتبر باشد و تعلق آن به متقاضی احراز گردد و رسماً توسط ارگان ها و دستگاه های دولتی و قضائی و قانون گذاری و نهادهای انقلابی ایرانی صادر شده باشد و اصل آن توسط متقاضی به ادارة ثبت احوال ارائه گردد و موارد ذیل می تواند باشد.

مدارک تحصیلی عکس‌دار ، گواهینامة راهنمائی و رانندگی ، دفترچة خدمات درمانی ، کارت معافیت یا کارت پایان خدمت وظیفة عمومی ، اسناد رسمی ازدواج و یا طلاق ، سند رسمی مالکیت، گذرنامه ، شناسنامة فرزندان ، شناسنامة والدین ، پروانة کسب رسمی عکس دار یا اصل هرگونه مدرک مکتسبه معتبر دیگری که مشخصات کامل سجلی در آن درج گردیده باشد.

و درصورتیکه اصالت هریک از مدارک مذکور در این قسمت مورد تردید قرار گیرد از طریق مکاتبه با مراجع صادر کنندة آن مدرک نسبت به رفع تردید اقدام خواهد شد.

هـ ـ ادارة ثبت احوال محل وصول تقاضا ملزم است تصاویر مدارک مکتسبه مذکور در بند د ارائه شده را پس از مطابقت با اصل آن می بایست جملة (تصویر برابر اصل است) را در ظهر آنها قید و پس از امضاء آن را ممهور به مهر اداره نموده و ضمیمة پروندة متشکله نماید.

و- شورای رسیدگی پس از بررسی دقیق در صورتیکه مدارک مکتسبة معتبر و ایرانی مبین و معرف مشخصات لازم جهت تجدید سند از بین رفتة صاحب سند باشد آنان را مستند تجدید سند قرار داده و اتخاذ تصمیم می‌نماید.

7) در صورتیکه اسناد و یا دفاتر کلاً یا بعضاً از بین رفته باشد و متقاضی بدون انتشار آگهی به ادارات ثبت احوال محل صدور و یا محل اقامت مراجعه نماید و شناسنامة اصیل و معتبر داشته باشد نظیر موارد مربوط به بند 6 اقدام خواهد گشت لکن انتشار اطلاعیة یا آگهی صورت نخواهد گرفت.

8) در هر صورت اخذ تأئیدیه از ادارات ثبت احوال محل صدور اسناد سجلی والدین یا فرزندان متقاضی حسب مورد برای تکمیل پرونده ضروری است

9) در صورتیکه در شناسنامة اصیل والدین یا شناسنامة اصیل فرزندان و یا در تأئیدیة مذکور در بند 8 مشخصات والدین متقاضی یا فرزندان وی بر حسب مورد وجود نداشت طبق مادة 1273 قانون مدنی اخذ اقرارنامة رسمی سه طرفه از پدر و مادر و متقاضی مبنی بر رابطة نسب در خصوص اینکه متقاضی فرزند وی می‌باشد ضروری است و در صورتیکه صاحب سند صغیر باشد ارائة حکم قطعی دادگاه و یا اقرا نامة رسمی مذکور دو طرفه از پدر و مادر به شرط آنکه منازعی در بین نباشد و بر اساس قانون و عادت امکان پذیر باشد ضروری است.

10) شورا در هنگام بررسی پرونده‌های مطروحه در صورت نیاز به منظور تطبیق خط و امضاء مأمور مربوط از وجود کارمندان اعم از شاغل و بازنشسته و یا ادارة تشخیص هویت جهت بررسی موضوع استفاده نماید در صورت عدم اصالت خط و امضاء مندرج در شناسنامه با خط و امضای مأمور مربوطه اینگونه شناسنامه‌ها مجعول تلقی گردیده و با ارائه دهندة آن برابر مقررات مربوط رفتار خواهد گردید.

11) در موارد ذیل متقاضی مشمول این دستورالعمل نبوده و موردی برای تجدید اسناد آنان وجود نخواهد داشت

الف ـ در صورتی که متقاضی فاقد اصل شناسنامه و هرگونه سوابق سجلی (که معرف و مبین مشخصات سجلی مورد نیاز جهت تجدید سند است) باشد.

.ب ـ در صورتی که شورا در هویت و تابعیت متقاضی تردید نماید

12) رئیس اداره پس از صدور رأی شورا در صورتی که رأی دال بر تجدید سند باشد پروندة امر را جهت تنظیم سند به بازبین اسناد سجلی و در صورت نبود وی به بایگان ارجاع خواهد نمود.

13) بازبین اسناد سجلی و در صورت نبود وی بایگان ، سند سجلی را مستند به رأی صادره شورا تنظیم و در محل توضیحات سند تاریخ و شمارة رأی شورا را توضیح داده و به امضاء اعضاء شورا که ذیل رأی را امضاء نموده اند خواهند رساند. قید نام و نام خانوداگی اعضاء شورا در ذیل امضاء آنان ضروری است.

14) در صورتی که تجدید سند مبتنی بر سوابق موجود در ادارة ثبت احوال باشد به امضاء صاحب سند نیاز نخواهد بود در غیر این صورت امضاء اعلام کننده یا اظهار کننده لازم می باشد ـ15) در مواردی که تجدید سند با استفاده از مدارکی صورت بگیرد که برای تکمیل مشخصات کلیة موارد مندرج در سند کافی نباشد پس از تجدید سند حسب مورد نسبت به تکمیل مشخصات مانند سایر موارد مشابه از طریق هیأت حل اختلاف اقدام لازم به عمل خواهد آمد.

16) سند تنظیمی با رعایت مقررات مربوط در محل و ردیف خود گذاشته شده ولی چنانچه اسناد یک قریه یا حوزه یا اداره کلاً از بین رفته باشد اسناد به ترتیب مراجعة متقاضیان به شمارة و ردیف و تاریخ صدور جدید تنظیم می گردد و شمارة ردیف و تاریخ صدور اسناد از بین رفته حسب مورد در اسنادی که جدید تنظیم می شود توضیح داده خواهد شد.

17) رئیس ادارة ثبت احوال محل تنظیم سند موظف است پس از تنظیم سند و صدور شناسنامه یک نسخه از رأی صادره توسط شواری مذکور را ( اعم.از اینکه مفاد رأی متضمن دستور به تجدید سند باشد یا نباشد) از طریق ادارة کل ثبت احوال استان به ادارة کل خدمات سجلی سازمان ارسال نماید

18) ادارة کل خدمات سجلی پس از وصول رأی صادره مفاد آن را دقیقاً مورد بررسی قرار می دهد و در صورت نیاز می تواند سوابق را نیز از ادارة ثبت احوال ذیربط اخذ نماید.

19) ادارة کل خدمات سجلی در صورت وجود تخلف مراتب را به دفتر امور حقوقی سازمان جهت رسیدگی به تخلف و یا جرم اعلام می نماید و دفتر حقوقی طبق مقررات مربوط حسب مورد اقدامات لازم را نموده و نسبت به پیگیری متخلفین نیز اقدام خواهد نمود.

20) ادارة کل خدمات سجلی رأی ارسال شده توسط ادارة کل استان را پس از بررسی دقیق به‌ طور منظم در مجلدها ویست برگی تجلید و نگهداری خواهد نمود.

21) ادارة ثبت احوال محل تنظیم سند یک نسخه از رأی شورا و مجوز صادره از ادارة کل خدمات سجلی را در بایگانی اسناد تجلید و نگهداری خواهد نمود و نسخة دیگری به ضمیمة پرونده به صورت مرتب نگهداری خواهد شد تا به موقع (چگونگی آن بعداً اعلام می‌گردد) امحاء گردد.

22) چنانچه اسناد سجلی یا دفاتر که بایستی حداقل تا انقضاء 120 سال نگهداری شود به هر علتی قبل از انقضاء مدت مذکور به علت شرایط جوی و سایر دلایل هر منطقه در شرف نابودی و از بین رفتن باشد به استناد تبصرة 3 مادة 10 قانون بازسازی آنها بلامانع است.

23) شورای رسیدگی با وصول گزارش رئیس ادارة ثبت احوال ذیربط مورد را با ملاحظة اسناد بدون اخذ مجوز شروع به بررسی از ادارة کل خدمات سجلی رسیدگی نموده و در صورتیکه تشخیص به نیاز بازسازی اسناد حاصل نمود حسب مورد رأی لازم را صادر خواهد نمود.

24) در صورتی که رأی شورای رسیدگی مبنی بر بازسازی سند یا دفتر باشد سند یا دفتر جدید با توجه به مندرجات و اصول اسناد و دفاتر اولیه به وسیلة بازبین اسناد سجلی تنظیم و ذیل آن را اعضاء شورا امضاء نموده و بعد از آن انجام امور سجلی صاحبان اینگونه اسناد طبق اسناد جدید بازسازی شده خواهد بود.

25) هر گونه تحولات و تغییرات و شمارة مسلسل و سری شناسنامه‌های صادر شده در اصول اسناد می‌بایست در موقع بازسازی اسناد جدید قید گردد.

26) اصول اسناد به همان نحو که موجود است می‌بایست در محل خود و در بایگانی اسناد سجلی حفظ و نگهداری شود.

27)مشخصات سجلی اسناد بازسازی شده نباید هیچ‌گونه مغایرتی با اصول اسناد اولیه داشته باشند.

28)یک نسخه از آراء صادره در این رابطه نیز می‌بایست تجلید و نگهداری شده و نسخة دیگر به ادارة کل خدمات سجلی فرستاده شود.

29) کلیة دستورات و دستورالعمل‌های مغایر با مفاد این دستورالعمل از تاریخ ابلاغ به واحدهای تابعه ملغی اعلام می‌گردد.

دستور العمل اجرائی هیأت های حل اختلاف

تاریخ : 1374.2.4
شماره : 439/1
اداره کل ثبت احوال استان

سلام علیکم

به پیوست یک نسخه دستورالعمل راجع به هیأت‌های حل اختلاف جهت اجرا ابلاغ می‌گردد. مسئولیت نظارت بر حسن اجرای آن بعهده مدیران کل و رؤسای ادارات ثبت احوال خواهد بود.

علی اکبر رحمانی معاون وزیر کشور و رئیس سازمان ثبت احوال کشور

نام : دستورالعمل راجع به هیأتهای حل اختلاف

الف ـ نحوة انتخاب اعضای هیأت های حل اختلاف

ب ـ تسلیم درخواست موارد ابلاغ ، صدور و اجرای تصمیم

ج ـ راهنمای هیأت های حل اختلاف در تصمیم گیری

د ـ مستند قانونی و ادلة اثبات دعوی در هیأت های حل اختلاف تهیه و تدوین : دفتر امور حقوقی

اجراء کنندگان : هیأت‌های حل اختلاف ادارات ثبت احوال

بسمه تعالی

مقدمه:

دستورالعمل حاضر با توجه به اهمیت کار هیأت های حل اختلاف بعنوان یک مرجع رسمی و قانونی در تصمیم گیری ، نسبت به اسناد سجلی و اثراتی که آراء صادره هیأت ها چه در رابطه با دادگاه ها و چه در ارتباط با اسناد دارد و بر مبنای قانون ثبت احوال آئین نامة مادة 3 قانون ، کلیات قانون آئین دادرسی مدنی و دستورالعمل‌های سابق ، همچنین استعلامات ادارات ثبت احوال در رابطه با کار هیأت ها و بطور کلی مسائل و مشکلات مبتلا به هیأت های حل اختلاف که در حال حاضر مأخذ خاصی جهت رجوع نداشته و در صدور آراء مواجه با مشکلات عدیده‌ای هستند تنظیم گردیده است توضیحاً اضافه می شود با توجه به اصل یکصد و سی و هشتم قانون اساسی و بخشنامة نخست وزیری وقت دستورالعمل‌های قبل ملغی الاثر است.

الف ـ نحوة انتخاب اعضای هیأت های حل اختلاف

ادارات ثبت احوال استانها برای تشکیل هر یک از هیأت های حل اختلاف باید با توجه به شرایط مندرج در مادة 3 قانون ثبت احوال به تشکیل هیأت ها اقدام نمایند.

اعضای هیأت ها در سمت های مربوطه و یا کسانیکه این وظیفه به موجب تشکیلات مصوب سازمان به عهدة آنان محول گردیده است عبارت خواهند بود از رئیس ادارة ثبت احوال و باز بین اسناد یا معاونین یا نمایندگان آنان و یکی از کارمندان مطلع به انتخاب مدیر کل یا سرپرست ثبت احوال استان

1) در مورد تعیین نمایندگان اعضای اصلی، باید دقیقاً کسانی انتخاب شوند که از لحاظ آشنائی به قانون و?مقررات و آئین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌های مربوطه مورد تأئید ادارة کل ثبت احوال استان باشند

1ـ1) شرکت نمایندگان (اعضای علی?البدل) در هیأت‌ها منحصراً در صورت غیبت اعضای اصلی می‌باشد

2ـ1) غیبت اعضای اصلی در جلسات هیأت‌های حل اختلاف منحصراً در یکی از حالات استخدامی مانند مرخصی استحقاقی مرخصی استعلاجی یا مأموریت مجاز خواهد بود

3ـ1) اعضای اصلی هیأت های حل اختلاف به هر دلیل که پست سازمانی خود را از دست بدهند از عضویت هیأت ها حذف شده و فرد دیگری به جای آنها انتخاب خواهد شد

ـ2) با توجه به نظارت دفتر امور حقوقی بر کار هیأتهای حل اختلاف صدور احکام اعضای هیأت با نظر دفتر مزبور خواهد بود. لذا ادارات کل ثبت احوال استان ها باید فهرست مشخصات اعضای هیأتها (اعضای جدید) را طبق فرم شمارة یک ضمیمه دستورالعمل به دفتر امور حقوقی ارسال دارند.

1ـ2) مدیران کل ثبت احوال استان‌ها می‌توانند در اداراتی که فاقد کارمند مطلع و با تجربه می‌باشند عضو مطلع هیأت را از بین کارمندان مرکز استان یا شهرستان همجوار انتخاب و به دفتر امور حقوقی پیشنهاد نمایند.

2ـ2) دفتر امور حقوقـی نظر خود را جهت صدور احکام اعلام و موارد عدم موافقت را با ذکر علت جهت اقدام لازم به ادارات کل ثبت احوال استان‌ها اعلام می‌نماید.

3ـ2) ادارات کل ثبت احوال استان‌ها مکلفند رونوشت احکام صادره را به دفتر امور حقوقی ارسال دارند.

3) ادارات کل ثبت احوال استان‌ها مکلفند تخلفات اعضای هیأت‌ها را با ذکر موارد و اظهارنظر صریح پیرامون موضوع به هیأت تخلفات اداری اعلام و رونوشت آن را به دفتر امور حقوقی ارسال دارند.

4) هر گونه حکم یا ابلاغ توبیخ یا تنبیه که در مورد اعضای هیأت های اختلاف صادر می‌گردد مراتب باید به دفتر امور حقوقی اطلاع داده شود.

ب ـ تسلیم درخواست موارد ابلاغ ـ صدور تصمیم

1) روش درخواست رسیدگی از هیأت حل اختلاف

طبق مادة 2 آئین نامه طرز رسیدگی هیأت‌های حل اختلاف شروع به رسیدگی در هیأت‌ها محتاج به تسلیم گزارش مسئولین یا در خواست کتبی صاحبان اسناد سجلی یا اشخاص ذینفع یا قائم مقام قانونی (وصی ـ وارث) و یا نمایندة آنان ولی ـ قیم ـ وکیل) می‌باشد)

اشخاص مذکور مندرج در آئین‌نامه باید برگ درخواست فرم شمارة 2 پیوست را به ترتیب ذیل تکمیل و به دفتر هیأت حل اختلاف محل اقامت و یا محل صدور شناسنامة خود تسلیم و رسید دریافت نمایند.

در ردیف اول ، درخواست کننده، نام ، نام خانوادگی ، نام پدر ، شمارة شناسنامه ، محل صدور ، شغل و نشانی محل اقامت خود را می‌نویسد و چنانچه وکیل یا نمایندة قانونی درخواست رسیدگی نماید. در ردیف دوم باید به ترتیب نام ، نام خانوادگی، نام پدر،شمارة شناسنامه ، محل صدور ، شغل و نشانی محل اقامت خود را در ستون‌های مربوطه قید نماید. در ردیف سوم ذکر نام ادارة ثبت‌احوال محل صدور شناسنامه و در صورتیکه شخص یا اشخاص طرف واقع شوند قید مشخصات آنان نیز ضروری است.

ردیف چهارم مخصوص ذکر خواسته مورد نظر است و ردیف پنجم رونوشت یا فتوکپی دلایل و مدارکی که ارائة آن لازم است ذکر می‌شود. در ردیف ششم شرح مختصری باید در خصوص خواسته مورد نظر داده شود و درخواست کنندة ذیل برگ را در محل مخصوص امضاء می نماید. درخواست کنندگان باید برگ مربوط به درخواست را به زبان فارسی بنویسند

برگ درخواست و کلیة برگ‌های پیوست چنانچه به طرفیت اشخاص باشد در دو نسخه و در صورت تعدد طرف به تعداد آنها به علاوه یک نسخه تنظیم خواهد شد.

در صورتیکه درخواست به طرفیت ادارة ثبت احوال باشد در یک نسخه تنظیم می‌گردد دفتر هیأت حل اختلاف یک نسخه از درخواست و پیوست ها را در پروندة مخصوص که برای این منظور تشکیل می‌شود ، بایگانی نموده چنانچه بعداً نیز لوایحی در مورد درخواست و اصل گردد. آنها را پیوست پروندة مربوط می‌نماید.

چنانچه درخواست به وسیلة وکیل تسلیم شود وکالت‌نامة رسمی وکیل و در صورتیکه درخواست را قیم داده باشد ، فتوکپی یا رونوشت قیم نامه و یا بطور کلی رونوشت مدرکی که مشخص کنندة سمت متقاضی است باید پیوست درخواست باشد.

بدیهی است در صورتیکه مسئولین ثبت احوال از هیأت های حل اختلاف درخواست رسیدگی نمایند گزارش آنها باید مستدل و مشروح و متضمن موضوع درخواست بوده و عین مدارک به امضای مأمور یا نمایندة ثبت احوال یا مسئول بایگانی اسناد رسیده و فتوکپی یا رونوشت مدرکی که پیوست گزارش است باید از سوی امضاء کنندگان گزارش گواهی شده باشد.

1ـ1) نظر به اینکه تبصرة مادة 9 آئین نامه طرز رسیدگی هیأتهای حل اختلاف ناظر به مواقعی خواهد بود که تعیین وقت ضروری باشد. لذا در صورت آماده بودن پرونده برای رسیدگی ملحوظ نمودن مهلت پنج روز موضوعیت ندارد.

2ـ1) متقاضی می‌تواند ضمن یک درخواست اصلاح شناسنامة خویش را از جهات مختلف خواستار شود.

3ـ1) چنانچه درخواست توسط وکیل تسلیم گردد موضوع وکالت می باید به طور منجز و مشخص در آن قید شود. بطور مثال اصلاح شمارة شناسنامه از 2449 به 2469

2) روش ثبت درخواست رسیدگی از هیأت حل اختلاف

در دفتر مخصوص دفتر هیأت حل اختلاف باید بلا فاصله پس از دریافت گزارش یا درخواست چنانچه درخواست و ضمائم کامل باشد آن را در دفتر مخصوص « فرم شمارة 3 پیوست » ثبت و جهت رسیدگی و اتخاذتصمیم مقتضی به هیأت حل اختلاف تسلیم نماید.

یادآوری

- شمارة ثبت درخواست باید به ترتیب وصول آن در دفتر ثبت شود

- تاریخ ثبت درخواست با قید روز ، ماه ، سال به ترتیب ورود ثبت خواهد شد

- قید نام و نام خانوادگی درخواست کننده در ستون مربوط به آن

- موضوع درخواست به طور خلاصه و کلی در ستون مخصوص به آن قید می گردد

- مرجع رسیدگی که منظور از آن هیأت حل اختلاف محل صدور شناسنامة متقاضی می‌باشد

- خلاصه‌ای از تصمیم صادرة هیأت حل اختلاف که پس از صدور حکم در این قسمت درج می‌شود

- ذکر تاریخ صدور تصمیم به روز ، ماه ، سال در ستون مربوط

3) برگ رسید درخواست

دفتر هیأت حل اختلاف باید درخواست و برگ های پیوست را اخذ و پس از تطبیق یا رونوشت اسناد و مدارک یا اصل آن را گواهی نموده و در صورت کامل بودن درخواست و برگ های پیوست برابر فرم شمارة 4 پیوست رسید به متقاضی تسلیم نماید.

در برگ رسید درخواست به ترتیب باید نام و نام خانوداگی درخواست کننده و تاریخ ارائة برگة درخواست و نیز شماره ای که در دفتر ثبت شده نوشته و توسط مسئول دفتر هیأت امضاء شود.

4) روش تکمیل برگ ارسال درخواست رسیدگی

به ادارة ثبت احوال محل صدور شناسنامة درخواست کننده طبق تبصرة 4 آئین نامه چنانچه متقاضی درخواست خود را به غیر از محل صدور شناسنامة خود تسلیم نماید دفتر هیأت حل اختلاف بایستی درخواست و ضمائم را در صورتیکه کامل دانست درخواست را در دفتر مخصوص ثبت، و سپس آن را فوراً با ضمائم مربوطه طی فرم شمارة 5 پیوست جهت رسیدگی و اتخاذ تصمیم مقتضی به هیأت حل اختلاف محل صدور شناسنامه ارسال دارد.

5)صدور برگ اخطاریه و ابلاغ آن

دفتر هیأت حل اختلاف در صورت نیاز به تعیین وقت و صدور اخطاریه فرم ؋+اره 6 پیوست را دو نسخه تنظیم و طرف یا طرفین مربوطه را جهت ادای توضیح دعوت می‌نماید. ابلاغ در محل دفتر توسط دفتر و در خارج از محل دفتر هیأت توسط مأمور ابلاغ و چنانچه محل اقامت طرف اختلاف در قلمرو هیأت حل اختلاف دیگر باشد ابلاغ توسط دفتر یا مأمور ابلاغ همان اداره صورت می‌گیرد . ابلاغ وقت رسیدگی به طریقة مذکور در مادة 68 قانون آئین دادرسی مدنی انجام می‌شود.

6) روش اتخاذ تصمیم در هیأت حل اختلاف

هیأت حل اختلاف محل صدور شناسنامه در وقت رسیدگی باید پرونده را مطالعه و بررسی نموده و پس از ملاحظة اوراق و اسناد مربوطه و استماع توضیحات طرفین و درج آن در برگ صورت‌مجلس تصمیم هیأت حل اختلاف فرم شمارة 7 پیوست و اعلام ختم رسیدگی رأی لازم را با رعایت کلیة موارد قانونی لازم الاجرا و آئیـن نامه طـرز رسیدگی هیأت‌های حل اختلاف و دستور‌العمل‌های مربوط حداکثر ظرف 48 ساعت صادر نماید.

دفتر هیأت مکلف است خلاصة رأی را در دفتر ثبت درخواست قید و نسبت به ابلاغ آن (با قید تاریخ رؤیت) به درخواست کننده اقدام نماید نسخه‌ای از تصمیم به درخواست کننده تسلیم و نسخة دیگر ضمیمة پرونده امر خواهد شد. در صورتیکه درخواست از دفتر هیأت حل اختلاف محل اقامت متقاضی رسیده باشد دفتر هیأت حل اختلاف صادر کننده رأی بایستی تصمیم متخذه را به تعداد کافی برابر فرم شمارة 8 پیوست به دفتر هیأت مربوطه ارسال دارد.

دفتر مذکور باید پس از ثبت خلاصة تصمیم در دفتر ثبت درخواست رسیدگی دو نسخه تصمیم را به درخواست کننده ابلاغ نماید.نسخه‌ای از تصمیم به درخواست کننده تسلیم و نسخة دیگر به دفتر هیأت حل اختلاف صادر کننده تصمیم اعاده خواهد شد.

1-6- هرگاه هیأت در حین رسیدگی متوجه جعلیت اسناد ثبت احوال گردد باید رسیدگی را متوقف ساخته و پروندة امر را ضمن گزارش جامعی به رئیس ادارة ثبت احوال مربوطه اعلام تا برابر مفاد دستورالعمل نحوة اقدام در خصوص شناسنامه های جعلی و موارد استفاده از شناسنامة غیر به دادگاه صالحة محل اعلام شکایت گردد.

2-6- به منظور احتراز از صدور آراء خلاف ، هیأت های حل اختلاف می بایست در مواجه با پرونده‌هایی که دارای ابهام می باشد. قبل از اتخاذ تصمیم ، پرونده را جهت اظهار نظر به ادارة کل ثبت احوال استان متبوع ارسال نمایند ادارات کل ذیربط با بررسی کارشناسی رأسا یا عنداللزوم پس از استعلام از دفتر امور حقوقی سازمان نظریة مشورتی به هیأت حل اختلاف ادارة ثبت احوال مربوطه اعلام خواهند نمود. استعلامات مذکور شامل کلیة موارد منجمله تغییر نام ، مغایرت های راجع به اسناد سجلی و شناسنامه از لحاظ تاریخ ولادت خواهد بود.

یادآوری

- وصول یا عدم وصول لایحه از سوی هریک از طرفین مانع رسیدگی نمی باشد

- عدم حضور یک طرف مانع ادای توضیحات طرف دیگر و انجام رسیدگی نیست

- هیأت می‌تواند جلسة رسیدگی را با رضایت طرفین فقط یکبار به تأخیر اندازد و وقت رسیدگی جدیدی تعیین کند

- رأی به اکثریت 2.3 اعضاء ملاک اعتبار می باشد

- هیأت پس از امضای رأی حق تغییر آن را ندارد

- هیأت در صورتیکه رسیدگی به مورد اختلاف را در صلاحیت خود نداند باید رأی به عدم صلاحیت صادر کند

7) گزارش کارکرد هیأت ها

.هیأت ‌های حل اختلاف مکلفند کارکرد ماهانه خود را به ضمیمة نسخه‌ای از آراء صادره به ادارة کل ثبت احوال استان ارسال نمایند. ادارات کل ثبت احوال استان‌ها می‌باید آراء واصله از ادارات تابعه را بررسی نموده و در برخورد با موارد خلاف مطابق بند 3 این دستورالعمل اقدام نمایند.

8) اجرای تصمیم هیأت حل اختلاف

- اجرای تصمیم موکول به درخواست کتبی خواهد بود. در مواردیکه مشخصات والدین به موجب تصمیم هیأت حل اختلاف تعییر نموده باشد جهت اصلاح مشخصات مزبور در اسناد سجلی فرزندان نیاز به طرح مجدد در هیأت نخواهد بود بلکه با اخذ تصاویر برابر اصل تصمیم هیأت مربوطه و شناسنامة پدر و مادر بر حسب مورد (متضمن توضیحات مربوطه) اقدام خواهد شد.

- اجرای مقررة مذکور در خصوص فرزندان کبیر به درخواست خود آنان و در مورد فرزندان صغیر به درخواست پدر یا سرپرست قانونی و دستور ادارة ذیربط خواهد بود.

ج ـ راهنمای هیأت های حل اختلاف در تصمیم گیری

هیأت‌ها می‌توانند در صورت درخواست متقاضی و یا گزارش مسئولان ثبت احوال به موارد زیر رسیدگی و باتوجه به مستندات قانونی و ادلة اثبات دعوی اتخاذ تصمیم نمایند

ـ1) تصحیح هر نوع اشتباه در تحریر مندرجات اسناد ولادت و وفات بعد از امضاء سند و قبل از تسلیم شناسنامه یا گواهی ولادت و وفات (مستند بند ‹1› مادة 3 قانون ثبت احوال)

ـ2) تکمیل قسمتی از مشخصات در سند وفات که نامعلوم است. (موضوع مادة 29 قانون ثبت احوال)

ـ3) رفع اشتباهات ناشی از تحریر ضمن ثبت وقایع شامل اشتباهات در اسناد و دفاتر ثبت احوال مندرجات شناسنامه یا گواهی ولادت و وفات مستند بند 2 مادة 3) از قبیل اشتباه املائی در تحریر نام و نام خانوادگی فرضاً واژه های منیژه ، منیجه و زاهدی ، ظاهدی ذکر گردد)

ـ4) تکمیل اسناد ولادت و ثبت روز و ماه تولد ، انتخاب روز و ماه تولد در صورتیکه قدر متقنی وجود نداشته باشد با متقاضی است. در مواردیکه هیچگونه قرینه ای برای انتخاب روز ، ماه تولد در دست نباشد با توجه به امارات قانونی دیگر روز اول مهر ماه انتخاب خواهد شد.

ـ5) رفع اشتباهات ناشی از نقل مندرجات اسناد و اعلامیه ها و مدارک به دفاتر و اسناد فرضاً واقعة ازدواج صاحب سند شمارة 117 در اسناد سجلی شمارة 217 همان حوزه نقل گردد.

ـ6) ابطال اسناد و شناسنامه هایی که بیگانگان مورد استفاده قرار می دهند و طبق مادة 45 قانون ثبت احوال از سوی شوراهای تأمین شهرستان اعلام می گردد.

ـ7) ابطال اسناد مکرر

اگر برای شخصی دو یا چند سند سجلی تنظیم و شناسنامة صادره شده باشد در صورت احراز تعلق آنها به آن شخص ، متقاضی می تواند یکی از آنها را انتخاب و ابطال بقیه را درخواست نماید ، هیأت پس از رسیدگی رأی به ابطال آنها صادر خواهد نمود.

1ـ7)هرگاه اسناد توسط ادارات ثبت احوال مختلف تنظیم شده باشد مرجع صلاحیت دار هیأت حل اختلاف ادارة ثبت احوالی است که متقاضی درخواست ابطال اسناد تنظیمی و شناسنامة صادر آن را می‌نماید.

2ـ7) در این حالت درخواست باید به طرفیت ادارة ثبت احوال مرجع رسیدگی و ادارة ثبت احوال صادر کنندة شناسنامة انتخابی باشد.

3ـ7) چنانچه سند انتخابی خارج از سن مشمولیت و سند که درخواست ابطال آن گردیده در سن مشمولیت باشد رسیدگی بموضوع موکول به تعیین وضع مشمولیت صاحب اسناد از سوی حوزة وظیفة مربوطه خواهد بود.

ـ8)ابطال اسناد موهوم

اسناد ولادتی که صاحبان آن وجود خارجی ندارند و به منظورهای خاص تنظیم و شناسنامه صادر شده است موهوم بوده و ابطال آن در صلاحیت هیأت حل اختلاف می باشد.

ـ9) اشتباه در ثبت جنس

رسیدگی و دستور تصحیح اشتباه در ثبت جنس صاحب سند . مثال صاحب سند از طبقة اناث است لکن در اسناد یا شناسنامه کلمة خانم خط خورده و بالعکس

ـ10) تغییر نام های ممنوع

.تغییر نام های ممنوع و حذف کلمات زائد غیر ضروری از نام اشخاص مطابق مفاد دستورالعمل مربوط به تغییر نام مصوب شورای عالی ثبت احوال

ـ11) حذف کلمات غیر ضروری

حذف کلمات غیر ضروری و ناشی از اشتباه و حذف کلمات زائد در اسناد سجلی مانند : مرحومه ، مرحوم میرزا ، خان

د ـ مستند قانونی و ادلة ثبت دعوی در هیأت های حل اختلاف مستند قانونی هیأت‌های حل اختلاف بندهای مختلف مادة 3 قانون (بنا به مورد) و ادلة اثبات دعوی در هیأت‌ها عبارتند از

ـ1) شناسنامه

ـ2) اسناد و دفاتر سجلی

ـ3)سایر اسناد و مدارک رسمی

ـ4)اقرار نامة رسمی

.از تاریخ ابلاغ این دستورالعمل کلیة بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌هایی که مغایر با آن باشد ملغی و بلا اثر خواهد بود.

دستورالعمل اجرائی ماده 34 قانون ثبت احوال

تاریخ: 83.1.29 شماره : 27/ش/ع

اداره کل ثبت احوال استان

سلام علیکم

یک نسخه دستور العمل ماده 34 قانون ثبت احوال مصوبه جلسه 81.8.29 شورایعالی ثبت احوال جهت اطلاع و ابلاغ به ادارات تابعه به پیوست ارسال میگردد . مقتضی است ضمن نظارت بر حسن اجرای دستور العمل مذکور وصول آن را نیز به دبیرخانه شورایعالی اعلام فرمائید .

سید محمدرضا آیت الهی معاون وزیر کشور و رئیس سازمان ثبت احوال

مقدمه

1) افشای اطلاعات مذکور در دفاتر ثبت کل وقایع و اسناد سجلی جز برای صاحب سند و مقامات قضایی ودولتی ذیصلاح ممنوع است (ماده 34 ق.ث. ا مصوب تیر ماه 1355 و اصلاحی سال1363 )


ـ اطباء و جراحان و ماماها و دارو فروشان و کلیه کسانیکه به مناسبت شغل یا حرفه خود محرم اسرار می‌شوند هر گاه در غیر از موارد قانونی ، اسرار مردم را افشا کنند به سه ماه و یک روز تا یکسال حبس و یا به یک میلیون و پانصد هزار ریال تا شش میلیون ریال جزای نقدی محکوم می شوند . (ماده 648 قانون مجازات اسلامی)

الف ـ اشخاص و مقامات مجاز به دریافت اطلاعات مذکور در دفاتر ثبت کل وقایع و اسناد سجلی

1) صاحب سندی که دارای اهلیت قانونی باشد یا وکیل یا نماینده یا قائم مقام قانونی او

2) مراجع قضائی: دادسراها و دادگاهها نظیر : عمومی، انقلاب ، نظامی ، ویژه روحانیت و ... و دیوانعالی کشور ، دیوان عدالت اداری و امور سرپرستی دادگستری

3) نیروی انتظامی شامل نواحی، مناطق ، ادارات کل ، ادارات ذیربط

تبصره ـ کلانتریها و پاسگاههای نیروی انتظامی حسب دستور مقام قضایی مجاز به دریافت اطلاعات اسناد سجلی می باشند.

4) آن دسته از مقاماتیکه بموجب قانون موضوعی مربوط به صاحبان اسناد سجلی نزد آنها مطرح بوده و اتخاذ تصمیم در آن زمینه احتیاج به مطالعه و ملاحظه اسناد سجلی و یا دریافت مشخصات سجلی آنان داشته باشد مانند شورای نگهبان ، سازمان بازرسی کل کشور ، ادارات اطلاعات ، ثبت اسناد ، وظیفه عمومی ، اقتصاد و دارائی ، سجلات وزارت امور خارجه ، فرمانداریها در امر انتخابات ، واحدهای حفاظت و اطلاعات و حراستهای مراکز استانها


تبصره 1ـ ‌ادارات کل ثبت احوال موظفند در مواردیکه مقاماتی بجز مقامات مذکور دربند 4 تقاضای دریافت اطلاعات سجلی را می‌نمایند پس از اخـذ مستندات قانونی تقاضـا و پاسخگوئی به آن ، تصویر مستندات مزبور را فقط یکبار جهت اطلاع به اداره کل حقوقی سازمان ارسال نمایند.

تبصره 2ـ دفاتر اسناد رسمی و دفاتر ازدواج و طلاق از مراجع ذیصلاح در ماده 34 محسوب نخواهند شد در صورت نیاز می توانند از طریق اداره ثبت اسناد ذیربط تقاضا نمایند.

تبصره 3ـ درخواست تأیید اصالت شناسنامه هایی که از مراجع رسمی به ادارات ثبت احوال ارجاع می‌گردد مشمول این دستورالعمل نخواهد بود و برابر روش جاری اقدام می شود.

ب ـ نحوه اقدام و پاسخگویی به استعلامات

1) چگونگی استعلام : ادارات ثبت احوال سراسر کشور باید با مراجع استعلام کننده هماهنگی نمایند که تقاضاهای استعلام اطلاعات اسناد سجلی مطابق نمونه شماره 1 و با امضاء بالاترین مقام یا شخص مجاز از طرف وی تنظیم و ارسال گردد.

2) نحوه پاسخگویی : ادارات ثبت‌ احوال با مراجعه به اطلاعات پایگاه و بایگانی اسناد سجلی اطلاعات درخواستی را استخراج و برابر نمونه شماره 2 به مرجع درخواست کننده ارسال خواهند نمود.

3) اداره کل انتخابات از شمول این بند مستثنی است و پاسخگویی به استعلامات اداره مذکور مطابق فرمهای مربوط صورت خواهد گرفت

4) ادارات ثبت احوال می‌باید آمار استعلامات مذکور را در کارکرد ماهانه خود منظور نمایند.

ج ـ این دستورالعمل در جلسه مورخ 81.8.29 شورایعالی ثبت احوال به تصویب رسیده و از تاریخ ابلاغ آن، کلیه دستورالعملها و اطلاعیه‌های صادره که در مقام اجرا معارض این دستورالعمل می‌باشند ملغی و بلااثر خواهند بود.

دستورالعمل اجرائی صدور کارت شناسائی ملی

1) برای اطلاع ، به دستورالعمل اجرائی که به استانها و ادارات تابعه ابلاغ گردیده مراجعه شود.
2) مواردی چند از دستورالعمل اجرائی درخواست صدور کارت شناسائی ملی مجدد به همراه فرمهای مربوطه که در پایان این قسمت می‌آید.
قانون الزام اختصاص شمارة ملی و کد پستی برای کلیة اتباع ایرانی

(مصوب مجلس محترم شورای اسلامی ایران شماره 193/ق ـ 76.3.5)

ماده 1ـ وزارتخانه‌های کشور و پست و تلگراف و تلفن موظفند با رعایت قوانین و مقررات ، برای کلیة اتباع ایرانی شمارة ملی و کدپستی اختصاص دهند.

ماده 2ـ کلیة اشخاص حقیقی و حقوقی ، وزارتخانه‌ها ، سازمانها ، شرکت‌ها و مؤسسات دولتی و وابسته به دولت ، دانشگاه‌ها ، بانک‌ها ، شهرداری‌ها.نهادهای انقلاب اسلامی و نیروهای مسلح جمهوری اسلامی ایران و شرکت‌ها و مؤسساتی که شمول قانون بر آنها مستلزم ذکر نام است موظفند از شماره ملی و کدپستی ده رقمی که توسط سازمان ثبت احوال کشور و در قالب کارت شناسائی و با همکاری شرکت پست جمهوری اسلامی ایران برای شناسائی افراد ، اشخاص و محل کار یا سکونت آنها حسب مورد اختصاص خواهد یافت تبعیت نموده و بکار گیرند.

ماده 3ـ کارت یاد شده در مادة فوق بعنوان سند شناسائی اتباع ایرانی و مشمول کلیة احکام حقوقی و کیفریمربوط است و باید همیشه همراه صاحب آن باشد.

تبصره ـ دارندة کارت در صورت تغییر محل سکونت یا کار خود ، باید مراتب را در اولین فرصت ممکن به سازمان ثبت احوال کشور اطلاع دهد.

ماده 4ـ صدور هر گونه کارت شناسائی اداری یا صنفی یا گواهینامة رانندگی و مشابه آنها ، بدون درج شمارة ملیو کد پستی ممنوع است.

تبصره ـ کارت های شناسائی اداری ، صنفی یا گواهینامة رانندگی و مشابه آنها که قبل از تصویب واجرای این قانون صادر شده‌اند تا زمانی که شرایط برای تعویض آنها به شکل جدید فراهم نگردیده معتبر خواهند بود.

ماده 5 ـ دولت موظف است هزینه های اجرای طرح شمارة ملی و کدپستی را در بودجة دستگاه‌های اجرائی مربوط پیش بینی نماید.

ماده 6 ـ آئین نامة اجرائی این قانون توسط وزارتخانه های کشور و پست و تلگراف و تلفن ظرف مدت 2 ماه تهیه و به تصویب هیأت وزیران خواهد رسید.

قانون فوق مشتمل بر شش ماده و دو تبصره در جلسة علنی روز چهارشنبه مورخ هفدهم اردیبهشت ماه1376 مجلس شورای اسلامی تصویب و در تاریخ 1376.2.24 به تأئید شورای نگهبان رسیده است.
علی اکبر ناطق نوری رئیس مجلس شورای اسلامی
آئین‌نامة اجرائی قانون الزام اختصاصی شمارة ملی و کدپستی برای کلیة اتباع ایرانی (مصوب هیأت محترم وزیران)
هیأت وزیران در جلسة مورخ 1378.12.1 بنا به پیشنهاد مشترک شمارة 1/6331 ـ1378.6.16 وزارتخانه‌های کشور و پست و تلگراف و تلفن و سازمان‌های برنامه و بودجه و امور اداری و استخدامی کشور و به استناد مادة 6 قانون الزام اختصاص شمارة ملی و کد پستی برای کلیة اتباع ایرانی مصوب 1376 آئین‌نامة اجرائی قانون یاد شده را به شرح زیر تصویب نمود.

« آئین نامة اجرائی قانون الزام اختصاص شمارة ملی و کد پستی برای کلیة اتباع ایرانی »

ماده1ـ در این آئین نامه اصطلاحات و واژه های زیر در معانی مشروح مربوط به کار می‌روند:

الف ـ سازمان : سازمان ثبت احوال کشور

ب ـ شرکت : شرکت پست جمهوری اسلامی ایران

پ ـ قانون : قانون الزام اختصاص شمارة ملی و کد پستی برای کلیة اتباع ایرانی مصوب 1376

ت ـ شمارة ملی : عددی است ده رقمی و منحصر به فرد که توسط سازمان برای هر فرد ایرانی تعیین و به وی اختصاص داده می‌شود.

ث- کد پستی : عددی است ده رقمی و یگانه که توسط شرکت تنها برای شناسائی هر مکان تعیین و به آن اختصاص داده می‌شود.

ج ـ محل سکونت : مکانی است که شخص اظهار می‌دارد که در آنجا زندگی می‌کند.

چ ـ کارت شناسائی ملی : سند شناسائی اتباع ایرانی است که توسط سازمان صادر می‌شود و در آن مشخصات فردی شمارة ملی و کد پستی محل سکونت دارندة کارت درج می‌شود.

ماده 2ـ کلیة افراد بالای 15 سال سن موظفند پس از اعلام سازمان با در دست داشتن مدارک لازم و برابر زمان بندی برای دریافت و تکمیل فرم درخواست کارت شناسائی خویش اقدام نمایند.

تبصره ـ اعتبار اولین کارت شناسائی ملی از تاریخ صدور به مدت 7 سال است. تغییر اعتبار در دوره‌های بعد بنا به پیشنهاد وزارت کشور و تصویب هیأت وزیران خواهد بود.

ماده 3ـ صاحب کارت مکلف است با تغییر محل سکونت یا تغییر هر یک از اقلام اطلاعاتی کارت شناسائی یا پایان مدت اعتبار کارت نسبت به تعویض کارت شناسائی ملی خود اقدام نماید.

تبصره ـ با ثبت واقعه وفات هر فرد ، کارت شناسائی متوفی باطل و از درجه اعتبار ساقط می‌شود.

ماده4ـ کلیة دستگاه های موضوع مادة 2 قانون موظفند پایگاه‌های اطلاعات خود را به نحوی سامان دهند که هر فرد با شمارة ملی و کدپستی در کلیة سیستم‌های اختصاصی مربوط شناخته شود.

تبصره ـ پایگاه اطلاعات جمعیت سازمان تنها مرجع رسمی اطلاعات افراد به شرح موضوع مادة 5 این آئین نامه است.

ماده 5ـ سازمان مکلف است نسبت به ابلاغ اطلاعات فردی افراد تحت پوشش دستگاه متقاضی مشتمل بر نام و نام خانوادگی، نام پدر ، شمارة شناسنامه ، محل صدور ، تاریخ تولد ، سریال شناسنامه ، شمارة ملی و کد پستی بر اساس درخواست بالاترین مقام دستگاه اجرائی مربوط اقدام نماید.

تبصرة 1ـ سازمان موظف است نسبت به تحویل اطلاعات فردی از طریق رایانه و محیط‌های مغناطیسی و یا بر اساس روشهائی که به تصویب هیأت موضوع مادة 14 این آئین‌نامه می‌رسد، اقدام نماید.

تبصرة 2ـ اولویت تحویل اطلاعات فردی و کدپستی به دستگاه های اجرائی توسط هیأت موضوع مادة 14 این آئین نامه تعیین می‌شود و حداکثر تا 6 ماه پس از لازم الاجرا شدن این آئین نامه تحویل اطلاعات فردی و کدپستی به کلیة دستگاه های موضوع مادة 2 قانون لازم الاجراست.

مادة 6 ـ کلیة دستگاه های موضوع مادة 2 قانون موظفند یک سال پس از لازم الاجرا شدن این آئین‌نامه ، نسبت به درج شمارة ملی و کدپستی در هر گونه کارت شناسائی اداری یا صنفی یا گواهینامه رانندگی و موارد مشابه اقدام نمایند.

ارائة خدماتی که نیاز به کسب اطلاعات فردی دارد موکول به اخذ شمارة ملی و کد پستی از متقاضیان است.

مادة 7ـ به منظور تسریع در ابلاغ شمارة ملی و کدپستی و رفع مغایرتهای احتمالی ، قبل از صدور کارت شناسائی ملی سازمان موظف است با همکاری شرکت ظرف سه ماه شمارة ملی و کد پستی را از طریق کارت یا نامة رسمی ، حاوی مشخصات فردی شامل شمارة ملی ، نام ، نام‌خانوادگی ، نام پدر و کدپستی ابلاغ نماید.

تبصره ـ سازمان برنامه و بودجه نسبت به تأمین اعتبار اجرای این ماده اقدامهای لازم را به عمل خواهد آورد.

مادة 8 ـ کلیة وزارتخانه ها ، سازمانها ، شرکت ها ، مؤسسات دولتی و عمومی مکلفند ظرف یک سال از تاریخ لازم الاجرا شدن این آئین نامه با همکاری شرکت نسبت به جایگزینی کد پستی با کد شناسائی اماکن متعلق به خود اقدام نمایند.

تبصره ـ شرکت موظف است اقدام‌های لازم را در زمینة بهنگام سازی اطلاعات کدپستی و ارائة آن به سازمان‌ها انجام دهد.

مادة 9ـ شهرداری‌ها و بخشداری‌های سراسر کشور موظفند با همکاری شرکت طی سال اول برنامة سوم توسعة اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران ، نسبت به نصب پلاک‌های کدپستی ده رقمی در محل ورودی اماکن اقدام نمایند تا جایگزین پلاک‌های شناسائی موجود شود.

تبصره ـ شهرداری‌ها و بخشداری‌ها موظفند هر ماه تغییرات اماکن ، معابر و ساخت و ساز ساختمان‌ها را به ادارة پست محدودة فعالیت خود اطلاع دهند.

مادة 10ـ کلیة افراد حقیقی و حقوقی پس از اجرای مادة 8 این آئین نامه مکلفند در هنگام صدور هر نوع کارت ، سربرگ اوراق تبلیغاتی ، پروانه ، گواهینامه و موارد مشابه آن کد پستی ده رقمی را قید نمایند.

مادة 11ـ ادارات ثبت اسناد و املاک کشور ، دفترخانه‌های اسناد رسمی ، دفاتر ازدواج و طلاق ، بنگاه‌های معاملاتی و کلیة واحدهای ذیربط موظفند در هنگام تنظیم اسناد نسبت به درج شمارة ملی و کدپستی ده رقمی افراد ، متعاملین و مورد معامله در اسناد مربوط اقدام نمایند.

مادة 12ـ سازمان ثبت اسناد و املاک کشور موظف است ، جهت مکانیزه نمودن اطلاعات و اسناد ملکی و ایجاد پایگاه اطلاعات و اجرای طرح کاداستر ، شمارة ملی مالک یا مالکان و کدپستی ملک را به کار گیرد.

مادة 13ـ کلیة دستگاه های متقاضی شمارة ملی و کدپستی موظفند برابر نمونه‌هایی که به تصویب هیأت موضوع مادة 14 این آئین‌نامه می‌رسد ، هزینه های مربوط راپرداخت نمایند.

مادة 14ـ به منظور هدایت ، نظارت و تهیه زمان‌بندی اجرایی ، دستورالعمل‌ها و پیگیری موارد ذیربط در امر ابلاغ شمارة ملی، کد پستی و صدور کارت شناسایی ملی و پایگاه‌های اطلاعات فردی دستگاه‌ها ، هیأتی مرکب از نمایندگان تام‌الاختیار سازمان ثبت احوال کشور ، سازمان برنامه و بودجه ، شرکت پست جمهوری اسلامی ایران و سازمان امور اداری و استخدامی کشور به مسئولیت سازمان برنامه و بودجه تشکیل می شود.

تبصره ـ هیأت موضوع این ماده موظف است هر 3 ماه یک بار گزارش عملکرد این آئین‌نامه را به هیأت وزیران ارائه نماید.

دستورالعمل صدور کارت شناسائی ملی مجدد

کارت شناسائی ملی مجدد که از این پس کارت مجدد نامیده می شود به دلایل زیر وفق مقررات و مفاد این دستورالعمل برای تقاضا کننده صادر می شود.

ـ تغییر مشخصات سجلی کد 41

ـ تغییر نشانی کد 42

ـ مفقود شدن کد 43

ـ مستعمل شدن کد 44

الف ) صدور کارت مجدد به دلیل تغییر مشخصات سجلی

در مواردی که مشخصات سجلی تغییر می نماید ، ادارات ثبت احوال موظفند کارت شناسائی متقاضی را اخذ و اقدامات زیر را انجام دهند

1) تحویل شناسنامه جدید به متقاضی و راهنمائی وی جهت تهیه مدارک مورد نیاز صدور کارت مجدد

2)اخذ درخواست صدور کارت شناسائی ملی و مدارک لازم برابر مفاد دستورالعمل کارت شناسائی ملی و تسلیم رسید به متقاضی

تبصره 1 ـ در زمان تکمیل نمونه درخواست ، در محل مربوط به علت درخواست ، کد 41 (تغییر مشخصات سجلی) علامت گذاری خواهد شد

تبصره 2 ـ در صورت مفقود شدن کارت شناسائی ملی ، قبل از تحویل شناسنامه جدید ، برابر « بند ج » این دستورالعمل اقدام خواهد شد.

3) سوراخ کردن کارت شناسائی ملی اخذ شده از قسمت بالا و ارسال کارت به اداره کل استان برای امحاء

4) انجام اقدامات لازم برای صدور کارت مجدد برابر مفـاد دستورالعمل صـدور کارت شناسائی ملی و تحویل آن به متقاضی

ب ) صدور کارت مجدد به دلیل تغییر نشانی

در مواردی که بدلیل تغییر نشانی ، تقاضای صدور کارت مجدد می شود ، اداره ثبت احوال موظفند اقدامات زیر را انجام دهند.

: ـ1) اخذ درخواست صدور کارت مجدد به دلیل تغییر نشانی و مدارک لازم برابر مفاد دستورالعمل کارت شناسائی ملی و تسلیم رسید به متقاضی

تبصره ـ در زمان تکمیل نمونه درخواست در محل مربوط به علت درخواست ، کـد42 (تغییر نشانی) علامت گذاری خواهد شد.

2) انجام اقدامات لازم برای صدور کارت مجدد برابر مفاد دستورالعمل صدور کارت شناسائی ملی و تحویل آن به متقاضی

3) سوراخ کردن کارت شناسائی ملی اخذ شده از قسمت بالاو ارسال کارت به اداره کل استان برای امضاء

ج ) صدور کارت مجدد بعلت فقدان

1) متقاضیانی که کارت شناسائی ملی آنها مفقود شده باشد با در دست داشتن اصل شناسنامه به واحدهای ثبت احوال مراجعه و نسبت به اخذ و تکمیل نمونه گزارش (نمونه شماره 1) اقدام می نمایند.

تبصره ـ چنانچه کارت شناسائی ملی در یکی از دستگاههای دولتی مفقود شده باشد تأییدیه کتبی رئیس آن دستگاه جایگزین گزارش بوده و با دستور رئیس اداره اقدام لازم جهت صدور کارت مجدد بعمل آمده و در خصوص مفقود کننده کارت شناسائی ملی نیز پیگیری لازم صورت خواهد گرفت.

2) ادارات ثبت احوال ضمن کنترل مندرجات گزارش با اصل شناسنامه ، در صورت مطابقت مندرجات ، گزارش را در دفتر اندیکاتور ثبت نموده و سپس نمونه تقاضای صدور کارت مجدد را جهت تکمیل در اختیار متقاضی قرار خواهند داد.

3)اداره ثبت احوال دریافت کننده مدارک کارت شناسائی ملی برابر دستورالعمل اجرایی برای صدور کارت مجدد اقدام و رسید به متقاضی تسلیم می نماید.

تبصره 1 ـ در زمان تکمیل نمونه درخواست در محل مربوط به علت درخواست کد 43 (مفقودی) علامت گذاری می شود.

تبصره 2 ـ در صورت مفقود شدن شناسنامه ، متقاضی ابتدا نسبت به اخذ شناسنامه و سپس درخصوص تکمیل درخواست کارت مجدد اقدام خواهد نمود.

4)مسئول مربوط نسبت به درج شماره دفتر اندیکاتور در ستون ملاحظات فهرست درخواست کارت شناسایی ملی اقدام و گزارش را به نسخه دوم فهرست ضمیمه و بایگانی می نماید.

5) چنانچه در هر مرحله از فرایند صدور کارت مجدد ، کارت شناسائی ملی قبلی پیدا شود ، کارت مجدد به متقاضی تسلیم و کارت شناسائی ملی قبلی اخذ و برابر دستورالعمل امحاء کارتهای فاقد اعتبار امحاء می گردد.

د) صدور کارت مجدد بعلت مستعمل شدن

در مواردی که بدلیل مستعمل شدن کارت شناسائی ملی تقاضای صدور کارت مجدد می شود به شرح زیر اقدام خواهد شد

1) متقاضیانی که کارت شناسائی ملی آنان مستعمل گردیده با در دست داشتن اصل شناسنامه ، اصل کارت شناسائی مستعمل و سایر مدارک مورد نیاز صدور کارت شناسائی ملی ، به واحدهای ثبت احوال مراجعه و نسبت به اخذ و تکمیل تقاضانامه تعویض کارت شناسائی (نمونه شماره2) اقدام می نمایند.

2 ) ادارات ثبت احوال ضمن کنترل مدارک و تقاضانامه تعویض چنانچه علت تقاضا با کارت ارائه شده مطابقت داشته و جعل یا تحریفی در کارت شناسائی ملی صورت نپذیرفته باشد اقدامات بعدی را مطابق دستورالعمل صدور کارت شناسائی ملی بعمل آورده و رسید به متقاضی تسلیم خواهند نمود.

3) چنانچه در کارت ارائه شده جعل یا تحریف صورت گرفته و یا کارت متعلق به فرد دیگری باشد برابر مقررات ، تعقیب قانونی صورت خواهد پذیرفت.

تبصره ـ در زمان تکمیل نمونه درخواست ، در محل مربوط به علت درخواست ، کد 44 درج خواهد شد.

ـ4) کارتهای شناسائی مستعمل اخذ شده از قسمت بالا سوراخ و برای اجرای دستورالعمل امحاء کارتهای شناسائی باطله به اداره کل استان ارسال خواهد شد.

هـ ) کارتهای شناسائی ملی مفقود شده در ادارات ثبت احوال

چنانچه کارت شناسائی ملی صادره قبل از تسلیم به صاحبش مفقود شود یا به سرقت رود به شرح زیر اقدام می‌گردد.

1) رئیس اداره موظف است موضوع را بررسی و مراتب را صورت مجلس نموده و پرونده تشکیل شده حاوی

ـ گزارش سرقت یا فقدان

ـ صورت مجلس سرقت یا فقدان

ـ تصویر مدارک از تحویل و تحول کارت در مراحل مختلف

ـ نتیجه بررسی های مقامات انتظامی و امنیتی در صورت وجود

ـ اظهار نظر رئیس اداره

.را جهت اقدامات بعدی به اداره کل ثبت احوال استان متبوع خود ارسال نماید.

2) اداره کل ثبت احوال استان موظف است پرونده رسیده را بررسی و ضمن اظهار نظر در مورد متخلفین یا متساهلین مراتب را به اداره کل امور حقوقی سازمان ارسال و رونوشت نامه را به دفتر مرکزی حراست سازمان و هیأت بدوی رسیدگی به تخلفات اداری ارسال نماید.

3)مدیر کل استان موظف است همزمان با ارسال پرونده به اداره کل امور حقوقی نسبت به صـدور دستور ابطال سابقه صدور کارت شناسایی مفقود شده در سیستم و صدور کارت شناسایی جدید برای متقاضی اقدام نماید.

4) اداره ثبت‌احوال ذیربط به محض وصول کارت شناسائی ملی آن را به صاحبش تحویل خواهد داد.

5) در صورتیکه پس از صدور کارت مجدد ، کارتهای مفقود شده یا به سرقت رفته پیدا شود اداره ثبت احوال مربوط مراتب را از طریق اداره کل متبوع به اداره کل امور حقوقی سازمان منعکس و پس از اعلام نظر اداره کل امور حقوقی نسبت به امحاء کارتهای شناسائی ملی پیدا شده برابر دستورالعمل های مربوط اقدام می نماید.

تبصره ـ چنانچه قبل از ابطال اینگونه کارتها در سیستم ، کارت مفقود یا سرقت شده پیدا شود ، مراتب به اداره کل استان جهت جلوگیری از ابطال کارت اعلام و سپس کارت پیدا شده به متقاضی تحویل می‌گردد.

6) رسیدگی به وضعیت کارتهای مفقود یا سرقت شده قبل از ارسال به اداره مربوط در اداره کارت شناسائی مرکز نیز تابع این دستورالعمل خواهد بود. اداره کارت شناسائی جایگزین اداره ثبت احوال شهرستان و اداره کل خدمات ماشینی جایگزین اداره کل استان خواهد شد.

7) صدور کارت شناسائی جدید نیاز به اخذ مدارک مجدد از جمله فیش بانکی ندارد.

و ) کارت های شناسائی ملی پیدا شده توسط مردم کلیه کارتهای شناسائی ملی پیدا شده توسط مردم باید در اسرع وقت تحویل نزدیکترین اداره ثبت احوال محل اقامت آنها گردد در این زمینه ادارات موظفند به طریق مقتضی برای افراد جامعه اطلاع رسانی نمایند.

1) ادارات ثبت احوال موظفند کارتهای شناسائی ملی رسیده را لیست نموده و در پایان هر ماه به اداره کل متبوع خود ارسال نمایند.

2) ادارات کل ثبت احوال استانها نیز در پایان هر ماه نسبت به امحاء کارتهای شناسائی ملی پیدا شده همانند دستورالعمل شناسنامه‌های مکشوفه اقدام می‌نمایند.

دستورالعمل اجرائی الصاق عکس به شناسنامه

تاریخ : 25.3.82 شماره : 14/ش/ع


سلام علیکم

یک نسخه دستورالعمل اجرائی « نحوه الصاق عکس به شناسنامه » مصوبه مورخ 24/2/82 شورای‌عالی ثبت احوال جهت اطلاع و ابلاغ به ادارات تابعه به پیوست ارسال می‌گردد . مقتضی است ضمن نظارت بر حسن اجرای دستورالعمل مذکور دستور فرمائید وصول آن را نیز به دبیرخانه شورای عالی اعلام نمایند.

سید محمدرضا آیت الهی معاون وزیر و رئیس سازمان و رئیس شورای عالی ثبت احوال


دستورالعمل الصاق عکس

الصاق عکس به شناسنامه و اسناد سجلی افرادی که سن آنان «پانزده » سال تمام و بالاتر باشد طبق این دستورالعمل انجام خواهد شد.

1)مستند قانونی

تبصره ماده 36 قانون ثبت احوال:شناسنامه های نمونه جدید افرادیکه به سن 15 سال تمام شمسی می‌رسند باید ملصق به عکس همان سال و اثر انگشت کلاسمانانگشت نگاری صاحب آن باشد.

2) مدارک مورد نیاز

الف ـ اصل شناسنامه

ب ـ 3 قطعه عکس 4×3 تمام رخ سیاه و سفید یا رنگی با زمینه کاملاً روشن بدون عینک (جز در مورد نابینایان(

ج ـ عکس بانوان باید با حجاب اسلامی بوده و گردی صورت کاملاً مشخص باشد.

د ـ اصل و تصویر مدارک و گواهی معتبر عکسدار از مراکز آموزشی رسمی یا اداره گذرنامه.

هـ ـ اصل فیش بانکی دائر بر پرداخت هزینة مربوط.

2-1) در صورت عدم امکان ارائه مدارک معتبر موضوع بند (د) احراز هویت با تأیید اشخاص زیر طبق نمونه شماره (1) امکان پذیر خواهد بود.

الف ـ کارکنان شاغل یا بازنشسته قوای سه گانه ، نهادهای انقلاب اسلامی ، نیروهای مسلح ، شرکتهای دولتی و بانکها با ارائه کارت شناسائی معتبر عکسدار

ب ـ کسبه با پروانه معتبر کسب

تبصره ـ نمونه های تکمیل شده در پایان هرسال به عنوان دفتر احراز هویت تجلید و نگهداری خواهد شد.


2ـ2) در مواردیکه شرایط مندرج در بند1-2 فراهم نباشد متقاضی جهت احراز هویت طبق نمونه شماره (2) به نیروی انتظامی یا شورای اسلامی روستای محل سکونت معرفی می شود تا علاوه بر تأیید مشخصات متقاضی ظهر دو قطعه عکس صاحب شناسنامه را طبق نمونه شماره (3( گواهی نمایند.

تبصره ـگواهی احراز هویت و تأیید عکس توسط شورای اسلامی صرفاً با امضاء رئیس و مهر شورا معتبر خواهد بود.

3)بررسی مدارک و تنظیم درخواست

الف ـ اشخاص پس از رسیدن به پانزده سال تمام شمسی شخصاً مراجعه و تقاضای خود را طبق نمونه شماره (4) در حضور مأمور ثبت احوال تکمیل و پس از امضاء و یا اثر انگشت تحویل مسئول مربوط می نمایند.

ب ـ اخذ درخواست الصاق عکس افراد بین 15 تا 18 سال مانع پذیرش درخواست از طرف ولی یا قیم و یا امین آنان نخواهد بود.

ج ـ الصاق عکس به شناسنامه متقاضیان در طول سالی که به سن پانزده سالگی می‌رسند بلامانع است.

د ـ مأمور ثبت احوال ضمن بررسی مدارک ارائه شده و تطبیق مشخصات درخواست کننده با مندرجات شناسنامه ، عکسها را با قیافه صاحب عکس مطابقت می نماید.

هـ ـ در صورت صحت مراتب فوق ، دو برگ نمونه شماره (5) توسط مسئول مربوط تکمیل و به امضاء رئیس اداره یا جانشین او خواهد رسید .

4) الصاق عکس به شناسنامه

الف ـ رؤسـای ادارات موظفند پس از بررسـی مجـدد مدارک یـاد شـده یک قطعه عکـس به شناسنامه الصاق و به مهر اداره مربوط (اداره محل مراجعه درخواست کننده) ممهور نمایند.

ب ـ نسخه اول نمونه شماره (5) همراه با یک قطعه عکس درخواست کننده به اداره ثبت احوال محل صدور شناسنامه بمنظور الصاق عکس به سند سجلی ارسال می‌شود.

تبصره ـ رؤسای ادارات می‌توانند انجام وظیفه فوق را در صورت ضرورت به معاون یا دیگر کارکنان ذیربط واگذار نمایند.

ج ـ نسخه دوم نمونه شماره (5) بهمراه یک قطعه عکس و مدارک مربوط ضمیمه برگ درخواست نمونه شماره (4) شده و در بایگانی اداره نگهداری می‌شود.

5) الصاق عکس به سند سجلی

الف ـ اداره محل صدور شناسنامه پس از وصول نمونه شماره (5) و عکس ، اسناد مربوطه را بررسی و در صورت مطابقت مشخصات درخواست کننده مندرج در نمونه با سند سجلی نسبت به الصاق عکس به سند و ممهور نمودن آن به مهر بایگانی اقدام و نمونه مربوط را با ضمائم آن بایگانی می نماید. نام خانوادگی مأمور در کنار عکس درج و توسط وی امضاء خواهد شد.

ب ـ در صورت مغایرت مشخصات و یا پیدا نشدن سند مراتب جهت اقدام لازم به اداره درخواست کننده اعلام می گردد.

6) الصاق عکس به شناسنامه ایرانیان مقیم خارج از کشور

- در خصوص الصاق عکس به شناسنامه ایرانیان مقیم خارج از کشور مفاد این دستورالعمل به استثناء بند 2-2 از طریق نمایندگیهای جمهوری اسلامی ایران اجرا خواهد شد.


7) الصاق عکس به گواهی ولادت اتباع خارجه

الف ـ الصاق عکس به گواهی ولادت اتباع خارجه که سن صاحب آن به 15 سال تمام شمسی رسیده باشد بلا اشکال است.

ب ـ عکس متقاضی در صدر گواهی ولادت و ذیل تاریخ صدور الصاق خواهد شد.

8)سایر مـوارد

الف ـ الصاق عکس به شناسنامه های مخدوش ، جعلی ، پاره شده و آب دیده ، ممنوع و قبل از الصاق عکس می باید وفق مقررات مربوط رسیدگی و اقدام گردد.

ب ـ الصاق عکس به تصویر یا رونوشت شناسنامه و شناسنامه نمونه قدیم ممنوع است

ج ـ چنانچه شناسنامه یکبار عکسدار شود و عکس الصاقی از آن به هر عللی جدا یا مفقود گردد الصاق آن عکس و یا عکس جدید به شناسنامه ارائه شده ممنوع و در اینگونه موارد می‌باید وفق دستورالعمل صدور شناسنامه مجدد اقدام گردد.

د ـ با توجه به تعدد مهر در واحدهای اجرائی، ادارات ثبت احوال موظفند در امر الصاق عکس فقط از مهر سجلی استفاده نمایند.

هـ ـ سازمان ثبت احوال می‌تواند از همکاری کارکنان وزارت آموزش و پرورش در جهت دریافت تقاضای الصاق عکس به شناسنامه دانش آموزان استفاده نماید.

و ـ الصـاق عکس به اسـناد و شناسنامه‌ها باید بگونه‌ای باشد که نقش مهر موجب ناخوانائی قسمتی از مندرجات شناسنامه یا سند و یا عدم شناسائی صاحب آن نگردد.

ز ـ با ابلاغ این دستورالعمل کلیه دستورالعملها و بخشنامه‌ها و اطلاعیه‌های سجلی مغایر در خصوص الصاق عکس به شناسنامه و اسناد سجلی ملغی و بلا اثر اعلام می‌گردد.

دستور العمل ها، قوانین و بخشنامه های حل اختلاف

ماده 3 قانون ثبت احوال در خصوص هیاتهای حل اختلاف می باشد که مرکب از رئیس اداره ،مسئول بایگانی یا معاونین،یکی از کارمندان مطلع با

.انتخاب ثبت احوال استان می باشد

:حدود وظایف هیاتهای حل اختلاف

ـ1) تصحیح هر نوع اشتباه

ـ1ـ1) اشتباه در تحریر مندرجات سند ولادت و وفات بعد از امضاء سند توسط متقاضی و مامورمربوطه قبل از تسلیم شناسنامه و گواهی وفات

ـ2ـ1) تکمیل سند از حیث مشخصات نامعلوم

:ـ2) رفع اشتباهات

.ـ1ـ2) رفع اشتباهات ناشی از تحریر هنگام ثبت وقایع

.ـ2ـ2) رفع اشتباهات هنگام ثبت اعلامیه ها و انتقال اطلاعات به دفاتر ثبت کل وقایع و سایر دفاتر

.ـ3) ابطال اسناد و شناسنامه هائیکه بیگانگان مورد استفاده قرار داده اند(پس از پیگیری قضائی)

ـ4) ابطال اسناد مکرر و موهوم(برابر ماده44 قانون ثبت احوال در صورتی که افراد استفاده کننده از شناسنامه مکرر ودریافت کنندگان شناسنامه

.(موهوم شخصاً موضوع را به اطلاع اداره برسانند از تعقیب و مجازات معاف می شوند در غیر اینصورت برابر ماده 48و49 تعقیب و مجازات خواهند شد

اسناد مکرردرصورتی از طریق هیات باطل می گردند که کلیه مندرجات دو شناسنامه اعم از تاریخ تولد، نام، نام خانوادگی،مشخصات پدرو

مشخصات مادر یکسان باشنددر غیر این صورت از طریق دادگاه اقدام می گرددو انتخاب شناسنامه برای استفاده با متقاضی می باشد.برای

..اسناد موهوم جهت جلوگیری از ابطال شناسنامه افراد در قید حیات پس از انجام تحقیقات لازم وپیگیری کیفری اقدام می گردد

.ـ1ـ4) تصحیح اشتباه در ثبت جنسیت صاحب سند

.ـ2ـ4) تغییر نامهای ممنوع(برابر کتابچه اسامی ممنوعه و قابل تغییر)

ـ5) حذف کلمات زائد ،غیرضروری و یا ناشی از اشتباه در اسناد سجلی اشخاص(کلمات زائد مثل حاجی ،کربلائی، مشهدی و ....)(کلمات

.(غیر ضرور مثل القاب،عناوین و.......) (ناشی از اشتباه مثل غلط املائی زهرابه شکل ظهرا نوشته شده

تصحیح هرنوع اشتباه در تحریر مندرجات سند ولادت و وفات اگر قبل از امضاءمتقاضی و مامور باشد در قسمت توضیحات توضیح لازم درج

. و ذیل توضیح توسط متقاضی و مامور امضاءمی گردد

رسیدگی به شکایت افراد ذینفع از تصمیمات هیات حل اختلاف و سایر دعاوی مربوط به اسناد ثبت احوال با دادگاه محل اقامت متقاضی

. می باشد و مهلت شکایت از تصمیم هیات ده روز از تاریخ ابلاغ می باشد

هرگاه سند در ایران تنظیم و ذینفع در خارج از کشور باشد رسیدگی به شکایت مربوط به سند با دادگاه محل صدور می باشد و اگر محل تنظیم

.سند و اقامت هر دو خارج از کشور باشد رسیدگی به شکایت در خصوص سند با دادگاه شهرستان تهران است

(طرز رسیدگی هیاتهای حل اختلاف (آئین نامه مصوب سال 1356.(ـ1) رسیدگی به اختلافات اسناد به عهده محل صدور شناسنامه می باشد.(ماده1

.(ـ2) اگر محل صدور سندخارج از کشور باشدرسیدگی به اختلاف با ثبت احوال امورخارجه می باشد(تبصره

.)ـ3) شروع رسیدگی منوط به درخواست مسئولین مربوطه و یا درخواست صاحب سند، قائم مقام قانونی یا نماینده شخص می باشد(ماده2

.(ـ4) درخواست می بایست در برگهای مخصوص نوشته شودوباید حاوی اطلاعات سجلی ، اقامتی شخص باشد(ماده3-4

ـ5) در صورتی که شخص درخواست خود را در محلی به غیر از محل صدور شناسنامه تکمیل نماید اداره دریافت کننده درخواست رادر دو نسخه

.(تکمیل وبه محل صدور ارسال می نمایدو اگر در محلهای صدور تعدد باشد به تعداد نسخ درخواست اضافه می گردد(تبصره-ماده5

.(ـ6)در صورتی که درخواست توسط قیم یا وکیل داده شود می بایست قیم نامه یا وکالتنامه ضمیمه مدارک گردد(ماده6

.(ـ7) پس از وصول درخواست رسیدگی موضوع می بایست در دفتر مخصوص به هیات حل اختلاف ثبت گردد(ماده7

.(دفتر فوق همه ساله از شماره 1 شروع ودر پایان سال بسته می شود)

ـ8) اگر مسئولین ثبت احوال از هیات تقاضای رسیدگی نمایند باید گزارش آنان مستدل و مشروح و موضوع آن مشخص با شد ورونوشت مدارک

.(پیوستی توسط گزارش کنندگان امضاء شده باشدوعین مدارک به امضاء مامور ،نماینده ثبت احوال یا مسئول بایگانی اسناد نیز برسد(ماده8

ـ9) با توجه به تسریع در کار متقاضی اگر درخواست در محل صدور شناسنامه داده شود مراحل مربوط به ابلاغ که در آئین نامه پیش بینی

.(گردیده طبق بند 1-1 دستورالعمل هیاتهای حل اختلاف انجام نمی گردد(ماده 9-10-11-12-13-14-15-16-17

.(واعضاء موضوع مورد درخواست را بررسی ونسبت به خواسته متقاضی رسیدگی وسپس به انشاء رای می پردازند(ماده18

.(ـ10) آرای صادره باید مستدل ومشروح باشد(تبصره

.(ـ11) هیات پس از امضاء آرا حق تغییر آن را ندارد(ماده19

ـ12) اگردرهنگام رسیدگی هیات متوجه جعلیت اسناد ثبت احوال گردید موضوع را با تهیه گزارش جامعه به اداره کل ارسال و اداره کل آن را

.(به مرکز ارسال می نماید(ماده20

.(ـ13) رای صادر شده می بایست به متقاضی ابلاغ ورسید دریافت گردد(ماده22

.ـ14) اجرای تصمیم موکول به درخواست کتبی خواهد بود

:دستورالعمل و بخشنامه های هیاتهای حل اختلاف

.ـ1) نحوه انتخاب اعضاء: ادارات کل ثبت احوال استانها باید با توجه به شرایط مندرج در ماده 3 قانون ثبت احوال نسبت به تشکیل هیاتها اقدام نماید

.اعضاء هیات مرکب از رئیس اداره ،مسئول بایگانی یا معاونین،یکی از کارمندان مطلع با انتخاب مدیرکل یا سرپرست ثبت احوال استان می باشد

اعضای اصلی انتخاب شده باید به قوانین و آئین نامه و دستورالعملها آشنائی داشته و مورد تائید اداره کل ثبت احوال استان باشند. نمایندگان

اعضای علی البدل در صورت غیبت اعضای اصلی درهیات شرکت می نمایند غیبت اعضاء اصلی در صورت مرخصی استحقاقی،استعلاجی

یا ماموریت مجاز می باشد.اعضای اصلی به هر دلیل که پست خودرا از دست بدهند از عضویت هیات حذف می گردند.اسامی اعضای انتخاب

. شده پس از شروع کار به دفتر اداره کل امور حقوقی سازمان ارسال می گردد

:ـ2) تسلیم درخواست

طبق ماده 2 آئین نامه اجرائی طرز رسیدگی به درخواستها شروع رسیدگی منوط به درخواست مسئولین مربوطه ویا درخواست صاحب

سند، قائم مقام قانونی یا نماینده شخص اومی باشد.متقاضی می تواند با یک درخواست هرچند مورد که نیاز به طرح درهیات را دارد

. تقاضا نماید در صورتی که درخواست توسط قیم یا وکیل داده شود می بایست قیم نامه یا وکالتنامه ضمیمه مدارک گردد

:ـ3) روش ثبت درخواست

هیات پس از دریافت درخواست آن را در دفتر مخصوص هیات ثبت می نمایددفتر هیات شامل:شماره ثبت ، تاریخ ثبت،نام ونام خانوادگی

. درخواست کننده،موضوع درخواست،اداره ثبت احوال محل صدور،خلاصه تصمیم و تاریخ صدور تصمیم می باشد

:ـ4) روش اتخاذ تصمیم

هیات حل اختلاف محل صدور شناسنامه پس از بررسی مدارک ودرخواست متقاضی نسبت به انشاءرای اقدام می نماید رای صادره

می بایست با قید تاریخ به رویت متقاضی رسیده وتوسط وی امضاءو از وی تقاضای اجرای رای در سند اخذ گردد اگر درخواست از اداره

.محل سکونت متقاضی واصل شده باشد هیات دونسخه از رای صادره را جهت رویت متقاضی به اداره محل سکونت وی ارسال می داردو

پس از رویت متقاضی درخواست اجرا رای اخذ و به اداره محل صدور جهت اجرا ارسال می دارد.چگونگی نگهداری نسخه آرای صادره یک

برگ ضمیمه سوابق ، یک برگ توسط بایگانی جمع آوری ودر مجلد250 برگی صحافی می گرددو یک برگ از آرا درپایان هرماه با کارکرد به

. اداره کل ارسال می گردد

:ـ5) راهنمای هیاتهای حل اختلاف در تصمیم گیری

هیاتها می توانند در صورت درخواست متقاضی ویا گزارش مسئول ثبت احوال در موارد ذیل رسیدگی وبا توجه به مستندات قانونی و ادله

. اتخاذتصمیم نمایند

(ـ1ـ5) تصحیح اشتباهات در تحریر سند پس از امضاءوقبل از تسلیم شناسنامه(مستندبند1ماده3 قانون ثبت احوال

ـ2ـ5) تکمیل مشخصات نامعلوم در اسناد

(ـ3ـ5) رفع اشتباهات ناشی از تحریر در اسناد مثل اشتباه در تحریر املائی (منیژه- منیجه،زاهدی- ظاهدی

ـ4 ـ5) تکمیل اسناد ولادت فاقدروزوماه تولد در صورتی که متقاضی مدارکی داشته باشد سند با همان مدارک تکمیل می گرددودرصورت عدم وجود

.قرائن و مدارک تارخ به اول مهر تکمیل می گردد

ـ5ـ5) رفع اشتباهات در نقل مندرجات شناسنامه و اعلامیه ها به اسناد

.ـ6ـ5) ابطال شناسنامه که بیگانگان مورد استفاده قرار داده باشند و طبق ماده 45 قانون ثبت احوال توسط شورای تأمین اعلام شده باشد

ـ7ـ5) ابطال اسناد مکرراگر برای شخص یک یا چند سند تنظیم شده باشد متقاضی می تواند یکی از آنها را انتخاب وتقاضای ابطال مابقی را

بنماید وهیات پس از رسیدگی رای به ابطال صادر خواهد کرد هرگاه سند تنظیم شده برای یک فرد از دو اداره مختلف باشد هیات حل اختلاف

اداره ای که متقاضی تقاضای ابطال سند تنظیم شده در آن اداره را داشته باشد صلاحیت رسیدگی دارد.در این حالت درخواست باید بطرفیت

اداره ثبت احوال مرجع رسیدگی و اداره ثبت احوال شناسنامه انتخابی باشد چنانچه سند انتخابی در سن مشمولیت باشد باید وضعیت

.وظیفه خود را از طریق نیروی انتظامی بخش وظیفه مشخص نماید

ـ8ـ5) ابطال اسناد موهوم: اسنادی که بنا به دلایلی برای شخصی که وجود خارجی ندارد صادر شده باشدموهوم می باشد و هیات صلاحیت

ابطال آن را دارد.(پس از پیگیری جنبه کیفری آن از طریق دادگاه)

ـ9ـ5) اصلاح اشتباهات در ثبت جنسیت

ـ10ـ5) تغییر نامها ی ممنوع برابر دستورالعملهای سازمان وکتابچه اسامی ممنوعه

:ـ11ـ5) حذف کلمات زائد

ـ12ـ5) نام ونام خانوادگی که در کتابت به دوصورت تحریر می شوند ودر اسناد توسط ماموران تنظیم کننده به یکی از دو وجه معمول

.مکتوب گردیده و از طرفی وجه مزبور از نظر نوشتار کنونی متعارف تلقی می گردددر صورت درخواست متقاضی قابل طرح در هیات می باشد

مثال:زهراء-زهرا،ده خدا- دهخدا،علیپور- علی پور

:ـ6) مستندات قانونی و ادله اثبات دعوی

شناسنامه،اسناد و دفاتر سجلی، سایراسناد ومدارک رسمی، اقرارنامه نامه رسمی 439/1- 4/2/74

ـ7) حذف فوتهای ضربتی : فوتهای که در طرح ضربتی به ثبت رسیده ولیکن متقاضی آن زنده بوده وبه علت عدم درج سری وسریال جدید

فوت ثبت شده پس از اخذ مدارک و استعلام از اداره کل هیات صلاحیت صدور رای مبنی بر حذف واقعه فوت ضربتی را دارد. در صورت واصل

شدن درخواست از خارج از کشور برای حذف فوت ضربتی با مدارک ارسال شده اقدام می گردد 3845/21-1/5/75

ـ8) تقدم تاریخ صدوربرتاریخ تولد: در مواقعی که تاریخ صدور برتاریخ تولد مقدم باشد که این تقدم می تواند ناشی از اشتباه مامور ،اجرای

حکم دادگاهها کمیسیونهای تشخیص سن مبنی برا صلاح تاریخ تولد پیش آمده باشد در این مواقع موضوع در هیات مطرح و نسبت به رفع

اشتباه و یا اعتبار دادن به تاریخ صدور برابر تاریخ تولد رای صادر می گردد.2599/ح/2-4/3/76-17421/12/2-29/10/78

:ـ9) تکمیل مشخصات نانویس والدین

.ـ1ـ9) ارائه حکم اثبات نسب :با توجه به دادنامه صادره مشخصات والدین یا هریک از آنان که در دادنامه درج گردیده در سند اجراو توضیح داده می شود

.ـ2ـ9) ارائه دادنامه حصر وراثت: در مواردی که دادنامه حصر وراثت جهت تکمیل مشخصات ارائه گردد و تقاضای تکمیل مشخصات پدر را داشته باشد

و نام فرزند در دادنامه بعنوان فرزند متوفی ذکر شده باشد برمبنای دادنامه صادر شده مشخصات سجلی پدر در سند متقاضی درج و توضیح لازم

. داده می شود

درمواردی که با ارائه دادنامه حصر وراثت درخواست درج مشخصات مادر را داشته باشد مشخصات فرزند و همسر متوفی در دادنامه درج شده باشد

علاوه بردادنامه لازم است برای فرزند کبیر اقرارنامه رسمی نسب فی مابین مادر وفرزندتنظیم وارائه گردد.و برای فرزندان صغیر اقرارنامه مادر

.کافی می باشدبا ارائه مدارک فوق هیات می توان نسبت به صدور رای اقدام نماید

ـ3ـ9) اقرارنامه رسمی نسب: برای تکمیل مشخصات سجلی والدین درصورت زنده بودن اقرارنامه دوجانبه برای فرزندان صغیر و اقرارنامه سه

جانبه برای فرزند کبیر الزامی می باشد.درصورتی که مشخصات والدین هردو نانویس باشد ومتقاضی تقاضای تکمیل مشخصات یکی از والدین

را داشته باشد.مثال متقاضی درخواست تکمیل مشخصات مادررا دارد و مشخصات پدر نیز نانویس است دراین صورت ارائه اقرارنامه فی مابین

فرزند و مادر جهت طرح موضوع در هیات کفایت می نماید. 4525/1-10/9/77

ـ4ـ9)در صورتیکه مشخصات یکی از والدین ناقص باشد و طلاق بین آنها جاری شده در صورت عدم ارائه اقرارنامه رسمی می بایست از دادگاه حکم

. اثبات نسب اخذ وارائه نماید

ـ5ـ9) چنانچه مشخصات هر یک از والدین ناقص باشد و جهت تکمیل حکم انحصار وراثت هر یک از آنان ارائه گردد ونام والدین مندرج در سند با حکم

.رائه شده مغایر باشد با توجه به اینکه نام مندرج در سند فرضی می باشد می توان حکم را اجرا ونسبت به اصلاح نام وتکمیل مشخصات اقدام نمود

.ـ6ـ9) در صورتی که متقاضی تقاضای تکمیل مشخصات پدر را داشته باشد ولیکن پدر خارجی باشد از آنجائیکه سند نامبرده به فرض اینکه پدر ایرانی می باشد

تنظیم گردیده و تشریفات قانونی برای ازدواج صورت نگرفته است تا اطلاع ثانوی نمی توان نسبت به تکمیل این گونه سندها اقدام نمود.2800/12/2-2/6/84

ـ7ـ9) اگر سند برابر تبصره ماده 16 قانون ثبت احوال تنظیم و نام هر یک از والدین که حضور نداشته بنا به هر دلیل در سند درج نگردیده باشدو متقاضی تقاضای

تکمیل نام نانویس با مشخصات کامل را داشته باشدمی بایست اقرارنامه رسمی سه جانبه،حکم انحصار وراثت یا حکم اثبات نسب ارائه نماید و در صورتی که

مشخصاتی از نام نانویس نداشته باشد و فقط خواهان نوشتن نام باشدموضوع در هیات مطرح و نام درخواست شده توسط متقاضی بعنوان نام فرضی

. تعیین ورای لازم صادر می گردد

.در کلیه موارداگر سند هریک از والدین که تقاضای تکمیل مشخصات آن گردیده ، صادره از شهر دیگری باشد رونوشت سند اخذ وضمیمه سوابق می گردد

.درصورتی که فرد کبیر تقاضای تکمیل مشخصات پدرخود را داشته باشد در انتخاب نام خانوادگی پدر یا مادر مختار است

ـ10)اصلاح مشخصات والدین: اصلاح مشخصات پدر و مادر در اسناد سجلی فرزندان شامل هر نوع اصلاح در یک رای منظور و مشخصات فرزندان کبیر و

صغیر در متن رای وارد می گرددورای در اسناد فرزندان صغیر بلا فاصله در اسناد آنان اجرا و برای فرزندان کبیر پس از تقاضای آنان در سند اجرا

(می گردد.(بند5-1813/1-21/5/70

ـ11) تکمیل نام خانوادگی:

. اگر سندی بدون نام خانوادگی تنظیم شده باشد و متقاضی تقاضای تکمیل سند ازحیث نام خانوادگی را داشته باشد می توان به روشهای ذیل اقدام نمود

.ـ1ـ11) اگر سند پدر دارای نام خانوادگی باشد موضوع در هیات مطرح و سند به نام خانوادگی پدر تکمیل می گردد

ـ2ـ11)زوجه می تواند از نام خانوادگی همسر خود استفاده نمایدکه در این صورت فرم اجازه از نام خانوادگی همسر تکمیل وموضوع در هیات حل اختلاف

. مطرح می گردد

ـ3ـ11) اگر سند پدر فاقد نام خانوادگی باشد متقاضی می تواند یک واژه آزاد بلامعارض انتخاب نماید در این صورت نیاز به انجام گردش کار نام خانوادگی

.نمی باشد وپس از تکمیل فرمهای نام خانوادگی موضوع در هیات مطرح می گردد

ـ12)اصلاح نام خانوادگی به تبعیت از جدپدری: اگر شخصی تقاضای اصلاح نام خانوادگی خود را به نام خانوادگی جد پدری داشته باشد(نام خانوادگی

پدر با جد تفاوت دارد) در صورت فوت پدر وجد پدری اگر رابطه آنان از طریق مندرجات سجلی مشخص نگرددبا ارائه حکم انحصار وراثت که در آن رابطه پدر

. با جد و فرزند با پدر مشخص شده باشد موضوع در هیات مطرح ورای لازم صادر می گردد

تا زمانی که پدر درقید حیات می باشد تغییر نام خانوادگی باستناد جد پدری امکان پذیرنمی باشد.مگر آنکه نام خانوادگی متقاضی نامناسب باشد وجد

. پدری دارنده حق تقدم نام خانوادگی مورد درخواست متقاضی باشد،با اخذ اجازه می تواند نسبت به تغییر نام خانوادگی خود اقدام نماید

ـ13) اصلاح مشخصات والدین در سند فرزندان بدون طرح در هیات : در صورتی که مشخصات والدین باستناد رای حل اختلاف یا حکم دادگاه تغییر یافته

باشد جهت اصلاح مشخصات در شناسنامه فرزندان نیاز به طرح مجدد موضوع در هیات ویا دادگاه نمی باشد و برابر توضیحات مندرج در سند موضوع

طبق درخواست کتبی پدردر اسناد فرزندان صغیر و درخواست کتبی فرزندان کبیر در اسناد آنان اجرا می گرددونیاز به تصویر حکم وتصمیم هیات

(نمی باشد.(16961-15/4/72)(22060/22-14/4/73

.ـ14) درج تاریخ تولد ووفات که جهت ثبت گواه ارائه شده است: اگر مامور ثبت ولادت یا وفات تاریخ تولد یا فوت را به غیر از آنکه در گواهی درج گردیده است

قید نماید و متقاضی پس از آن تقاضای اصلاح آن را داشته باشد موضوع پس از استعلام از مرکز صادر کننده گواه به همراه تصویر سند ،اصل گواه و

تصویرشناسنامه با مشروح کامل به مدیراداره کل استان گزارش می گرددو.اداره کل استان پس از بررسی و اطمینان یافتن از صحت مندرجات گواهی

دستور طرح موضوع در هیات را مطرح می نماید.7867/70/15-3/7/70******

ـ15) درج تاریخ تولد ووفات که سند با شاهد تنظیم شده است: درصورتی که سند ولادت یاوفات باستناد گواه و یا شهادت شهود تنظیم شده باشد. ولیکن

. متقاضی به تاریخ درج شده اعتراض داشته باشد از آنجا که اشتباهی از سوی مامور رخ نداده است متقاضی می بایست از طریق مراجع قضائی اقدام نماید

:ـ16)عدم مطابقت تاریخ تولد درج شده درسند با شناسنامه

درصورتی که تاریخ تولد ویا وفات درج شده در سند با شناسنامه و گواهی صادره مطابقت نداشته باشد ملاک عمل سند می باشد وشناسنامه و گواه

مستندات است .لذا اگر متقاضی تاریخ درج شده در سند را بپذیرد موضوع در هیات مطرح ودر سند وشناسنامه درج توضیح می شودودر صورت عدم

پذیرش تاریخ درج شده در سند موضوع از طریق دادگاه رسیدگی می گردد.8473/43-24/11/66

:ـ17) تغییر نوشتار عربی به فارسی

ـ1ـ17) تبدیل واژه های که در اسناد وشناسنامه به شکل عربی درج گردیده با درخواست متقاضی به شکل فارسی بلامانع می باشدوازاین پس واژه ها در

اسناد جدید به شکل فارسی درج می گردد .مثال: رحمن- رحمان،اسمعیل – اسماعیل6192/1-27/11/72

.ـ2ـ17) در مواردی که همزه در انتهای نام خانوادگی وروی (ه) قرارگرفته باشد هیات با تقاضای متقاضی می تواند آن را به ای تبدیل نماید

:ـ18) اشتباه در ثبت جنسیت

ـ1ـ18)در صورتیکه فردی با ارائه شناسنامه خود مدعی می شود که جنسیت او خلاف آنچه که بوده توسط مامور ثبت شده بجای آقااشتباهاً خانم ویا

بجای خانم اشتباهاً آقا ثبت گردیده است در اینصورت چون اشتباه در ثبت جنس بوده رسیدگی آن با هیات حل اختلاف می باشد مشروط به آنکه نام

.متقاضی تغییر پیدا نکند و نام موجود مغایر با نوع واقعی جنس صاحب سند نباشد

ـ2ـ18) در صورتی که شخصی بلحاظ جسمی تغییر جنسیت یافته تغییر نام وجنس با دادگاه می باشد و توضیحات در سند کامل داده شده ودر شناسنامه

. فقط به تغییر نام اشاره می گردد

ـ3ـ18) درصورتی که سند از لحاظ نام وجنس از طبقه ذکوریااناث بوده و شناسنامه نیز براساس آن صادر گردیده بدلیل اینکه اشتباهی رخ نداده است تغییر

. آن با دادگاه می باشد و مشمول بند 4 ماده 3قانون ثبت احوال نمی گردد

ـ4ـ18) اگر سند تنظیم و امضاء گردیده ولیکن قبل از تسلیم شناسنامه موضوع مغایرت نام وجنس مشخص شده و متقاضی تقاضای اصلاح آن را داشته

. باشد باستناد بند 1ماده 3 قانون ثبت احوال موضوع در هیات مطرح می گردد. در این صورت نیازی به توضیح در شناسنامه متقاضی نمی باشد

ـ5ـ18) اگر متقاضی به اداره مراجع و جنسیت ونام مندرج در شناسنامه با سند مطابقت نداشته باشدو اسناد خلاف آنچه در شناسنامه قید شده تنظیم

گردیده در این صورت پس از احراز تعلق و هویت ارائه کننده شناسنامه و وجود شناسنامه اولیه که اصالت مندرجات آن مورد تائید اعضاء هیات باشد پس

از اخذ مجوز از اداره کل استان موضوع در هیات مطرح و سند بموجب رای صادره از لحاظ نام و جنسیت برابر شناسنامه اصلاح می گردد.در این مورد نیز

. نیازی به درج توضیح در شناسنامه نمی باشد.در صورت عدم تائید مندرجات و اصالت شناسنامه موضوع از طریق دادگاه قابل رسیدگی می باشد

ـ19) تغییر نام اعضاء هم نام در خانواده: در صورتیکه در یک خانواده دو هم نام وجود داشته باشد تغییر نام یکی از آنها از طریق هیات بلامانع است وشخص

. متقاضی تغییر نام می تواند به هر یک از نامهای مندرج در کتابچه نامگذاری تغییر نام بدهد.

ـ20)حذف ترکیبات نامناسب با علی و محمد : چنانچه نام علی یا محمد با واژه ای ترکیب شده باشدو متقاضی تقاضای حذف آن را داشته باشد درصورتی

هیات می تواند اقدام نماید که واژه فوق در فهرست ارسالی از سازمان وجودداشته باشد همچنین واژه غلام و اسامی ترکیبی با ماههای قمری بشرطی

که باقی مانده نام مناسب باشد وحذف واژه عبد از نامهای ترکیبی با اسامی معصومین از طریق هیات قابل حذف است 5366/21-27/9/74 کلیه فهرستها

. در کتابچه اسامی ممنوعه موجود می باشد

.ـ1ـ20) اختصاص واژه غلام در صورت درخواست متقاضی قبل از نام معصومین بلامانع است

.ـ2ـ20)اختصاص واژه عبد در صورت درخواست متقاضی همراه با اسامی وصفات ذات باریتعالی بلااشکال است

در صورتی که اختلافی مشاهده گردید که برابر موارد ذکر شده نباشد موضوع با تکمیل مدارک به اداره کل استان ارسال و جهت اخذنظرمشورتی به

امورحقوقی سازمان ارسال می گردد.932/1-11/3/71

ـ21) حذف کلمه مرحوم ومرحومه: حذف کلمات مرحوم و مرحومه از نام پدر و مادر صاحب سند در صورت درخواست صاحب سند یا گزارش مسئولین ذیربط

ادارات ثبت احوال هیاتهای حل اختلاف می توانند نسبت به حذف آن رای صادر نمایندو از این پس کلمات فوق در اسناد درج نمی گردد.ودر اسناد فوت که

طبق ماده 29 قانون ثبت احوال تنظیم می گردند عبارت( نامعلوم) قید می شود1587/1-14/5/71

:ـ22) حذف کلمات زائد

ـ1ـ22) در صورتی که کلمات زائد از نام صاحب سند پدر و مادر حذف ودر شناسنامه توضیح داده شده ولیکن در سند توضیح داده نشده موضوع با گزارش

بازبین اسناد در هیات مطرح و مراتب در اسناد قید و در شناسنامه توضیح داده می شود ودر صورتی که شناسنامه وسندبا کلمات زائد تنظیم شده بنا

.(به درخواست صاحبان سند یا نماینده قانونی آنان کلمات فوق حذف می گردد.(6297/1-12/11/71پیرو بخشنامه فوق موارد ذیل ابلاغ گردیده

ـ2ـ22) در مواردی که کلمات زائد از نام صاحب سند پدر و مادر حذف ولیکن توضیح لازم در سند وشناسنامه داده نشده است موضوع بعنوان اشتباه مامور

تلقی و با درخواست بازبین اسناد و یا صاحب سند در هیات مطرح و نسبت به حذف موارد در سند توضیح داده می شود ونیاز به توضیح در شناسنامه

.متقاضی نمی باشد

ـ3ـ22) در صورتیکه شخصی تقاضای حذف کلمات زائد از نام والدین رادر سند سجلی خودداشته باشد ووالدین در قید حیات باشند ابتدا والدین اقدام سپس

فرد می تواند نسبت به حذف کلمات اقدام نماید.و اگر والدین در قید حیات نباشند می بایست از دادگاه اقدام گردد(370/1-1/2/72) (با توجه به دستورالعمل

شمار82/ش ع-14/7/83 رفع مغایرت کلمات زائد طبق فهرست ارسالی معاونت آماروانفورماتیک در هیات مطرح ویا رای صادره از اسناد حذف گردیده است و

.(در صورت تقاضای متقاضی به ابقاءکلمه زائد موضوع در هیات مطرح ورای لازم صادر می گردد

:ـ23)اصلاح غلط املائی

ـ1ـ23) اصلاح مواردی که املاء واژه اشتباه ثبت گردیده مثل ظاهدی،پزیرش و..... در صورت مراجعه متقاضی ودرخواست کتبی موضوع در هیات مطرح ونسبت

به اصلاح واژه اقدام می گردد.واژه های که هرکدام دارای معانی مناسب باشند شامل این بخشنامه نمی شوند مثل مسیبی ، مصیبی که هرکدام دارای

.(معنی مناسب می باشند(1211/1- 18/3/73

ـ2ـ23) اصلاح واژه های بک، بیک ،بگ به واژه صحیح ان بیگ از طریق هیات حل اختلاف بلامانع است.2660/12/2-2/4/83

ـ24)درج توضیح در شناسنامه: در شناسنامه های که بدون خدشه صادر شده وپس از آن در اسناد تغییراتی توسط مامور براثراشتباه حادث شده با طرح

. موضوع در هیات بدون اخذ مدارک بلامانع می باشد

:ـ25)درج سیادت

ـ1ـ25)درصورتیکه سیادت در سند متقاضی درج نشده باشد ولیکن سندپدر یا جدپدری دارای کلمه سیادت باشد می توان موضوع را در هیات مطرح ورای

. لازم را صادر نمود

ـ2ـ25) در صورتی که کلمه سیادت در سند متقاضی ،پدروجدپدری درج نباشد متقاضی می تواند با ارائه تائیدیه از مراجع تقلید اقدام نماید در این صورت

. پس از ارائه تائیدیه موضوع توسط هیات از مرجع صادر کننده استعلام ودر صورت تائید موضوع در هیات مطرح ورای لازم صادر می گردد

ـ3ـ25) درصورتی کلمه سیادت در اسناد پدر وجدپدری درج نباشد ومتقاضی تائیدیه از مراجع تقلید ارائه ننماید می توانداز طریق دادگاه حکم اخذ وجهت درج

. سیادت به اداره مراجعه نماید واداره رای فوق را مستقیماً در سند متقاضی اجرا می H اید

در مواردی که سیادت پدر و هریک از برادران وخواهران توسط رای درج گردیده و سیادت آنان محرز گردیده باشد هیات می تواند مستند به اصل تائیدیه

. موجوددر سوابق مربوطه به عنوان ادله اثبات دعوی سیادت برای دیگر خواهران وبرادران استفاده نموده و اتخاذ تصمیم نماید

ـ4 ـ25) اگر سند جد پدری دارای کلمه سیادت باشد ولی پدر در قید حیات است و جهت درج سیادت اقدام نمی نماید در این صورت می توان موضوع را درهیات

. مطرح و فقط به نام متقاضی کلمه سیادت را اضافه نمود

.ـ5ـ25) تغییر کلمات بی بی ، بیگم و....به سید در اختیار هیات نمی باشد

ـ6ـ25) اگر در اول نام پدر طفل کلمه میر باشد ودر موقع تنظیم سند بخواهد که کلمه میر در اول نام فرزندش ذکوروی درج گردد این امر بلامانع می باشد.ولیکن

پس از تنظیم سند هیات نمی تواند کلمه میر را به اول نام فرزند وی اضافه نماید.و اگر پدر کلمه میر را تبدیل به سید بنماید می توان با درخواست وی سیادت

را به نام فرزندش اضافه نمود. 5419/1-3/10/71

ـ7ـ25) در صورتی که فردی طفلی را به فرزند خواندگی بگیرد و خود از طبقه سادات باشد نمی نواند درنام طفل سیادت درخواست نماید مگر آنکه حکم از

.دادگاه مبنی برسید بودن طفل ارائه نماید

.ـ8ـ25) تبدیل کلمه میر به سید درصورت تائید سیادت متقاضی از طریق هیات بلامانع می باشد

:دستورالعمل وبخشنامه های مربوط به رفع مغایرت برای صدور کارت شناسائی ملی

.ـ1) عدم تطابق محل صدور و محل تولد:نظر به اینکه تغییرات مربوط به محل صدور و محل تولد ازحیث اسامی و حوزه ناشی از تقسیمات کشوری می باشد

بر اسناد سجلی تسری دارد و در این قبیل موارد نیاز به اصلاح سند نمی باشدووضعیت تصویبی ملاک عمل قرارگرفته ودر شناسنامه درج می گردد و عدم

.تطابق محل صدور و تولد در سند وشناسنامه مغایرت نمی باشد ودر صورت درخواست متقاضی توضیحات لازم در شناسنامه صادره درج می گردد

2201/1-/2/8/80-78071//-5/5/81

ـ2)نحوه کتابت صحیح نام و نام خانوادگی: چنانچه شناسنامه به وجه صحیح نوشته شده ولی در سند موضوع درج نگردیده بدون نیاز به حضور متقاضی

توضیحی با مضمون (برابر بخشنامه 6192/1-27/11/72 نام،نام خانوادگی صحیحاً ......می باشد)در سند درج و فرم تغییرات بدون درج علامت (ت) تکمیل و

به سیستم تغذیه می گردد.2201/1-2/8/80

:ـ3) حذف کلمات زائد

در صورتی که کلمه زائد در سند موجود ولی درشناسنامه متقاضی درج نگردیده و توضیحی نیز در سند و شناسنامه داده نشده باشدموضوع با گزارش

بازبین اسناد در هیات مطرح و نسبت به حذف کلمه زائد از سند برابر شناسنامه اقدام وفرم تغییرات تنظیم و به سیستم تغذیه می گردد.در این مواقع نیاز

. به درج توضیح در شناسنامه نمی باشد

هیات حل اختلاف پس از دریافت گزارش از مسئولین ذیربط مستند به آئین نامه طرز رسیدگی هیاتها برای حذف کلمات زائد که در اجرای ناقص ماده102

آئین نامه قانون سال 1319 از شناسنامه حذف ولی مراتب در اسناد اجرا نشده واردرسیدگی شده و باستنادبند 5 ماده3 قانون ثبت احوال با توجه به وحدت

موضوع یک رای برای کیله اسناد صادر نماید.پس از صدور رای بایگانی نسبت به اجرا و تکمیل فرم تغییرات اقدام می نماید.82/ش ع-14/7/83

ـ4) تکمیل تاریخ تولد از حیث روز وماه: هیات حل اختلاف پس از دریافت گزارش از مسئولین ذیربط مستند به آئین نامه طرز رسیدگی هیاتهاوارد رسیدگی

شده و وفق دستورالعمل هیاتهای حل اختلاف با صدور یک رای نسبت به تکمیل روزوماه تولد اسناد فاقد روزوماه به 1/7 اقدام می نماید. بایگانی پس از

دریافت رای آن را در اسناد اجرا ونسبت به تکمیل فرم تغییرات اقدام می نماید.82/ش ع-14/7/83

ـ5) چنانچه پس از حذف کلمات زائد و یا تکمیل روزوماه تولد متقاضی با ارائه شناسنامه و مدارک مکتسبه خواهان ابقاءکلمه حذف شده یا تغییر روزوماه تولد

برابرمدارک مکتسبه خود را داشته باشد موضوع در هیات مطرح ورای لازم صادر می گردد.افرادی که در خارج از کشور باشند و متقاضی ابقاء کلمه حذف شده

یا اصلاح روزوماه تولد خود را داشته باشند موضوع توسط بازبین اسناد به هیات گزارش وهیات نسبت به صدور رای لازم اقدام می نماید. 82/ش ع-14/7/83

:ـ6)نانویس بودن اسناد

ـ1ـ6) در صورتی که نام خانوادگی نانویس بوده و اعلام کننده پدر یاجدپدری باشد وجلو نام آنان نام خانوادگی درج گردیده موضوع در هیات مطرح ونام خانوادگی

.صاحب سندبه همان نام خانوادگی که در قسمت اعلام کننده درج می باشد تکمیل می گردد.ودر مورد اسنادی که محلی برای درج نام خانوادگی وجود ندارد

.در صورتی که اعلام کننده پدر یا جد پدری باشد نیاز به طرح موضوع در هیات نیست

ـ2ـ6)در صورتیکه محل تولد نانویس باشد وبرابر مدارک موجود نتوان نام محل تولد را تشخیص داد تا حضور متقاضی وارائه مستندات اقدامی نم وان انجام داد

ـ3ـ6) در صورتی که در محل تولد فقط روستا قید شده باشد و شهرستان محل تولد باتوجه به نام روستا قابل تشخیص باشد موضوع در هیات مطرح و نام

شهرستان تکمیل می گردد.5647/1-14/12/84

.درکلیه مواردی که مغایرت در شناسنامه ناشی از ورود اطلاعات به پایگاه باشد فرم تغییرات تنظیم وبه سیستم تغذیه می گردد

.ـ7) چنانچه مغایرت در شماره شناسنامه ناشی از اشتباه مامور درتحریر شناسنامه باشدموضوع در هیات مطرح ودر شناسنامه وسند درج توضیح می گردد

.ـ8) چنانچه جنسیت درج شده در شناسنامه با پایگاه وسند مغایرت داشته باشد برابر قوانین موضوع در هیات مطرح ورای لازم صادر می گردد

ـ9) چنانچه نام متقاضی هم به صورت گسسته نوشته می شود هم به صورت پیوسته این موضوع مغایرت به حساب نمی آیدو کارت برابر اطلاعات پایگاه

صادر می گردد ودر صورت اعتراض متقاضی موضوع در هیات مطرح و به وجه صحیح آن اصلاح می گرددمثال:علی رضا – علیرضا عباس علی- عباسعلی

ـ10) چنانچه کلمه الله در شناسنامه با یک لام درج ولیکن سند وپایگاه با دولام باشد کارت برابر پایگاه صادر می گرددودر صورت تقاضای متقاضی شناسنامه

. وفق مقررات برابر سند اصلاح می گردد

.ـ11) چنانچه پایگاه با دو لام سند وشناسنامه با یک لام باشد فرم تغییرات تنظیم وسیستم اصلاح می گردد

ـ12) چنانچه کلمه الله در شناسنامه با دولام درج ولیکن سند وپایگاه با یک لام باشد موضوع بدون حضور متقاضی وباگزارش بازبین اسناددر هیات مطرح ورای

. لازم صادر می گرد

.ـ13)چنانچه نام صاحب سند در شناسنامه وسند بدون مد باشد و پایگاه با مد در اینصورت فرم تغییرات برابرسندتنظیم وبه سیستم تغذیه می گردد

ـ14)چنانچه نام در شناسنامه با مد باشد و پایگاه بدون مد با درخواست بازبین اسناد موضوع در هیات مطرح و سند برابر شناسنامه اصلاح و فرم تغییرات جهت

.تغذیه سیستم تهیه می گردد

.ـ15) چنانچه نام مختوم به همزه آخر باشد

(ـ1ـ15) شناسنامه بدون همزه و پایگاه وسند با همزه باشدبا گزارش مسئول مربوطه موضوع در هیات مطرح ورای لازم به وچه صحیح صادر وپس از اصلاح سند

.فرم تغییرات جهت اصلاح سیستم تنظیم می گردد(شناسنامه زهرا)(سند وسیستم زهراء)

ـ2ـ15) شناسنامه با همزه و پایگاه بدون همزه می باشداز آنجائیکه وجه صحیح اینگونه واژه ها بدون همزه می باشد موضوع با درخواست متقاضی موضوع در

. هیات مطرح ورای لازم صادر می گردد

.ـ16) چنانچه شناسنامه مختوم به الف مقصوره باشد

ـ1ـ16) شناسنامه با الف صادر ولیکن سند وسیستم با الف مقصوره باشدبرای صدور کارت اقدام و متقاضی می تواند در صورت تمایل شناسنامه خود را

.(تعویض تا برابرسند صادر گردد(شناسنامه کبرا)(سندوسیستم کبری

ـ2ـ16) شناسنامه وسند با الف مقصوره وسیستم با الف می باشد در اینصورت مغایرت گرفته وپس از تکمیل فرم تغییرات واصلاح سیستم برابرسند اقدام

.(می گردد(شناسنامه وسندکبری)(سیستم کبرا

(ـ17) چنانچه در تحریر برخی نامها حروف ک و گ جابجا شده باشد موضوع در هیات مطرح و نام به وجه صحیح اصلاح می گردد(روح انکیز-روح انگیزعسکر-عسگر

.ـ18) چنانچه برخی از نامها با همزه میانی باشد

ـ1ـ18) شناسنامه بدون همزه میانی می باشد ولی سیستم وسن با همزه میانی باشد متقاضی حهت تعویض شناسنامه راهنمائی می گردد(شناسنامه

.(فواد)(سند وسیستم فؤاد

(ـ2ـ18) شناسنامه وسند با همزه میانی باشد وسیستم بدون همزه میانی فرم تغییرات تنظیم وسیستم اصلاح می گردد(شناسنامه وسندفؤاد)(سیستم فواد

.ـ19) در رابطه با سادات و السادت که با نام ترکیب می گردد

ـ1ـ19) شناسنامه با سند مطابقت داشته و سیستم مغایر است(شناسنامه وسند السادات)(سیستم سادات)فرم تغییرات تنظیم سیستم اصلاح می گردد

ـ2ـ19) شناسنامه با سند وسیستم مغایراست(شناسنامه سادات)(سندوسیستم السادات) جهت درج توضیح واصلاح شناسنامه موضوع با درخواست

متقاضی در هیات مطرح ورای لازم صادر می گردد (با توجه به بخشنامه کتابت فارسی در صورت درخواست متقاضی جهت حذف( ال) از ادامه نام می توان

.( موضوع را درهیات مطرح واقدام نمود

.ـ20) در صورتی که نام مرکب از دواسم که با واژه ملقب ترکیب شده باشند

شناسنامه با یک نام صادر گردیده وسند وسیستم مرکب از دواسم با واژه ملقب باشد موضوع با درخواست متقاضی در هیات مطرح وتصمیم مقتضی اتخاذ

.( می گردد(شناسنامه حسین)(سند وسیستم حسین ملقب به پرویز

ـ21) چنانچه نام خانوادگی متقاضی هم به صورت گسسته نوشته می شود هم به صورت پیوسته این موضوع مغایرت به حساب نمی آیدو کارت برابر

اطلاعات پایگاه صادر می گردد ودر صورت اعتراض متقاضی موضوع در هیات مطرح و به وجه صحیح آن اصلاح می گرددمثال:علی رضا – علیرضا عباس علی-

عباسعلی علی پور- علیپور

ـ22) چنانچه نام خانوادگی مرکب از کلمه الله باشدودر شناسنامه نام خانوادگی با یک لام درج ولیکن سند وپایگاه با دولام باشد کارت برابر پایگاه صادر می

.گرددودر صورت تقاضای متقاضی شناسنامه وفق مقررات برابر سند اصلاح می گردد

ـ23) چنانچه نام خانوادگی مرکب از کلمه الله باشدو در شناسنامه با دولام درج ولیکن سند وپایگاه با یک لام باشد موضوع بدون حضور متقاضی وباگزارش

.بازبین اسناددر هیات مطرح ورای لازم صادر می گردد

.ـ24) چنانچه پایگاه با دو لام سند وشناسنامه با یک لام باشد فرم تغییرات تنظیم وسیستم اصلاح می گردد

ـ25) مغایرت در محل تولد ،تاریخ صدورومحل صدوردر شناسنامه با پایگاه اختلاف وجود داشته باشدکارت صادر وسپس برابر مقررات نسبت به رفع اختلاف

.اقدام می گردد

ـ26) درمواقعی که در پایگاه وسند فوت ثبت باشد وشناسنامه فاقد فوت باشد متقاضی جهت مشخص شدن وضعیت سند حسب مورد به حل اختلاف یا

.دادگاه معرفی می گردد

ـ27)چنانجه در پایگاه فوت ثبت بوده ولیکن در شناسنامه وسند فوت ثبت نباشد موضوع بررسی ودر صورت مشخص شدن اشتباه مامور فرم تغییرات

.تنظیم وبه سیستم تغذیه می گردد

.ـ28) عبارات نامعلوم با دعوت از متقاضی ودرخواست متقاضی موضوع در هیات مطرح ورای لازم صادر می گردد

.درصورت وجود حرف (م) در سیستم می بایست وفق مقررات اقدام گردد

ـ29)در مواردی که نام و نام پدر بصورت غلط درج گردیده باشد موضوع پس از درخواست متقاضی در هیات مطرح و رای لازم صادر می گردد.برابرفهرست

.ارسالی سازمان

ـ30) نحوه رسیدگی به مغایرت در نام خانوادگی:در صورتیکه بین نام خانوادگی مندرج در شناسنامه وسند مغایرتی وجود داشته باشد واین مغایرت ناشی

از اشتباه مامور باشد، بین نام خانوادگی مندرج در سند وشناسنامه شباهت وجود داشته باشد، مدارک مکتسبه متقاضی ،بستگان درجه یک صاحب

سند دارای نام خانوادگی مندرج در شناسنامه او باشند، ومتقاضی خواهان نام خانوادگی مندرج در شناسنامه باشدموضوع پس ازتقاضای متقاضی و

تهیه مدارک ذیل به اداره کل استان ارسال می گردد.وپس از اظهار نظر اداره کل پرونده به کمیسیون مربوطه در اداره کل امورحقوقی ارسال می گردد.وپس

.از تائید خواسته متقاضی موضوع در هیات مطرح ورای لازم صادر می گردد

.ـ1) مشروح متقاضی در خصوص نام خانوادگی

.ـ2) تصویرنسختین اسناد متقاضی

.ـ3) تصویر دفتر ثبت شهرستانی،دفتریاداشتی،حروف تهجی مربوط به متقاضی و پدر وی

.ـ4) تصویر نسختین اسناد والدین ،خواهر،برادرو فرزندان حسب مورد

.ـ5) صور مشمولین متقاضی و پدر وی برای طبقه ذکور

.ـ6) اسناد سجلی دارندگان حق تقدم نام خانوادگی مندرج در شناسنامه وسند

.ـ7) تصویر دفتر نام خانوادگی مندرج در سند وشناسنامه

.ـ8) تصویر کلیه مدارک مکتسبه متقاضی

.ـ9) تصویر نمونه دوته شناسنامه های صادر شده برای متقاضی

.ـ10) تصویر شناسنامه فرزندان

.ـ11) اظهار نظرصریح اداره ثبت احوال محل صدور

.ـ12) نظریه معاون حقوقی وسجلی اداره کل ذیربط

.ـ13 ) کلیه مدارک اخذ شده باید برابر بااصل گردد

دستور العمل مربوط به ثبت اعلامیه های ازدواج و طلاق

بند 4 دستور العمل شماره 6076/1 مورخ 1371.10.30

دفاتر ازدواج و طلاق موظفند که اعلامیه های ازدواج و طلاق را بموقع خود و در اجرای قانون ثبت احوال صادر و به اداره ثبت احوال محل ارسال دارند در این صورت اگر محل صدور اسناد سجلی زوج و زوجه همان اداره ثبت احوال محل دریافت اعلامیه باشد به محض وصول می بایست واقعه ازدواج و طلاق حسب مورد در ظهر اسناد زوج و زوجه ثبت شده و در غیر این صورت و به فوریت می بایست اعلامیه واصله به شهرستان یا بخش محل صدور اسناد سجلی زوج و زوجه جهت درج ارسال گردد.

دستورالعمل مربوط به اصلاح تاریخ تولد ( کمیسیون تشخیص سن)

تاریخ : 25/7/68

شماره : 241/62/41

اداره کل ثبت احوال استان

سلام علیکم

به پیوست تصویر نامة شمارة 91/3790/1700 مورخ 9/7/68 دادستان کل محترم کشور منضم به تصویر دستورالعمل نحوة رسیدگی به تغییر تاریخ

تولد اشخاصکه به تأئید ریاست محترم قوة قضائیه رسیده است ارسال می‌گردد دستور فرمائید مفاد آن را جهت اجرا به واحدهای تابعه ابلاغ

. ضمناً نامة شمارة647 /230 مورخ 23/3/68 را کان لم یکن تلقی نمایند

علی اکبر رحمانی معاون وزیر کشور و رئیس سازمان ثبت احوال کشور

تاریخ : 9/7/68

شماره : 4012/1

دادستانی کل کشور

بسمه تعالی

بخشنامه به کلیة دادگستری‌های استان ، شهرستان و دادگاه‌های حقوقی 2 مستقل یک نسخه دستورالعمل نحوة رسیدگی

به تغییر تاریخ تولد اشخاص ، موضوع تبصرة مادة واحدة قانون حفظ اعتبار اسناد سجلی و جلوگیری از تزلزل آنها که مفاد آن مورد

.تأئید ریاست محترم قوة قضائیه قرار گرفته جهت ابلاغ به آقایان قضات مربوطه به پیوست ارسال می‌گردد

محمدی ری شهری دادستان کل کشور

:رونوشت

.عطف به نامة شمارة 8648/2 مورخ 14/4/68 به وزارت کشور ارسال می‌شود

.عطف به نامة شمارة 827 /230 مورخ 13/4/68 به سازمان ثبت احوال کشور ارسال می‌گردد

نحوة رسیدگی به درخواست تغییر تاریخ تولد اشخاص

ـ1) تشخیص اختلاف سن اشخاصی که سن واقعی آنان با تاریخ تولد مندرج در اسناد سجلی بیش از 5 سال باشد با کمیسیون 5 نفره

.تشخیص سن محل صدور شناسنامة صاحب سند خواهد بود

ـ2) رسیدگی به درخواست اشخاصی که اسناد سجلی آنان در خارج از کشور تنظیم شده است با کمیسیون مستقر در تهران خواهد

..بود در این مورد مدیر یا رئیس ثبت احوال امور خارجه در جلسه شرکت خواهد نمود

.ـ3) محل استقرار کمیسیون در واحدهای اجرائی ثبت احوال سراسر کشور می باشد

ـ4)مسئول دبیرخانة کمیسیون از بین کارمندان مطلع ادارة ثبت احوال به انتخاب رئیس ادارة ثبت احوال تعیین می گردد

ـ5) شروع به رسیدگی به کمیسیون با تسلیم درخواست کتبی صاحب سند یا ولی قانونی او خواهد بود درخواست کننده باید

درخواست خود را در برگ مخصوص (فرم شمارة یک) نوشته و به همراه تصویر شناسنامه و یک قطعه عکس جدید به دبیرخانة

.کمیسیون تسلیم نماید

ـ6)دبیرخانة کمیسیون درخواست و مدارک پیوست آن را اخذ و در صورت تکمیل بودن در دفتر مخصوص ثبت (فرم شمارة 2) و

.(رسید آن را به متقاضی تسلیم خواهد نمود. (فرم شمارة 3

ـ7) مسئول دبیرخانه پس از تشکیل پرونده و اخذ رونوشت یا تصویر سند سجلی پرونده امر را تسلیم رئیس ادارة ثبت احوال

.می نماید تا به نظر رئیس کمیسیون برسد

ـ8) پس از تعیین وقت توسط رئیس کمیسیون دبیرخانه وقت رسیدگی را طبق فرم شمارة 4 به اطلاع سایر اعضاء کمیسیون

.خواهد رساند

ـ9) ابلاغ وقت به خواهان در محل دبیرخانه کمیسیون توسط مسئول دبیرخانه و در خارج از محل دبیرخانه توسط مأمورین ابلاغ

.(طبق قانون آئین دادرسی مدنی به عمل خواهد آمد (فرم شمارة 5

ـ10) درخواست کننده مکلف است در وقت تعیین شده با دردست داشتن شناسنامه (شناسنامة افراد 15 سال تمام باید ملصق

به عکس باشد) در کمیسیون حاضر شود و چنانچه حاضر نشود و درصورتی که پرونده معد برای اظهار نظر باشد کمیسیون تصمیم

.لازم را اتخاذ خواهد نمود و درغیر اینصورت درخواست وی رد می شود. لکن خواهان می تواند درخواست مجدد به کمیسیون تسلیم نماید

ـ11) تاریخ رسیدگی باید طوری معین شود که فاصلة بین ابلاغ و روز جلسه کمتر از 5 روز نباشد مدت مسافت هم طبق مقررات آئین

.دادرسی مدنی به موعد مقرر اضافه می گردد

ـ12) در صورتی که تشکیل جلسه در موعد تعیین شده به هر عنوان مقدور نباشد پس از تجدید وقت مراتب به اطلاع درخواست کننده

.خواهد رسید

ـ13) کمیسیون در وقت رسیدگی پس از مطالعة پرونده و ملاحظة اوراق و اسناد مربوطه و استماع هارات درخواست کننده و درج آن

.در صورتجلسه (فرم شمارة 6) با اعلام ختم رسیدگی تصمیم خود را در سه نسخه اعلام می نماید

ـ14) کمیسیون می تواند در صورت لزوم صاحب سند را جهت معاینه و تعیین سن به پزشک قانونی معرفی نماید

تبصره ـ چنانچه صاحب سند در سن مشمولیت باشد جهت تعیین سن به شورای پزشکی موضوع تبصرة یک مادة 41 قانون خدمت

.وظیفة عمومی معرفی خواهد شد

ـ15) تصمیم کمیسیون باید مستدل و مشروح و صریح باشد

ـ16) حضور کلیة اعضاء کمیسیون در جلسة رسیدگی الزامی است لکن تصمیم به اکثریت آراء اتخاذ می‌شود

ـ17) کمیسیون پس از امضاء تصمیم ، حق تغییر آن را نخواهد داشت تصحیح تصمیم از لحاظ املائی و انشائی قبل از اجراء بلامانع

.است. در این صورت مراتب به امضاء اکثریت خواهد رسید

.ـ18) تصمیم کمیسیون قابل اعتراض نخواهد بود

ـ19) در صورت عدم موافقت کمیسیون با تغییر تاریخ تولد صاحب سند درخواست مجدد پذیرفته نخواهد شد و نسخه ای از تصمیم به

..اسناد سجلی مربوطه الصاق خواهد شد

ـ20) نسخة اول تصمیم کمیسیون با رعایت بند 9 دستورالعمل به درخواست کننده ابلاغ و نسخة دوم به ادارة ثبت احوال محل صدور

.سند سجلی مربوطه ارسال و نسخة سوم در پروندة متشکله ضبط خواهد شد

.ـ21) اجرای تصمیم کمیسیون در اسناد سجلی محتاج به درخواست کتبی از طرف درخواست کننده خواهد بود

ـ22) هرگاه در حین رسیدگی شناسنامه مورد استفاده درخواست کننده مجعول تشخیص داده شود رسیدگی متوقف و پرونده

.امر جهت تعقیب کیفری به رئیس ادارة ثبت احوال تسلیم خواهد شد

دستورالعمل صدور شناسنامه مجدد

تاریخ : 23/7/81

شماره : 39/ش/ع

اداره کل ثبت احوال استان

یک نسخه دستورالعمل « صدور شناسنامه مجدد » مصوب جلسه 10/7/81 شورای عالی ثبت احوال که حاصل تجمیع و بازنگری دستورالعملهای

قبلی در خصوص صدور شناسنامه المثنی و تعویض شناسنامه می‌باشد جهت اطلاع و ابلاغ به ادارات تابعه به پیوست ارسال می‌گرددمقتضی

.است ضمن نظارت بر حسن اجرای دستورالعمل مذکور دستور فرمائید وصول آن را نیز به دبیرخانه شورای عالی اعلام دارند

سید محمدرضا آیت الهی معاون وزیر و رئیس سازمان و رئیس شورای عالی ثبت احوال

:رونوشت

ـ معاونین محترم سازمان جهت اطلاع

ـ حوزه ریاست « دفتر ، روابط عمومی و رسیدگی به شکایات » جهت اطلاع

ـ دبیرخانه شورای عالی ثبت احوال جهت اطلاع

دستور العمل صدور شناسنامه مجدد

الف ) صدور شناسنامه مجدد بجای شناسنامه مفقود شده

.ـ1)شناسنامه مجدد به جای شناسنامه مفقود شده از نوع المثنای شناسنامه و با اخذ مدارک لازم و رعایت مدت بررسی به ترتیب زیر صادر خواهد شد

اولین شناسنامه مجدد : پس از یکماه بررسی از تاریخ درخواست با دستور رئیس اداره ثبت احوال

دومین شناسنامه : پس از 3 ماه بررسی از تاریخ درخواست با دستور رئیس اداره

سومین شناسنامه به بعد : پس از 6 ماه بررسی از تاریخ درخواست با دستور مدیر کل استان

:ـ 2) مدارک لازم جهت صدور شناسنامه مجدد ناشی از فقدان عبارت است از

ـ تکمیل متن و ظهر استشهادیه محلی فقدان شناسنامه

ـ دو قطعه عکس جدید 4 × 3 و تمام رخ ( رنگی یا سیاه سفید با زمینه روشن ) برای افراد بالای 15 سال

ـ ارائه تصویر شناسنامه صاحب سند ، شناسنامه همسر و فرزندان ، صفحه دوم و سوم سند ازدواج برای افراد متاهل

ـ تصویر مدرک عکسدار معتبر ( کارت شناسائی ملی ، گذرنامه ، گواهی نامه رانندگی ، کارت پایان خدمت ، گواهی تحصیلی و ...) که

.توسط مامور ثبت احوال محل اخذ درخواست برابر اصل شده باشد

ـ در صورت عدم امکان ارائه مدرک عکسدار معتبر ، تائید عکس از طریق نیروی انتظامی یا شورای اسلامی یا کارمند رسمی دولت طبق

.رویه جاری انجام خواهد شد

ـ رسید بانکی دایر بر پرداخت هزینه متعلقه

.تبصره : جهت صدور سومین شناسنامه به بعد ناشی از فقدان ، گواهی عدم سوء پیشینه نیز اخذ گردد

ـ3) در مواردی که فقدان شناسنامه ناشی از حوادث غیر مترقبه از قبیل سیل ، زلزله ، آتش سوزی باشد با ارائه گواهی لازم از مرجع

.مربوط ، بدون اخذ استشهادیه ، شناسنامه مجدد صادر می‌گردد

ـ4) چنانچه شناسنامه در یکی از دستگاههای دولتی مفقود شده باشد حسب اعلام آن مرجع و دستور مدیر کل استان شناسنامه صادر و

.اقدام قانونی در خصوص مفقود کننده شناسنامه انجام خواهد شد

ـ 5) مسئولین صدور شناسنامه مجدد ناشی از فقدان باید شماره مسلسل شناسنامه مجدد را خوانا و با ذکر عبارت ناشی از فقدان در محل

.مناسبی در سند سجلی درج نمایند

ـ6 )صدور شناسنامه مجدد خارج از زمانبندی مقرر در بند الف ـ1 برای کسانی که فوریت صدور شناسنامه آنان پس از بررسی ضروری

.تشخیص داده می شود

.ـ در مورد شناسنامه مجدد اول با موافقت مدیر کل استان بلامانع است

ـ در مورد شناسنامه مجدد دوم به بعد دلائل ضرورت صدور شناسنامة مجدد خارج از مهلت زمان بندی به معاونت حقوقی و سجلی

.سازمان گزارش و در صورت موافقت شناسنامه مجدد صادر خواهد شد

.ـ7) آمار ماهانه صدور شناسنامه مجدد به تفکیک به اداره کل سجلی و پژوهش ارسال خواهد شد

ـ8) دستگاههای موضوع بند 4 این دستور العمل موظفند در صورت پیدا شدن شناسنامه مفقود شده آن را ضمن گزارشی به اداره ثبت

.احوال محل تحویل نمایند

ـ9) دریافت کنندگان شناسنامه مجدد مکلفند در صورت پیدا شدن شناسنامه قبلی ظرف 10 روز نسبت به ارائه شناسنامه به اداره ثبت

احوال اقدام نمایند (طبق نمونه ضمیمه) در صورتیکه از صدور شناسنامه مجدد کمتر از یکسال گذشته باشد پس از بررسیهای لازم و

.دستور رئیس اداره، شناسنامه مجدد باطل و شناسنامه قبلی به متقاضی مسترد می گردد

ـ10) ادارات ثبت احوال موظفند هنگام تحویل شناسنامه مجدد به متقاضیان ، از آنان تعهدی دریافت نمایند که در اجرای تبصره 1 ماده1

قانون تخلفات و جرائم و مجازاتهای مربوط به اسناد سجلی و شناسنامه در صورت پیدا شدن شناسنامه قبلی نسبت به ارائه شناسنامه

(مجدد به ادارات ثبت احوال اقدام نمایند .(طبق نمونه ظهر استشهادیه

ب ) تعویض شناسنامه

در مواردی که شناسنامه جهت تعویض تحت هر عنوان (مستعمل بودن، اجرای احکام دادگاهها، هیاتهای حل اختلاف ، موارد تغییر نام و

نام خانوادگی ، آراء کمیسیونهای تشخیص سن و ... ) ارائه می گردد شناسنامه جدید از همان نوع شناسنامه قبلی صادر و هزینه مربوط

.به تعویض شناسنامه جمهوری اسلامی ایران نیز اخذ می شود

.تبصره : بجای شناسنامه های مجعول ، پس از طی مراحل قانونی و احراز جعلی بودن در دادگاه صالحه از نوع المثنی شناسنامه صادر خواهد شد

ج ) صدور گواهی

ـ 1)چنانچه در خلال بررسی های لازم جهت صدور شناسنامه مجدد ناشی از فقدان متقاضی نیاز به گواهی مشخصات برای ارائه به مراجع

.رسمی داشته باشد مدیر کل استان می تواند برابر نمونه ضمیمه نسبت به صدور گواهی عکس دار از روی مندرجات سند اقدام نماید

(ـ2)ادارات کل ثبت احوال می بایست در پایان هر سه ماه آمار مجوزهای صدور شناسنامه مجدد (ناشی از فقدان و گواهیهای صادره

.مذکور در بند الف ـ6 و ج ـ1 را به معاونت حقوقی و سجلی سازمان گزارش نمایند

این دستورالعمل در جلسه مورخ 10/7/81 شورای عالی ثبت احوال و به اتفاق آراء مورد تصویب واقع و با ابلاغ آن کلیه دستورالعملها

.بخشنامه‌ها و اطلاعیه‌های صادره قبلی که مغایر با این دستورالعمل باشد ملغی و بلااثر اعلام می‌گردد

دستورالعمل اجرایی مربوط به ماده 45 قانون ثبت احوال (مصوب شورای عالی ثبت احوال)

تاریخ : 1381.7.20 شماره : 2662/1

اداره کل ثبت احوال استان

سلام علیکم

.به پیوست دستورالعمل مربوط به ماده 45 قانون ثبت احوال مصوب 1381.3.8 شورای عالی ثبت‌ احوال جهت اجرا، ارسال می‌گردد

مقتضی است ضمن ابلاغ دستورالعمل مذکور به ادارات تابعه و توجیه و آموزش کارکنان ذیربط وصول آن را نیز به دبیرخانه شورای‌

.عالی ثبت احوال اعلام فرمائید

سید محمدرضا آیت الهی معاون وزیر و رئیس سازمان و رئیس شورای عالی ثبت احوال

الف ـ فاقـدین سنـد سجلی

:به ثبت احوال به هر طریق جهت آنان سند سجلی تنظیم نگردیده است سیر مراحل رسیدگی به درخواست فاقدین سند سجلی به شرح زیر می باشد

ـ1) متقاضی با تسلیم یک برگ شهادت نامه مصدق (نمونه شماره یک) متضمن مشخصات خود و والدین و فاقد شناسنامه بودن و داشتن

.تابعیت ایرانی که لااقل به امضاء دو شاهد رسیده باشد و دوازده قطعه عکس (4×3) تنظیم سند سجلی و صدور شناسنامه را درخواست می نماید

ـ1ـ1) امضاء دو نفر از شهود شهادت نامه باید در شهر ها به گواهی دفتر خانه اسناد رسمی و در بخش ها و روستاها به تائید مرجع

.انتظامی یا شورای اسلامی محل برسد

ـ 2ـ1) در مورد افرادی که تحت حمایت موسسات عام المنفعه قرار دارند گواهی موسسه مذکور می‌تواند به جای شهادت نامه ملاک پذیرش

(درخواست باشد . (نمونه شماره 2

.ـ 3ـ1) عکسها باید همانند و تمام رخ بوده و با قیافه و سن متقاضی بهنگام مراجعه مطابقت داشته باشد

ـ 2) علاوه بر مدارک مذکور متقاضی باید جهت اثبات نسب خود حکم نسب یا اقرارنامه رسمی موضوع ماده 1273 قانون مدنی را ارائه

و یا اینکه بهنگام تکمیل برگ درخواست و پرسشنامه (موضوع بند 3) در معیت پدر و مادر و دو نفر گواه نسبت به تکمیل اقرار نامه در

.ثبت احوال (نمونه شماره 3) اقدام نماید

.ـ1ـ2)در صورت غیبت مادر حضور پدر برای تنظیم اقرار نامه کافی است

.ـ 2ـ2 )چنانچه پدر فوت نموده باشد ارائه دادنامه حصر وراثت و یا حکم نسب الزامی است

ـ 3ـ2) در هر یک از حالات فوق چنانچه متقاضی خواستار قید مشخصات کامل مادر نباشد لازم است در رابطه با پدر مدرک اثبات نسب ارائه

.گردد و در این صورت در سند تنظیمی شناسنامه صادره نام کوچک مادر قید خواهد شد

(ـ 3) برگ درخواست صدور شناسنامه ویژه افراد فاقد سند سجلی 18 سال به بالا (نمونه شماره 4) و پرسشنامه 8 صفحه ای (نمونه شماره 5

. باید با دقت و توسط مامور ثبت احوال و یا در حضور و با نظارت وی در سه نسخه تکمیل و به امضای متقاضی و مامور برسد

ـ 1ـ3)در مورد درخواست اشخاصی که به موجب حکم دادگاه قبل از رسیدن به سن 18 سال تمام رشید شناخته شده اند برابر همین دستور

.العمل اقدام و از نمونه‌های فوق استفاه خواهد شد

ـ4) در صورت ارائه شناسنامه والدین و برادران و خواهران پس از تائید اصالت و احراز تعلق آنها تصویر شناسنامه‌های ارائه شده و یا

.رونوشت اسناد آنان ضمیمه برگ درخواست می‌گردد و اصل شناسنامه ها مسترد می‌شود

ـ 5)نماینده یا مامور ثبت احوال پس از تکمیل پرونده و بررسی صحت و سقم اظهارات تقاضا کننده پرونده امر را به اداره ثبت‌ احوال متبوع

(خود تحویل و رسید دریافت خواهد داشت . (نمونه شماره6

ـ6) اداره ثبت احوال موظف است متقاضی را برای تعیین سن به پزشکی قانونی و در صورت دایر نبودن پزشکی قانونی به پزشک معتمد

ـ1ـ6) در مورد افراد ذکوری که ظاهراً در سنین مشمولیت هستند برای تعیین سن طبق ماده 10 آئین نامه اجرائی قانون خدمت وظیفه

.عمومی عمل می‌شود

ـ7) پس از تعیین سن ، رئیس اداره ثبت احوال مکلف است پرونده دریافتی را دقیقاً بررسی و در صورت تکمیل بودن به بایگانی اسناد

(سجلی ارجاع نماید .(نمونه شماره 9

ـ8) بایگانی اسناد سجلی با مراجعه به اسناد سجلی والدین ، برادران ، خواهران و ترادف آنها و با استفاده از اطلاعات پایگاه محلی و

(استعلام از پایگاه موضوع بند 20 این دستور العمل نتیجه را در نمونه مربوط درج می نمایند .(نمونه شماره 10

ـ1ـ 8) چنانچه محل تولد و یا محل صدور شناسنامه والدین ، برادران و خواهران متقاضی شهرستان دیگری باشد با استعلام از ادارات

ذیربط (نمونه شماره 11) و از طریق اطلاعات پایگاه محلی و یا پایگاه مرکزی بررسی لازم صورت گرفته ، نتیجه در نمونه مربوط درج

(خواهد شد. (نمونه شماره 12

ـ9) بمنظور بررسی دقیق هویت فرد فاقد شناسنامه و تعیین اثار انگشتان ، متقاضی طی نمونه شماره 13 به دایره تشخیص هویت معرفی

می شود تا ضمن اعلام نتیجه انگشت نگاری ، در صورت وجود سابقه ، مشخصات سجلی مندرج در کارت انگشت نگاری را به اداره

.درخواست کننده منعکس و در صورت عدم وجود سابقه نیز مراتب را اعلام نمایند

ـ1ـ9) پس از وصول پاسخ از اداره تشخیص هویت رئیس اداره موضوع را جهت اعلام نظر به پایگاه اطلاعات مردودین تابعیت موضوع

(بند 20 این دستور العمل منعکس می‌نماید. (نمونه شماره 14

ـ10) در صورت اعلام پایگاه اطلاعات مردودین مبنی بر عدم وجود سابقه و اعلام بایگانی اسناد سجلی دائر بر عدم وجود سند بناممتقاضی

رئیس اداره ثبت احوال جهت احراز هویت یک نسخه از پرسشنامه‌های تکمیل شده (نمونه شماره 5) را بنام مرجع انتظامی محل و

.یک نسخه به اداره اطلاعات محل ارسال می‌نماید

.ـ1ـ10) در صورتیکه حداکثر ظرف 3 ماه پاسخ اداره اطلاعات محل دریافت نگردید پرونده جهت رسیدگی به شورای تامین محل ارجاع خواهد شد

ـ11) چنانچه محل تولد و سکونت متقاضی فاقد شناسنامه دو شهرستان متفاوت بوده و یا فرد مورد نظر در طول زندگی خود در چندین شهرستان

سکنی گزیده باشد ، مراتب از طریق نیروی انتظامی محل جهت بررسی هویت به مراجع انتظامی محل تولد و محل یا محلهای سکونت اعلام

. شده توسط متقاضی که بیش از 2 سال در آن محل سکونت داشته است منعکس و نتیجه نهائی به اداره ثبت احوال مربوط اعلام می‌شود

ـ12) ثبت احوال حتی‌المقدور ترتیبی اتخاذ خواهد کرد که جهت احراز هویت افراد توسط نیروی انتظامی منحصراً از مأمورین کادر ثابت استفاده گردد

ـ13) پس از وصول پاسخ مراجع مذکور ، رئیس اداره ثبت احوال مدارک ارائه شده و پاسخ‌های رسیده را از حیث تردید یا عدم تردید در هویت و

تابعیت دقیقاً بررسی می نماید چنانچه هویت و تابعیت متقاضی مورد تردید واقع گردید پرونده را برابر (نمونه شماره 15) جهت بررسی و

. احراز تابعیت به شورای تامین ارسال می‌دارد

ـ14)چنانچه با بررسی نظرات اعلامی و مدارک ارائه شده هویت و تابعیت تقاضا کننده مورد تردید نبود پرونده همراه با نظریه صریح مسئول اداره

( ثبت احوال شهرستان به اداره کل ثبت احوال استان ارسال می شود . (نمونه شماره 16

ـ15) رسیدگی به پرونده های موضوع بند 14 با هیات سه نفره مرکب از مدیر کل ، معاون حقوقی و سجلی و مسئول حراست استان

خواهد بود تا با بررسی دقیق مدارک و مستندات و تنظیم صورتجلسه (نمونه شماره 17) نسبت به صدور مجوز تنظیم سند سجلی و صدور

(شناسنامه یا ارجاع پرونده جهت احراز تابعیت به شورای تامین شهرستان اعلام نظر نمایند. (نمونه شماره 18

ـ16) اداراتی که محل استقرارشان در مرکز بخش می‌باشد ، موضوع را از طریق ثبت احوال شهرستان متبوع به شورای تامین شهرستان

.اعلام خواهند نمود

ـ17) شورای تامین شهرستان در جلسه ای با حضور رئیس اداره ثبت احوال پرونده ارجاعی را مورد بررسی قرار می‌دهد و در خصوص

تابعیت متقاضی مطابق نمونه شماره 19 اعلام نظر می‌نماید . در صورتیکه مدارک ارائه شده کافی برای اخذ تصمیم شورای تامین نباشد،

(شورا می‌تواند مراتب را با قید موارد نقص جهت بررسی مجدد به اداره ثبت احوال اعلام نماید. (نمونه شماره20

.ـ18)پس از ابلاغ تصمیم هیات سه نفره یا شورای تامین شهرستان (نمونه شماره 21) مبنی بر احراز تابعیت ایرانی به طریق زیر عمل می‌شود

ـ1ـ 18) رئیس اداره ثبت احوال پس از حصول اطمینان از تکمیل بودن پرونده آن برای تعیین نام خانوادگی مورد تقاضا و اقدامات قانونی

.راجع به تنظیم سند سجلی و صدور شناسنامه به مسئول ذیربط ارجاع می‌نماید

.ـ2ـ 18) مسئول تنظیم سند سجلی و صدور شناسنامه اقدام و یک برگ رونوشت سند سجلی تنظیمی را ضمیمه پرونده می‌نماید

ـ3ـ18) در خصوص اشخاصی که بنا به اعلام اداره تابعیت وزارت امور خارجه دارای تابعیت مضاعف تشخیص داده شوند مراتب در

.اسناد تنظیمی و متعاقباً در شناسنامه آنان قید خواهد شد

ـ4ـ 18) رئیس اداره ثبت احوال مکلف است مشخصات سند سجلی و شناسنامه صادره را به اداره تشخیص هویت نیروی انتظامی و در

.مورد مشمولین وظیفه به اداره وظیفه عمومی محل (نمونه شماره 22 ) اعلام و سپس دستور بایگانی پرونده را صادر نماید

ـ5ـ 18) در مورد اشخاصی که از نظر شورای تامین تبعه خارجی شناخته خواهند شد مراتب جهت اقدامات قانونی مطابق نمونه شماره 23

.به نیروی انتظامی و وزارت امور خارجه اعلام خواهد شد

ـ19) در صورتیکه تابعیت ایرانی متقاضی مورد تائید هیات سه نفره یا شورای تامین شهرستان واقع گردد و مدارک یا قرائنی بر دارا بودن

تابعیت خارجی نیز وجود داشته باشد مراتب جهت اقدامات قانونی (موضوع ماده 989 قانون مدنی ) به وزارت امور خارجه اعلام

(می‌گردد در صورت عدم پاسخ وزارت امور خارجه طی مدت 2 ماه شناسنامه صادر و تحویل خواهد شد. (نمونه شماره24

ـ20) به منظور جلوگیری از تشکیل پرونده‌های متعدد جهت اشخاصی که تابعیت آنان از طرف شوراهای تامین رد گردیده ، پایگاه اطلاعات

مردودین تابعیت در مرکز سازمان ثبت احوال تشکیل می‌گردد ادارات ثبت احوال موظفند مطابق نمونه شماره 25 مشخصات افراد مذکور

.را با ذکر شماره آثار انگشت نگاری آنان به پایگاه ارسال دارند

.ب ـ افرادی که تابعیت آنان مشکوک است

افرادی که تابعیت آنان مشکوک است در این دستورالعمل به اختصار « افراد مشکوک » نامیده می‌شوند و به اشخاصی اطلاق می‌شود که

دارای اسناد سجلی و شناسنامه بوده لیکن هویت و تابعیت ایرانی آنان بنا به دلائلی مورد تردید واقع گردد ، خواه اسامی آنان در لیست

.اسامی افراد مشکوک ثبت گردیده و یا ثبت نشده باشد

:سیر مراحل بررسی پرونده افراد مشکوک بشرح ذیل می باشد

ـ1) مامورین ثبت احوال در صورت دریافت گزارش و یا مواجه شدن با شناسنامه ای که هویت و تابعیت صاحب آن بنا به قرائن و دلایل

منطقی مورد تردید واقع شده مکلفند از تسلیم شناسنامه به صاحبش خودداری و آنرا با گزارشی به رئیس اداره متبوع تسلیم نمایند . رئیس

(اداره جهت بررسی و رفع تردید پیرامون هویت ، نظر مراجع انتظامی و اطلاعات محل صدور ، تولد و محل یا محلهای سکونت (بیش از دو سال

( را اخذ و سپس پرونده را جهت اعلام نظر در مورد تابعیت به شورای تامین محل صدور ارسال می‌دارد. (فرم نمونه شماره 15

ـ ادارات ثبت احوال باید پرونده‌‌های آن دسته از فاقدین شناسنامه بالای 18 سال مدعی تابعیت ایران را که پدر و مادر آنها فاقد مستندات

سجلی بوده و یا مدارک و شواهد معتبر دال بر اقامت آنها در خارج از کشور وجود داشته باشد قبل از طرح در شورای تأمین از طریق اداره کل

ثبت احوال امور خارجه به اداره تابعیت و امور پناهندگان وزارت امور خارجه ارسال و نظر آن مرجع را نیز در خصوص تابعیت اینگونه

افراد اخذ نمایند . بدیهی است شورای تأمین پس از بررسی پرونده و لحاظ نمودن کلیه جوانب امر تصمیم نهائی را در خصوص تابعیت

.صاحب پرونده اتخاذ خواهد نمود

ـ2) در صورت اثبات تابعیت ایرانی فرد مشکوک تو