چهارشنبه 22 مرداد 1399   
 
 

بسمه تعالی

دستورالعمل نحوه تنظیم اسناد سجلی و صدور شناسنامه
در نمایندگیهای جمهوری اسلامی ایران در خارج از کشور

قوانین و مقررات استنادی :

مواد 976 و 1001 قانون مدنی

قانون ثبت احوال مصوب 1355 و اصلاحیه آن مصوب 1363

قانون لغو قانون مربوط به انگشت‌نگاری عمومی مصوب سال 1362

قانون تخلفات جرائم و مجازاتهای مربوط به اسناد سجلی و شناسنامه مصوب 10/5/1375 مجمع تشخیص مصلحت نظام

دستورالعمل‌های اجرایی چگونگی تغییر نام مصوب 7443/232-16/12/64 شورای عالی ثبت احوال و توزیع شناسنامه مصوب 3765/232-27/7/66 سازمان، نحوه اقدام درخصوص شناسنامه جعلی مصوب 2103-11/9/66 شورای عالی ثبت احوال

بند (و) ماده (5) کنوانسیون وین درباره روابط کنسولی‌ها مصوب تیرماه 1354

قانون و آیین‌نامه الزام اختصاص شماره ملی و کدپستی مصوب 1376 و 1378

فصل اوّل :

آموزش و مسئولیت‌های امور سجلی مأموران کنسولی :

1- مأمور یا مأموران کنسولی که به مأموریت خارج از کشور اعزام می‌گردند، امور سجلی در خارج از کشور را که بخشی از وظایف آنها می‌باشد براساس قوانین و مقررات و ضوابط مربوط انجام می‌دهند.

2- این مأموران برای گذراندن آموزشهای مربوط به امور سجلی توسط وزارت امورخارجه به سازمان ثبت احوال کشور معرفی می‌گردند.

تبصره :

مأمورینی که درگذشته آموزش‌های پایه سجلی را در ثبت احوال گذرانده‌اند نیاز به گذراندن دوره مجدد ندارند.

3- سازمان ثبت احوال پس از برگزاری دوره‌های آموزشی نظری و عملی (پایه یا ضمن خدمت) برای مأموران معرفی شده که می‌توانند عهده‌دار امور سجلی در نمایندگی‌های جمهوری اسلامی ایران باشند گواهینامه‌های لازم را صادر و به وزارت امور خارجه ارسال می‌نماید.

4- مسئولیت نگهداری و حراست اسناد و شناسنامه‌ها برعهده مسئول و تحویل گیرنده آن در نمایندگی‌های جمهوری اسلامی ایران است و در صورتی که هریک از اسناد فوق مفقود، ربوده، تخریب یا معدوم شوند لازم است سریعاً مراتب طی صورتجلسه‌ای با امضای رئیس نمایندگی، مسئول بخش کنسولی و مأمور تحویل گیرنده به وزارت امور خارجه گزارش شو.د و وزارت امور خارجه موضوع را با ذکر نام و مشخصات تحویل گیرنده اسناد یا شناسنامه و چگونگی آن به سازمان ثبت احوال کشور اعلام نماید.

5- به منظور نظارت بر حسن اجرای امور سجلی و صحت تنظیم اسناد سجلی و مدارک و توجیه مأموران امور سجلی در خارج از کشور، نماینده و یا نمایندگانی از سوی سازمان ثبت احوال کشور با هماهنگی وزارت امور خارجه به تناوب به نمایندگی‌های جمهوری اسلامی ایران در خارج از کشور اعزام خواهند شد.

6- مسئولان ذیربط در وزارت امور خارجه و سازمان ثبت احوال در صورت بروز تخلف از قوانین، ضوابط و مقررات توسط مأموران ذیربط مراتب را از طریق مراجع ذیصلاح مورد پیگیری قرار خواهند داد.

فصل دوّم :

سند ثبت کل وقایع :

1- سند ثبت کل وقایع که در آن ولادت افراد و سایر وقایع حیاتی (ازدواج، طلاق و وفات) ثبت می‌شود در ردیف اسناد رسمی است که توسط مأمور صلاحیت‌دار دولت وفق مقررات تنظیم خواهد شد.

2- سند ثبت کل وقایع دارای شماره مسلسل و سری خاصی است که برای استفاده در نمایندگیهای جمهوری اسلامی در خارج از کشور باید در دو نسخه چاپ گردد.

3- براساس قانون، هر فرد باید دارای یک شماره ملی باشد این شماره‌ها برای صدور شناسنامه ایرانیان در خارج از کشور توسط سازمان ثبت احوال جهت ارسال به نمایندگی‌های جمهوری اسلامی ایران دراختیار وزارت امور خارجه قرارمی‌گیرد.

                                     بسمه تعالی                   اداره : ................................... 

        جمهوری اسلامی ایران                                               تاریخ : ..................................

               وزارت کشور                                                    شماره : .................................

سازمان ثبت احوال کشور                                        پیوست : ..............................

               شورایعالی                                                                                   

صورتجلسه

 

بنا به دعوتنامه شماره 78/ش/ع مورخه 19/5/83 بیست و هفتمین جلسة شورای عالی ثبت احوال کشور در ساعت 30/8 صبح روز چهارشنبه مورخه 21/5/83 به ریاست جناب آقای عبودی تشکیل گردید.

- ابتدا با توجه به درخواست‌های واصله از ادارات کل ثبت احوال استانها در ارتباط با اجرای ناقص ماده 102 آیین‌نامه قانون سال 1319 و به منظور تسهیل و تسریع بیشتر در روند صدور کارت شناسایی ملی، دستورالعمل تکمیلی رسیدگی به مغایرت‌های سجلی به شرح ضمیمه تصویب گردید.

- سپس بحث پیرامون پیش‌نویس دستورالعمل «نحوه تنظیم اسناد سجلی و صدور شناسنامه در نمایندگیهای جمهوری اسلامی ایران در خارج از کشور» ادامه یافت و نهایتاً از بند 4 تا بند 10 از فصل دوم‌آن مورد تصویب قرارگرفت. ضمناً آقای توسلی معاون اداره سجلات و احوال شخصیه بعنوان نماینده وزارت امور خارجه در جلسه حضور داشتند.

 

رئیس شورایعالی                                     سعید عبودی

 

نماینده دانشگاه تهران                              دکتر سید حسین صفائی

 

نماینده دادگستری                                  محمدرضا ناصری دولت‌آبادی

 

نماینده مرکز آمار ایران                             محمد نور محمدی

 

نماینده مطلع سازمان ثبت احوال کشور        احسان پورمنتی

4- هر واقعه ولادت در حوزه کنسولی نمایندگی در دو نسخه (مطابق یکدیگر) سند با استفاده از برنامه نرم‌افزاری تحویلی از سوی سازمان ثبت احوال کشور ثبت و پس از تکمیل، توسط مأمور تنظیم‌کننده برابر مقررات مهر و امضاء خواهد شد.

1-4- برای جلوگیری از بروز هرگونه اشتباه قبل از چاپ سند، مأمور مربوط باید نسبت به کنترل اطلاعات داده آماریی شده به سیستم اقدام و از صحت آن اطمینان حاصل‌نماید.

5- بعد از تنظیم سند ثبت کل وقایع، شناسنامه صادر و پس از امضاء و مهر شدن توسط نمایندگی برابر مقررات به متقاضی تسلیم می‌گردد. صدور شناسنامه‌های مجدد صرفاً توسط اداره کل ثبت احوال امور خارجه انجام خواهد شد.

6- نمایندگیهای جمهوری اسلامی ایران موظفند اسناد صادره را در پایان هرماه و یا تکمیل 20 برگ سند (هرکدام که زودتر اتفاق افتاد) با صورت جلسه تنظیمی توسط مسئول نمایندگی و متصدی تنظیم اسناد به همراه مستندات پلمپ نموده و نسخه اول آنرا در بسته‌بندی مطمئن به وزارت امورخارجه جهت تحویل به سازمان ثبت احوال ارسال دارند و نسخه دوم پلمپ شده را تا وصول فهرست معایب احتمالی در بایگانی سجلی بخش کنسولی نمایندگی نگهداری نمایند.

7- در سازمان ثبت احوال نسخه‌های اول دریافتی از نظر رعایت دستورالعملهای صادره بررسی و معایب احتمالی استخراج و در دو نسخه فهرست و صورتجلسه می‌گردد و یک نسخه از فهرست معایب پس از امضاء مسئولین ذیربط به مجلد مرکز الحاق و سرب و پلمپ می‌گردد. نسخه دیگر جهت الحاق به مجلد موجود در حوزه کنسولی نمایندگی مربوط از طریق وزارت امور خارجه ارسال می‌گردد.

1-7- نمایندگی پس از دریافت فهرست معایب طی صورتجلسه با حضور رئیس نمایندگی، مسئول بخش کنسولی، متصدی تنظیم‌کننده سند سجلی، مجلد پلمپ شده را باز و فهرست دریافتی را به همراه صورتجلسه به همان مجلد الحاق و مجدداً سرب و پلمپ می‌نمایند.

8- برای ثبت شماره مسلسل و سری اسناد ثبت کل وقایع و شماره ملی و همچنین شماره مسلسل و سری شناسنامه‌های دریافتی و مصرفی، دفاتری در اداره کل ثبت احوال امورخارجة سازمان ثبت احوال و اداره سجلات و احوال شخصیة وزارت امورخارجه و هریک از نمایندگی‌های خارج از کشور اختصاص می‌یابد و محاسبات مربوط از طریق سوابق مذکور، در آن ثبت و حفظ می‌گردد. (نمونه شماره..........)

9- اسناد ثبت کل وقایع در دو نسخه و به تعداد مورد نیاز به از طریق اداره کل ثبت احوال امور خارجة سازمان ثبت احوال کشور به اداره سجلات و احوال شخصیة وزارت امور خارجه تحویل می‌گردد. اداره مذکور مکلف است متناسب با مصرف هر نمایندگی سند و شماره ملی دراختیار آنها قرار دهد.

10- اداره سجلات و احوال شخصیه ضمن اعلام وصول اسناد ثبت کل وقایع، شناسنامه‌ها و شماره‌های ملی دریافتی مشخصات آنها را در نمونه مخصوص ثبت و سپس یک نسخه از صورت جلسه تحویلی به نمایندگی‌ها را به اداره کل ثبت احوال امور خارجه ارسال خواهد نمود.

___________________________________________________